Kostenvoranschlag erstellen

So funktioniert die Angebotskalkulation in Deutschland

Vor Auftragsbeginn wird hierzulande meist ein Kostenvoranschlag (KVA) oder ein Angebot erstellt. Streng genommen ist ein Angebot verbindlich und bindet den Anbieter an den genannten Preis, während ein Kostenvoranschlag laut § 650 BGB als unverbindliche Schätzung gilt – überschreitet er die tatsächlichen Kosten wesentlich, muss der Handwerker den Kunden unverzüglich informieren. In der Praxis werden beide Begriffe oft synonym verwendet, doch gerade bei größeren Bau- und Sanierungsprojekten lohnt es sich, klar zu benennen, was ausgestellt wird, um spätere Diskussionen zu vermeiden.

Ein sauberer Kostenvoranschlag wird von unten nach oben aufgebaut: Zuerst die Arbeitsstunden von Facharbeitern und Helfern, dann das Material zum Einkaufspreis, dazu Nebenkosten wie Anfahrt, Entsorgung oder Hosting. Diese Summe ist Ihr reiner Selbstkostenpreis. Darauf folgt der Gewinnaufschlag – entweder als Aufschlag (Markup) auf die Kosten oder als Zielmarge auf den Verkaufspreis – plus ein Wagniszuschlag für das Unvorhersehbare. Erst danach kommt die Umsatzsteuer ins Spiel. Eine klare Position-für-Position-Darstellung mit Zwischensumme, Wagniszuschlag, MwSt. und Gesamtbetrag unterscheidet ein professionelles Angebot von einer grob überschlagenen Zahl auf einem Zettel.

Wie die Umsatzsteuer auf Kostenvoranschläge und Angebote wirkt

Die Umsatzsteuer (USt., umgangssprachlich MwSt.) ist der Punkt, an dem die meisten Angebote in Deutschland Fehler enthalten. Der Regelsatz liegt bei 19 % und bleibt 2026 unverändert, der ermäßigte Satz bei 7 % gilt etwa für bestimmte Lebensmittel, Bücher oder den öffentlichen Nahverkehr, und manche Leistungen sind vollständig steuerfrei, etwa bestimmte Vermietungs- oder Finanzdienstleistungen. Welcher Satz greift, hängt von der Leistung ab, nicht vom Kunden.

Auch die Darstellung ist entscheidend. Kostenvoranschläge an Verbraucher (B2C) werden brutto gezeigt, mit gesondert ausgewiesener MwSt., zum Beispiel als Vermerk „inkl. 19 % MwSt.", weil der Endkunde den Preis zählt, den er tatsächlich zahlt. Angebote an Geschäftskunden (B2B) werden dagegen üblicherweise netto ausgewiesen, mit dem Zusatz „zzgl. 19 % MwSt." am Gesamtbetrag, da der Geschäftskunde die Vorsteuer ohnehin abziehen kann und mit dem Nettobetrag kalkuliert.

Nicht jeder weist Umsatzsteuer aus. Kleinunternehmer nach § 19 UStG, deren Vorjahresumsatz und voraussichtlicher laufender Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreiten, stellen keine USt. in Rechnung und müssen dies auf dem Kostenvoranschlag ausdrücklich vermerken, etwa mit „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Ein Rabatt wird stets vor der MwSt. vom Nettobetrag abgezogen, sodass die Steuer korrekt auf den reduzierten Betrag berechnet wird. Skonto dagegen ändert die Bemessungsgrundlage der MwSt. zum Zeitpunkt der Angebotserstellung nicht – es wirkt sich erst bei tatsächlicher Zahlung innerhalb der Skontofrist aus.

Schritt für Schritt: ein durchgerechnetes Beispiel in Euro

Nehmen wir eine kleine Sanierungsarbeit an: 40 Stunden Facharbeiter zu 55 € netto, 20 Stunden Helfer zu 35 € netto, dazu 2.500 € Material und 250 € für Anfahrt und Entsorgung. So baut sich daraus ein fertiger Kostenvoranschlag auf.

1. Arbeit: 40 Stunden Facharbeiter zu 55 € = 2.200 €, plus 20 Stunden Helfer zu 35 € = 700 €. Summe Arbeit: 2.900 €.
2. Material: 2.500 € zum Einkaufspreis. Üblich ist ein Materialaufschlag von 10–20 %, bei 15 % werden daraus 2.875 € im Angebot.
3. Nebenkosten: Anfahrt und Entsorgung mit 250 €. Zwischensumme der direkten Kosten: 2.900 € + 2.875 € + 250 € = 6.025 €.
4. Gewinn: ein Aufschlag von 20 % auf Arbeit und Nebenkosten (3.150 €) ergibt rund 630 € zusätzlich, macht insgesamt etwa 6.655 € vor Wagniszuschlag.
5. Wagniszuschlag: bei einer Sanierung sind 10 % für Unvorhergesehenes realistisch, das sind etwa 666 €, macht einen Nettobetrag von rund 7.321 €.
6. Umsatzsteuer: als umsatzsteuerpflichtiger Betrieb mit Privatkunde werden 19 % MwSt. von rund 1.391 € aufgeschlagen, macht einen Bruttogesamtbetrag von etwa 8.712 € inkl. MwSt.

