Vorlage Spesenabrechnung
Eine kostenlose Vorlage für die Spesenabrechnung in Liechtenstein, um Geschäftsspesen zu erfassen und eine Rückerstattung zu berechnen.
- Rechnungslegungsstandard
- PGR (Rechnungslegung)
- Geschäftsjahr
- Geschäftsjahr (meist Kalenderjahr, Jan.–Dez.)
- Währung
- CHF (CHF)
- Einreichung bei
- Handelsregister (Amt für Justiz)
| Betrag | |
|---|---|
| Reisekosten | CHF 320 |
| Übernachtung | CHF 450 |
| Verpflegung | CHF 120 |
| Lokaler Transport | CHF 60 |
| Büromaterial | CHF 85 |
| Übriges | CHF 40 |
| Total zu erstatten | CHF 1'075 |
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So füllen Sie eine Spesenabrechnung-Vorlage aus
Eine Spesenabrechnung erfasst Geschäftsspesen, die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Auftrag des Unternehmens ausgelegt hat, und dient als Grundlage für die Rückerstattung. Für liechtensteinische Unternehmen ist eine übersichtliche Spesenabrechnung sowohl für die interne Kontrolle als auch als Beleg gegenüber der Steuerbehörde wichtig.
Diese Vorlage summiert die einzelnen Kategorien automatisch, sodass der zu erstattende Gesamtbetrag jederzeit korrekt und nachvollziehbar ist.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung ist ein Formular, mit dem Geschäftsspesen wie Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten erfasst, kategorisiert und zur Rückerstattung an den Arbeitgeber eingereicht werden. Sie hält fest, wer welche Kosten wann und wofür ausgelegt hat, und wird üblicherweise mit Belegen eingereicht.
Was gehört hinein
- Reisekosten — Kosten für Bahn-, Flug- oder Autofahrten im Rahmen einer Geschäftsreise.
- Übernachtung — Hotel- oder andere Unterkunftskosten während einer Geschäftsreise.
- Verpflegung — Kosten für Mahlzeiten während der Geschäftsreise oder bei Geschäftsterminen.
- Lokaler Transport — Kosten für Taxi, öffentlichen Verkehr oder Parkgebühren am Zielort.
- Büromaterial — kleinere Anschaffungen für den Bürobedarf, die von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter vorgestreckt wurden.
- Übriges — sonstige Geschäftsspesen, die keiner der übrigen Kategorien zugeordnet werden können.
- Total zu erstatten — die Summe aller Kategorien, die dem Arbeitgeber zur Zahlung vorgelegt wird.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Tragen Sie jede Spese unter der passenden Kategorie ein, mit Datum und einer kurzen Beschreibung des Zwecks.
- Erfassen Sie Reisekosten getrennt von Übernachtung und Verpflegung, damit die Kategorien klar nachvollziehbar bleiben.
- Fügen Sie lokale Transportkosten, Büromaterial und übrige Spesen in den jeweiligen Zeilen hinzu.
- Lassen Sie die Vorlage die Summe aller Kategorien automatisch zum Total zu erstatten berechnen.
- Bewahren Sie Originalbelege oder digitale Kopien für jede erfasste Position auf.
- Prüfen Sie die vollständige Abrechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit, bevor Sie sie einreichen.
- Reichen Sie die Abrechnung samt Belegen bei Vorgesetzten oder der Finanzabteilung zur Genehmigung und Rückerstattung ein.
Liechtenstein-spezifische Regeln
Eine Spesenabrechnung ist kein nach PGR vorgeschriebenes Rechenwerk und wird nicht beim Handelsregister eingereicht; sie ist ein internes Dokument zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber. Belege sollten dennoch sorgfältig aufbewahrt werden, da sie als Nachweis für die Buchhaltung und gegenüber der Steuerbehörde dienen können.
Beträge werden in CHF mit der im übrigen Jahresabschluss verwendeten Formatierung ausgewiesen, damit die Spesenabrechnung ohne Anpassung in die Buchhaltung liechtensteinischer Unternehmen übernommen werden kann.