Vorlage Spesenabrechnung Schweiz
Eine gratis Spesenabrechnung-Vorlage für die Schweiz zum Erfassen von Geschäftsspesen und Summieren einer Rückerstattung.
- Rechnungslegungsstandard
- Obligationenrecht (OR)
- Geschäftsjahr
- Geschäftsjahr (meist Kalenderjahr, Jan.–Dez.)
- Währung
- CHF (CHF)
- Einreichung bei
- Keine allgemeine öffentliche Hinterlegung (SHAB nur für kotierte/Anleihens-Emittenten)
| Betrag | |
|---|---|
| Reisekosten | CHF 340 |
| Übernachtung | CHF 220 |
| Verpflegung | CHF 95 |
| Öffentlicher Verkehr / Taxi | CHF 55 |
| Büromaterial | CHF 70 |
| Übrige Spesen | CHF 40 |
| Total zu erstatten | CHF 820 |
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So füllen Sie eine Spesenabrechnung-Vorlage aus
Eine Spesenabrechnung erfasst Kosten, die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Auftrag des Unternehmens persönlich ausgelegt hat — etwa Reise- oder Verpflegungskosten —, damit diese zurückerstattet und ordnungsgemäss verbucht werden können. Sie gehört zu den einfachsten, aber am häufigsten genutzten Finanzdokumenten in jedem Schweizer Unternehmen.
Eine klare, nach Kategorien gegliederte Erfassung ist auch für die Buchhaltung wichtig, da Spesen den Betriebsaufwand in der Erfolgsrechnung beeinflussen und bei einer Steuerprüfung nachvollziehbar belegt sein müssen.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung ist ein Formular, das einzelne, geschäftlich bedingte Auslagen einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters aufführt und zu einem Betrag zur Rückerstattung summiert. Sie gliedert die Kosten typischerweise in Kategorien wie Reise- und Verpflegungskosten und wird mit den entsprechenden Belegen eingereicht.
Was gehört dazu
- Reisekosten — Kosten für Geschäftsreisen wie Bahnfahrten, Flüge oder Kilometergeld.
- Übernachtung — Hotel- oder sonstige Unterkunftskosten während einer Geschäftsreise.
- Verpflegung — Kosten für Essen und Getränke während der auswärtigen Tätigkeit.
- Öffentlicher Verkehr / Taxi — Kosten für Bus, Bahn, Taxi oder Parkgebühren während der Geschäftsreise.
- Büromaterial — kleinere, im Auftrag des Unternehmens persönlich bezahlte Anschaffungen von Büromaterial.
- Übrige Spesen — sonstige geschäftliche Auslagen, die nicht in eine der obigen Kategorien fallen.
- Total zu erstatten — die Summe aller Kategorien, der der berechtigten Person zurückzuerstattende Betrag.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Erfassen Sie jede Auslage zeitnah mit Datum, Kategorie und Betrag.
- Tragen Sie Fahrkosten oder Kilometergeld unter Reisekosten ein.
- Erfassen Sie Hotelkosten unter Übernachtung und Essen und Getränke unter Verpflegung.
- Ergänzen Sie Kosten für öffentlichen Verkehr oder Taxi sowie persönlich bezahltes Büromaterial.
- Verwenden Sie die Kategorie Übrige Spesen sparsam und vermerken Sie, was damit gemeint ist, damit die Genehmigung nachvollziehbar bleibt.
- Lassen Sie die Vorlage die Abrechnung automatisch summieren, sobald alle Kategorien erfasst sind.
- Bewahren Sie zu jeder Position die Originalbelege auf, da diese für die Buchhaltung und eine allfällige Steuerprüfung erforderlich sind.
- Reichen Sie die vollständige Abrechnung bei Vorgesetzten oder der Finanzabteilung zur Genehmigung und Rückerstattung ein.
Schweiz-spezifische Regeln
Effektiv nachgewiesene Geschäftsspesen können vom Arbeitgeber grundsätzlich steuerfrei zurückerstattet werden, sofern sie tatsächlich geschäftlich bedingt und belegt sind; viele Kantone akzeptieren zudem Pauschalspesen gemäss den kantonalen Spesenreglementen für wiederkehrende, schwer einzeln belegbare Kosten. Ohne ausreichenden Beleg kann eine Rückerstattung als steuerbarer Lohnbestandteil gelten und muss entsprechend im Lohnausweis deklariert werden.
Für die Spesenabrechnung besteht keine Pflicht zur Hinterlegung bei einer Behörde, doch eine sorgfältige Ablage mit Belegen stützt die Richtigkeit des in der Erfolgsrechnung ausgewiesenen Betriebsaufwands und ist bei einer Revision oder Steuerprüfung relevant.