Aufschlag, Marge und Wagniszuschlag: die richtigen Werte für den deutschen Markt

Aufschlag und Marge werden häufig verwechselt, was schnell zu einer zu niedrigen Kalkulation führt. Der Aufschlag (Markup) wird auf die Kosten draufgerechnet: 100 € Kosten plus 30 % Aufschlag ergeben 130 € Verkaufspreis. Die Marge ist dagegen der Gewinnanteil am Verkaufspreis: Bei 130 € Preis und 100 € Kosten beträgt die Marge rund 23 %, nicht 30 %. Ein Aufschlag von 50 % entspricht nur einer Marge von etwa 33 %. Legen Sie vorab fest, auf welcher Basis Sie kalkulieren, und bleiben Sie konsequent dabei.

Der Wagniszuschlag ist Ihr Puffer für alles, was sich beim Angebot noch nicht abschätzen lässt, etwa verdeckte Bauschäden, schwierige Untergründe oder nachträgliche Änderungswünsche. Bei planbaren Arbeiten reichen 5–10 %, bei Sanierungen und Altbauten sind 10–20 % realistischer. Der Zuschlag schützt Ihre Marge, statt zusätzlichen Gewinn zu erzeugen.

• Handwerker verlangen 2026 im Schnitt etwa 55–85 € Stundensatz netto (rund 65–100 € brutto inkl. 19 % MwSt.), je nach Gewerk und Region.
• Maler und Lackierer liegen bei rund 45–65 € pro Stunde, in Großstädten wie München oder Hamburg sind bis zu 110 € pro Stunde keine Seltenheit.
• Freelancer und Agenturen in Software, Web, Design und Beratung berechnen im Schnitt rund 103 € Stundensatz.
• Tagessätze in Beratung und IT liegen häufig zwischen 800 € und 1.200 € oder mehr, abhängig von Spezialisierung und Projektumfang.
• Neubaukosten bewegen sich regional oft zwischen 2.000 € und 3.500 € pro Quadratmeter, orientiert an den BKI-Baukostenrichtwerten.
• Für planbare Aufträge genügt ein Wagniszuschlag von 5–10 %, bei Sanierungen, Altbauten oder unklarem Leistungsumfang sind 10–20 % angemessener.

Steuersätze und offizielle Quellen

Prüfen Sie vor jedem verbindlichen Angebot die aktuellen Steuersätze und Schwellenwerte bei den offiziellen Stellen. Die folgenden Links führen zu den zuständigen Behörden.

• Regelsatz 19 % — gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen, einschließlich der meisten Bau- und Handwerkerleistungen.
• Ermäßigter Satz 7 % — gilt unter anderem für bestimmte Lebensmittel, Bücher, Zeitschriften und den öffentlichen Nahverkehr.
• Steuerfreie Leistungen (0 %) — betrifft bestimmte Vermietungs-, Versicherungs- und Finanzdienstleistungen nach § 4 UStG.
• Kleinunternehmerregelung § 19 UStG — keine USt.-Ausweisung bei Unterschreiten der gesetzlichen Umsatzgrenzen, mit entsprechendem Hinweis auf dem Kostenvoranschlag.
• Offizielle Informationen zur Umsatzsteuer: Bundesministerium der Finanzen sowie der Gesetzestext zu § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).
• Aus dem fertigen Kostenvoranschlag wird mit dem Rechnung erstellen-Tool im Handumdrehen eine vollständige Rechnung, und mit dem Brutto-Netto-Rechner kalkulieren Sie die eigenen Lohnkosten oder die eines Subunternehmers.
• Projekte in Nachbarländern kalkulieren: Kostenvoranschlag-Rechner Österreich und Kostenvoranschlag-Rechner Schweiz mit jeweils lokalen Steuersätzen.

Lokale Besonderheiten, die generische Tools ignorieren

Generische Angebotsrechner aus dem Ausland übersehen, was einen Kostenvoranschlag in Deutschland tatsächlich prägt. Am häufigsten dominieren Neubau, Sanierung und Modernisierung mit eigenen Baukosten- und Sanierungsrechnern, gefolgt von klassischen Handwerker-Kostenvoranschlägen (KVA) für Elektriker, Maler, Sanitär- und Heizungsbaubetriebe, und danach Freelancer- und Agentur-Projektkalkulation auf Stunden- oder Tagessatzbasis sowie klassische Beratungsprojekte. Dieser Rechner bringt deshalb passende Vorlagen für Bau, Web und Beratung mit, damit Sie nicht bei null anfangen.

Die regionale Preisspanne ist erheblich. Ein Facharbeiterstundensatz oder ein Baukostenrichtwert in München oder Stuttgart kann deutlich über dem in ländlichen Regionen Ostdeutschlands liegen, sodass ein Preis, der in einer Region wettbewerbsfähig ist, in einer anderen entweder zu teuer wirkt oder Gewinn liegen lässt. Materialpreise sind zudem in den vergangenen Jahren stark geschwankt, was einen ausgewiesenen Wagniszuschlag und eine klare Gültigkeitsfrist auf dem Kostenvoranschlag wichtiger macht als früher.

Freelancer kalkulieren anders als Handwerksbetriebe oder Agenturen. Ein Freelancer arbeitet meist mit Stunden- oder Tagessatz und ist häufig Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist also keine USt. aus, was gegenüber vorsteuerabzugsberechtigten Geschäftskunden preislich attraktiver wirkt, aber auch weniger professionell erscheinen kann. Agenturen und größere Betriebe stellen dagegen fast immer netto zzgl. MwSt. an Geschäftskunden und kalkulieren über eine Marge auf den durchschnittlichen Teamstundensatz. In beiden Fällen gilt dieselbe Disziplin: Positionen einzeln erfassen, Aufschlag oder Marge bewusst wählen, Wagniszuschlag einplanen und die MwSt. korrekt ausweisen.