Kostenvoranschlag & Angebot erstellen

Wie der Kostenvoranschlag in Österreich funktioniert

In Österreich werden Angebote je nach Branche als Kostenvoranschlag, Angebot oder Kostenschätzung bezeichnet. Rechtlich unterscheidet man vor allem den unverbindlichen vom verbindlichen Kostenvoranschlag. Beim unverbindlichen Kostenanschlag nach § 1170a ABGB übernimmt der Unternehmer keine Gewähr für die Richtigkeit; wird die veranschlagte Summe jedoch erheblich überschritten, muss er die Auftraggeberin oder den Auftraggeber unverzüglich verständigen. Als üblicher Rahmen für eine noch zulässige Überschreitung gelten in der Praxis rund zehn bis fünfzehn Prozent. Beim ausdrücklich verbindlich erklärten Kostenvoranschlag haftet der Unternehmer dagegen für die Summe und darf sie grundsätzlich nicht überschreiten.

Kalkuliert wird in Österreich üblicherweise entweder nach Regiestunden – also Arbeit nach tatsächlichem Zeitaufwand plus Material – oder als Pauschale beziehungsweise Festpreis für ein klar umrissenes Gewerk. Handwerks- und Bauunternehmen weisen ihre Positionen typischerweise nach Arbeit, Material und sonstigen Kosten wie Anfahrt oder Entsorgung getrennt aus. Freelancerinnen, IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen arbeiten dagegen häufig mit Stunden- oder Tagessätzen. Genau dieser Aufbau – Positionen nach Arbeit, Material und sonstigen Kosten, dazu Menge, Satz und Betrag – bildet die Struktur des Rechners.

Wichtig ist, dass ein Kostenvoranschlag eine Gültigkeitsdauer nennt und die Leistungen möglichst konkret beschreibt. Je genauer die Positionen formuliert sind, desto weniger Diskussionen entstehen später über den Leistungsumfang und über Nachträge.

Umsatzsteuer im Kostenvoranschlag: netto, brutto und Kleinunternehmer

Die Umsatzsteuer (USt.) ist in Österreich der zentrale Punkt, an dem viele Angebote unsauber werden. Der Normalsatz beträgt 20 Prozent. Daneben gibt es den ermäßigten Satz von 10 Prozent, etwa für Lebensmittel, Bücher oder Personenbeförderung, sowie den ermäßigten Satz von 13 Prozent, der unter anderem für bestimmte kulturelle Leistungen und den Ab-Hof-Verkauf von Wein gilt. Für klassische Handwerks-, Bau- und Dienstleistungsangebote ist in aller Regel der Normalsatz von 20 Prozent maßgeblich.

Wie Sie die USt. ausweisen, hängt von der Kundengruppe ab. Gegenüber Konsumentinnen und Konsumenten sollten Preise brutto, also inklusive Umsatzsteuer, angegeben werden – der genannte Betrag ist damit der tatsächlich zu zahlende Endpreis. Im B2B-Bereich kalkulieren Sie dagegen netto: Sie weisen den Nettobetrag aus, rechnen die 20 Prozent USt. hinzu und nennen den Bruttobetrag, wobei Ihre UID-Nummer auf dem Dokument stehen sollte. Der Rechner zeigt Zwischensumme, Nettobetrag, USt. und Gesamtbetrag getrennt an, sodass beide Darstellungen möglich sind.

Eine Ausnahme bildet die Kleinunternehmerregelung. Wer mit dem Unternehmen die Kleinunternehmergrenze von 55.000 Euro Umsatz pro Jahr nicht überschreitet, ist von der Umsatzsteuer befreit, darf im Angebot keine USt. ausweisen und vermerkt stattdessen die Steuerbefreiung. Sobald der Umsatz die Grenze übersteigt oder Sie freiwillig zur Regelbesteuerung optieren, weisen Sie die USt. wie beschrieben aus. Prüfen Sie im Zweifel Ihre Umsatzentwicklung frühzeitig, damit Sie rechtzeitig zur Umsatzsteuerpflicht wechseln.

Schritt für Schritt: eine Kalkulation mit Rechenbeispiel

Ein belastbarer Kostenvoranschlag entsteht immer in derselben Reihenfolge: zuerst die direkten Kosten aus Arbeit, Material und sonstigen Kosten, dann der Gewinnaufschlag oder die Marge, danach der Wagniszuschlag und schließlich die Umsatzsteuer. Das folgende Beispiel für einen Sanierungsauftrag zeigt den Ablauf in Euro.

1. Arbeit erfassen: 40 Facharbeiterstunden zu 58 Euro ergeben 2.320 Euro, dazu 20 Helferstunden zu 38 Euro, also 760 Euro – zusammen 3.080 Euro Arbeit.
2. Material und sonstige Kosten ergänzen: 2.800 Euro Material plus 280 Euro für Anfahrt und Entsorgung ergeben 3.080 Euro. Die Zwischensumme der direkten Kosten liegt damit bei 6.160 Euro.
3. Aufschlag einrechnen: Ein Markup von 20 Prozent auf die Zwischensumme ergibt 1.232 Euro Aufschlag. Die kalkulierte Summe steigt auf 7.392 Euro.
4. Wagniszuschlag ansetzen: Für Unwägbarkeiten wie Mehraufwand oder Preisschwankungen ergänzen Sie zum Beispiel 8 Prozent, also rund 591 Euro. Der Nettobetrag liegt nun bei etwa 7.983 Euro.
5. Umsatzsteuer aufschlagen: Auf den Nettobetrag kommen 20 Prozent USt., also rund 1.597 Euro. Der Bruttobetrag beträgt damit rund 9.580 Euro – das ist der Betrag, den eine Konsumentin oder ein Konsument bezahlt.
6. Angebot finalisieren: Gültigkeitsdauer, Zahlungsbedingungen und einen Hinweis auf den unverbindlichen Charakter ergänzen, dann als PDF exportieren.

