Modelo de relatório de despesas
Um modelo gratuito de relatório de despesas para detalhar as despesas corporativas e totalizar a solicitação de reembolso.
- Norma contábil
- CPC (convergente com IFRS)
- Exercício social
- Ano-calendário (jan.–dez.)
- Moeda
- BRL (R$)
- Entregue a
- CVM (companhias abertas) / Receita Federal (SPED-ECD)
| Valor | |
|---|---|
| Passagens e viagens | R$ 1.200 |
| Hospedagem | R$ 900 |
| Alimentação | R$ 450 |
| Transporte local | R$ 220 |
| Material de escritório | R$ 180 |
| Outras despesas | R$ 150 |
| Total a reembolsar | R$ 3.100 |
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Como preencher um relatório de despesas
O relatório de despesas é o documento que um colaborador usa para detalhar os gastos feitos em nome da empresa — como viagens a trabalho, hospedagem e alimentação — e solicitar o reembolso desses valores. É um dos controles mais simples, porém mais usados no dia a dia financeiro de qualquer empresa brasileira.
Ter um modelo padronizado evita discussões sobre o que pode ou não ser reembolsado, agiliza a aprovação pelo gestor e organiza a comprovação fiscal das despesas para o setor financeiro ou de contabilidade.
O que é um relatório de despesas?
É o formulário que lista, categoriza e totaliza as despesas incorridas por um colaborador em nome da empresa durante um período ou uma viagem específica, servindo de base para o reembolso e para o registro contábil dessas despesas.
O que incluir
- Passagens e viagens: o custo de deslocamento, como passagens aéreas, rodoviárias ou combustível.
- Hospedagem: os valores pagos em hotéis ou outras formas de acomodação durante a viagem.
- Alimentação: as refeições realizadas durante o período coberto pelo relatório.
- Transporte local: deslocamentos no destino, como táxi, aplicativo de transporte ou transporte público.
- Material de escritório: itens de consumo adquiridos para uso profissional.
- Outras despesas: quaisquer gastos adicionais não cobertos pelas categorias anteriores.
- Total a reembolsar: a soma de todas as categorias, calculada automaticamente pelo modelo.
Passo a passo detalhado
- Lance cada despesa na categoria correta, informando o valor de passagens e viagens, hospedagem, alimentação, transporte local, material de escritório e outras despesas.
- Registre a data de cada despesa e, sempre que possível, uma breve descrição do motivo ou do cliente/projeto relacionado.
- Confira o total a reembolsar, somado automaticamente pelo modelo a partir de todas as categorias lançadas.
- Anexe os comprovantes fiscais (notas fiscais e recibos) que embasam cada despesa lançada.
- Revise o relatório antes de enviar, conferindo se todos os valores batem com os comprovantes anexados.
- Envie para aprovação do gestor direto ou do setor financeiro responsável pelo reembolso.
- Guarde uma cópia do relatório aprovado e dos comprovantes para fins de controle interno e eventual fiscalização.
Regras específicas do Brasil
O relatório de despesas não é uma demonstração contábil formal exigida pelo CPC ou pela Receita Federal, mas as despesas nele registradas, quando dedutíveis, alimentam a escrituração contábil da empresa e podem impactar a apuração do IRPJ e da CSLL, dependendo do regime tributário adotado.
É recomendável manter os comprovantes fiscais (notas fiscais eletrônicas, recibos) anexados a cada relatório pelo prazo de guarda de documentos contábeis exigido pela legislação brasileira, já que esses registros podem ser solicitados em uma fiscalização da Receita Federal.