Modello nota spese
Un modello gratuito di nota spese per elencare le spese aziendali e calcolare l’importo da rimborsare.
- Principio contabile
- Principi contabili OIC
- Esercizio
- Anno solare (gen–dic) di norma; è ammesso un esercizio non coincidente
- Valuta
- EUR (€)
- Deposito presso
- Registro delle Imprese (InfoCamere)
| Importo | |
|---|---|
| Trasferte e viaggi | 320 € |
| Vitto e alloggio | 450 € |
| Pasti e rappresentanza | 120 € |
| Trasporti locali | 60 € |
| Cancelleria e materiali | 85 € |
| Altre spese | 40 € |
| Totale da rimborsare | 1.075 € |
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Come compilare una nota spese
La nota spese è il modulo con cui un dipendente, un collaboratore o un amministratore elenca le spese sostenute per conto dell’impresa — trasferte, vitto, trasporti — per ottenerne il rimborso. È uno strumento operativo di uso quotidiano, distinto dai prospetti di bilancio ma strettamente collegato alla contabilità dei costi aziendali.
In Italia una nota spese ben compilata, con importi corretti e giustificativi allegati, è importante anche dal punto di vista fiscale: consente all’impresa di documentare la deducibilità dei costi e, per il dipendente, di distinguere i rimborsi non tassabili dalle indennità che possono invece concorrere a formare reddito.
Cos’è una nota spese?
La nota spese è il documento con cui chi ha sostenuto una spesa per conto dell’impresa — durante una trasferta, un evento o l’attività quotidiana — ne richiede il rimborso, elencando ogni voce con importo, data e causale, e allegando i relativi giustificativi (scontrini, ricevute, fatture).
Cosa includere
- Trasferte e viaggi — i costi di trasporto per le trasferte di lavoro, ad esempio biglietti aerei, treno o chilometraggio auto.
- Vitto e alloggio — le spese di pernottamento e i pasti sostenuti durante la trasferta.
- Pasti e rappresentanza — i pasti di lavoro e le spese di rappresentanza verso clienti o partner commerciali.
- Trasporti locali — taxi, mezzi pubblici o noleggio auto nel luogo della trasferta.
- Cancelleria e materiali — piccoli acquisti di materiali o forniture necessari per l’attività lavorativa.
- Altre spese — qualsiasi altra voce non compresa nelle categorie precedenti, da specificare con una breve descrizione.
- Totale da rimborsare — la somma di tutte le voci, calcolata automaticamente dal modello.
Guida passo per passo
- Indica l’importo per ciascuna categoria di spesa, con la data in cui è stata sostenuta.
- Aggiungi una breve descrizione o causale per ogni voce, utile a chi approva la nota spese e alla contabilità.
- Lascia che il modello calcoli automaticamente il totale da rimborsare sommando tutte le categorie.
- Allega scontrini, ricevute o fatture a supporto di ciascuna spesa, come richiesto per la deducibilità fiscale e i controlli interni.
- Verifica eventuali limiti aziendali su categorie specifiche, ad esempio massimali per i pasti o per il pernottamento.
- Firma la nota spese e trasmettila al responsabile o all’amministrazione per l’approvazione.
- Conserva una copia dei giustificativi allegati, anche in formato digitale, per i controlli successivi.
Regole specifiche italiane
La nota spese non è un documento di bilancio previsto dal Codice Civile, ma i rimborsi che ne derivano incidono sulla contabilità dell’impresa e, per il dipendente, sul trattamento fiscale delle somme percepite: i rimborsi a piè di lista, documentati da giustificativi, sono generalmente esclusi dal reddito di lavoro dipendente, mentre le indennità forfettarie di trasferta seguono regole diverse e possono essere parzialmente tassabili.
Per la deducibilità dei costi in capo all’impresa è opportuno conservare sempre i giustificativi originali (scontrini, ricevute, fatture) allegati alla nota spese, coerentemente con le regole generali di documentazione dei costi previste dalla normativa fiscale italiana.