Gehaltsabrechnung erstellen

Wie das deutsche Abrechnungssystem funktioniert und was gesetzlich draufstehen muss

Nach § 108 GewO muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Entgelts eine Abrechnung in Textform erteilen. Diese muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten – also Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen und sonstigen Vergütungen sowie Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse. Welche Angaben im Detail erforderlich sind, regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV).

Die Abrechnungspflicht entfällt nur dann, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts geändert hat. In der Praxis wird deshalb in nahezu jedem Monat eine vollständige Entgeltbescheinigung erstellt.

• Rechtsgrundlagen: § 108 GewO und die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV).
• Kopfdaten: Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Geburtsdatum, Versicherungsnummer (SV-Nummer), Beginn (und ggf. Ende) der Beschäftigung.
• Abrechnungszeitraum mit Angabe der Steuertage und Sozialversicherungstage (SV-Tage).
• Steuerliche Merkmale: Steuerklasse (I–VI) inklusive Faktor, Zahl der Kinderfreibeträge, Merkmal für den Kirchensteuerabzug und die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID).
• Sozialversicherungsmerkmale: Beitragsgruppenschlüssel (BGRS), zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) sowie das Kennzeichen zur Kinderberücksichtigung in der Pflegeversicherung.
• Beträge: alle Bezüge und Abzüge nach Art getrennt, Steuer-Brutto, SV-Brutto, Gesamtbrutto sowie der Auszahlungsbetrag (Netto).
• Weitere Vorgaben und der Mindeststandard sind beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) und bei der Erläuterung zur EBV nachlesbar.

Schritt für Schritt: eine konforme Gehaltsabrechnung erstellen und lesen

Ob Sie eine Abrechnung selbst erstellen oder Ihre eigene prüfen möchten – der Aufbau folgt immer derselben Logik: von den Stammdaten über die Berechnung Brutto → Netto bis zu den gesetzlichen Pflichtangaben.

1. Stammdaten erfassen: Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse, Kinderfreibeträge und den Abrechnungsmonat eintragen.
2. Bezüge festlegen: das monatliche Bruttogehalt sowie etwaige Zuschläge, Zulagen und sonstige Vergütungen als einzelne Positionen aufführen und zum Gesamtbrutto summieren.
3. Steuer-Brutto und SV-Brutto bestimmen: steuerpflichtige und beitragspflichtige Bestandteile abgrenzen, da beide Bemessungsgrundlagen voneinander abweichen können.
4. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer nach Steuerklasse ermitteln – zur Kontrolle hilft der Brutto-Netto-Rechner.
5. Sozialversicherungsbeiträge für KV, RV, AV und PV berechnen; Beitragssätze und Bemessungsgrenzen prüfen Sie bei der Deutschen Rentenversicherung.
6. Auszahlungsbetrag ermitteln: Gesamtbrutto minus Steuern und Sozialabgaben ergibt das Netto; Abrechnung in Textform ausgeben, prüfen und archivieren.

Jede Position erklärt: vom Gesamtbrutto zum Auszahlungsbetrag

Wer die Abkürzungen kennt, versteht seine Abrechnung sofort. Die folgende Legende erläutert die wichtigsten Zeilen in der Reihenfolge, in der sie üblicherweise auf der Gehaltsabrechnung erscheinen.

• Gesamtbrutto: die Summe aller Bezüge des Abrechnungszeitraums vor jedem Abzug.
• Steuer-Brutto: der Teil des Gesamtbruttos, der der Lohnsteuer unterliegt – bei steuerfreien Bezügen kann er niedriger sein.
• SV-Brutto: die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherung; sie kann sich vom Steuer-Brutto unterscheiden.
• Lohnsteuer: die nach Steuerklasse einbehaltene Einkommensteuer auf das Arbeitsentgelt.
• Solidaritätszuschlag (Soli): Zuschlag zur Lohnsteuer, der nur noch oberhalb bestimmter Freigrenzen anfällt.
• Kirchensteuer: fällt nur bei Kirchenmitgliedschaft an; der Satz beträgt je nach Bundesland 8 % oder 9 % der Lohnsteuer.
• KV – Krankenversicherung, RV – Rentenversicherung, AV – Arbeitslosenversicherung, PV – Pflegeversicherung: die vier Zweige der Sozialversicherung, jeweils als eigene Abzugszeile für den Arbeitnehmeranteil.
• Netto / Auszahlungsbetrag: der Betrag, der nach Abzug aller Steuern und Sozialabgaben tatsächlich überwiesen wird.