Aufschlag, Marge und Wagniszuschlag – und marktübliche Stundensätze

Aufschlag und Marge werden häufig verwechselt, obwohl sie unterschiedlich rechnen. Der Aufschlag (Markup) wird auf die Kosten aufgeschlagen: 20 Prozent Aufschlag auf 100 Euro Kosten ergeben einen Preis von 120 Euro. Die Marge dagegen bezieht sich auf den Verkaufspreis: Eine Marge von 20 Prozent bedeutet, dass bei einem Preis von 125 Euro genau 25 Euro als Gewinn verbleiben. Wer kostendeckend arbeiten möchte, sollte wissen, mit welcher Größe er kalkuliert – der Rechner unterstützt beide Modi. Der Wagniszuschlag ist davon getrennt zu sehen: Er deckt das Risiko unvorhergesehener Aufwände ab und liegt je nach Projektunsicherheit meist zwischen 5 und 15 Prozent.

Als Orientierung für den österreichischen Markt helfen branchenübliche Sätze. Im Handwerk, das das Angebotswesen dominiert, liegen die für Konsumentinnen und Konsumenten verrechneten All-in-Stundensätze grob zwischen 60 und 130 Euro. Nach Erhebungen der Arbeiterkammer Wien für 2025/26 verrechnen Elektrikerinnen und Elektriker rund 92 bis 158 Euro pro Stunde, Installateurinnen und Installateure rund 90 Euro pro Stunde. Freelancerinnen und IT-Dienstleister bewegen sich häufig bei rund 90 bis 110 Euro pro Stunde. Auf Material wird üblicherweise ein Aufschlag von 15 bis 30 Prozent kalkuliert.

• Aufschlag (Markup): Prozentsatz auf die Kosten – geeignet, wenn Sie ausgehend von den direkten Kosten kalkulieren.
• Marge: Prozentsatz vom Verkaufspreis – geeignet, wenn Sie eine Zielrendite pro Auftrag anstreben.
• Wagniszuschlag: meist 5 bis 15 Prozent, abhängig davon, wie gut sich Aufwand und Materialpreise vorab abschätzen lassen.
• Handwerk: rund 60 bis 130 Euro pro Stunde all-in für Konsumentinnen und Konsumenten; Elektrik rund 92 bis 158 Euro, Installation rund 90 Euro pro Stunde (AK Wien 2025/26).
• Freelancer und IT: rund 90 bis 110 Euro pro Stunde; Materialaufschlag typischerweise 15 bis 30 Prozent.

Steuersätze und offizielle Quellen im Überblick

Die folgenden Werte und Rechtsgrundlagen sollten Sie bei jedem Kostenvoranschlag im Blick haben. Die branchenspezifischen Regiestundensätze werden von der Wirtschaftskammer jährlich im Jänner aktualisiert, daher lohnt ein regelmäßiger Abgleich.

• USt.-Normalsatz 20 %, ermäßigte Sätze 10 % und 13 %: Details beim Bundesministerium für Finanzen (BMF).
• Kleinunternehmergrenze: bis 55.000 Euro Umsatz pro Jahr umsatzsteuerbefreit, Hinweis im Angebot "Umsatzsteuerfrei gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG" – nachzulesen beim BMF.
• Rechtsgrundlage des unverbindlichen Kostenvoranschlags: § 1170a ABGB (Kostenanschlag, Verständigungspflicht bei erheblicher Überschreitung).
• Branchenübliche Regiestundensätze: WKO Regiestundensätze, jährlich im Jänner je Gewerbe aktualisiert.

Österreichische Besonderheiten, die generische Tools übersehen

In Österreich dominieren beim Angebotswesen die Bau-, Sanierungs- und Handwerksprojekte – ein Baukostenrechner oder Sanierungsrechner deckt daher die häufigsten Anwendungsfälle ab. Erst danach folgen Freelancer- und IT-Stundensatzangebote sowie Angebote von kleinen und mittleren Unternehmen und Agenturen. Ein rein internationales Kalkulationstool bildet weder die österreichische USt.-Systematik noch die hierzulande üblichen Positionsstrukturen sauber ab.

Zu beachten sind außerdem regionale Unterschiede: Stundensätze im Großraum Wien liegen im Schnitt höher als in ländlichen Regionen, und die tatsächlich durchsetzbaren Sätze variieren je nach Gewerbe und Auftragslage. Freelancerinnen und Freelancer kalkulieren zudem anders als Agenturen – Einzeldienstleister rechnen häufig mit einem einzigen Stundensatz, während Agenturen unterschiedliche Rollen wie Konzept, Design und Entwicklung mit gestaffelten Sätzen ausweisen. Wer diese Feinheiten im Kostenvoranschlag berücksichtigt, kalkuliert marktgerecht und vermeidet Nachverhandlungen.

• Aus dem fertigen Kostenvoranschlag mit einem Klick eine Rechnung erstellen, sobald der Auftrag erteilt ist.
• Stundensätze auf Basis Ihrer Kosten kalkulieren – zur Kontrolle hilft der Brutto-Netto-Rechner.
• Für andere Länder verfügbar: Kostenvoranschlag für Deutschland und Kostenvoranschlag für die Schweiz.