Pflichtangaben, freiwillige Angaben und Aufbewahrung

Die EBV unterscheidet zwischen zwingend erforderlichen Angaben und ergänzenden Informationen, die freiwillig ausgewiesen werden dürfen. Pflicht sind unter anderem Kopfdaten, Steuer- und SV-Merkmale, die aufgeschlüsselten Bezüge und Abzüge sowie der Auszahlungsbetrag. Freiwillig, aber in der Praxis üblich, sind etwa die Personalnummer, die Betriebsnummer, kumulierte Jahreswerte oder die separate Ausweisung der Arbeitgeberanteile.

Für die Form gilt: § 108 GewO verlangt lediglich Textform. Eine digitale Gehaltsabrechnung – etwa als PDF oder im Mitarbeiterportal – ist damit ausdrücklich zulässig und der Papierform gleichgestellt, solange sie lesbar bleibt und dem Arbeitnehmer zugänglich ist. Arbeitnehmer sollten ihre Abrechnungen dauerhaft aufbewahren, da sie als Einkommensnachweis und für die Rentenberechnung benötigt werden.

• Pflichtangaben ergeben sich aus § 108 GewO in Verbindung mit § 1 der EBV.
• Textform genügt: die digitale Gehaltsabrechnung (PDF, Portal) ist der Papierform rechtlich gleichgestellt.
• Die Abrechnungspflicht entfällt, wenn sich gegenüber der letzten Bescheinigung keine Angaben geändert haben.

Deutsche Besonderheiten, die einfache Generatoren übersehen

Eine deutsche Gehaltsabrechnung enthält mehrere Angaben, die es in generischen englischsprachigen Payslip-Vorlagen nicht gibt. Genau daran erkennt man eine EBV-konforme Abrechnung.

• Steuerklasse (I–VI): steuert die Höhe der Lohnsteuer und ist Pflichtangabe – ohne Entsprechung in vielen ausländischen Payslips.
• Steuer-Identifikationsnummer (11-stellig) und getrennt davon die Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer).
• Beitragsgruppenschlüssel (BGRS): vierstelliger Code in der Reihenfolge KV – RV – AV – PV, der die Beitragspflicht je Zweig kennzeichnet.
• Vier getrennte Sozialversicherungszeilen (KV/RV/AV/PV) statt einer einzigen Sammelabgabe.
• Getrennte Bruttowerte: Gesamtbrutto, Steuer-Brutto und SV-Brutto können unterschiedlich hoch sein.
• Minijob: Für geringfügige Beschäftigung gilt seit 2025 die Geringfügigkeitsgrenze von 556 € pro Monat; hier gelten besondere Abrechnungsregeln.
• Beitragsbemessungsgrenzen: Oberhalb dieser Grenzen werden keine weiteren Sozialbeiträge fällig – aktuelle Werte veröffentlicht die Deutsche Rentenversicherung.

Für wen ist der Generator gedacht?

Der Generator richtet sich an alle, die eine korrekte, nachvollziehbare Abrechnung benötigen: an Arbeitgeber und kleine Betriebe, die Mitarbeitende ohne teure Software abrechnen möchten; an Freelancer und Selbstständige, die Aushilfen oder Minijobber beschäftigen; an die Buchhaltung, die eine saubere, EBV-konforme Vorlage braucht; und an Arbeitnehmer, die eine Musterabrechnung als Einkommensnachweis oder zur Kontrolle der eigenen Zahlen erstellen möchten.

Wichtig: Das Werkzeug ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die verbindliche Lohnabrechnung im Unternehmen sollten die berechneten Werte mit einem Steuerberater oder einer Lohnsoftware abgeglichen werden – der Generator liefert eine formkorrekte, transparente Grundlage.