財務諸表テンプレート一覧
経費精算書テンプレート
業務経費を項目別に記録し、精算額を合計できる無料の経費精算書テンプレートです。
- 会計基準
- 日本基準 (J-GAAP)
- 事業年度
- 事業年度（4月〜3月が一般的）
- 通貨
- JPY (¥)
- 提出先
- EDINET (金融庁) — 上場企業。非上場企業向けの公開登記はなし
| 金額 | |
|---|---|
| 旅費交通費 | ¥32,000 |
| 宿泊費 | ¥45,000 |
| 会議費・飲食費 | ¥12,000 |
| 消耗品費 | ¥8,500 |
| 通信費 | ¥6,000 |
| その他 | ¥4,000 |
| 精算合計額 | ¥107,500 |
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経費精算書テンプレートの書き方
経費精算書は、従業員が業務のために立て替えた費用（出張の旅費交通費、取引先との会食費など）を項目別に記録し、会社に精算を申請するための書類です。多くの日本企業で、月次または出張・イベントごとに提出することが定められています。
このテンプレートは、旅費交通費や消耗品費など日本の実務で一般的な費目をあらかじめ用意しているため、社内規定に合わせて項目を調整しながらすぐに使い始めることができます。
経費精算書とは
経費精算書とは、従業員が会社の業務のために自己負担で支払った費用を、日付・費目・金額とともに一覧化し、会社に返金（精算）を求めるための申請書です。承認者の確認を経て、経理部門が実際の返金処理を行う際の根拠資料になります。
記載すべき項目
- 旅費交通費 — 電車・タクシー・出張時の交通費などです。
- 宿泊費 — 出張時のホテル・旅館などの宿泊にかかった費用です。
- 会議費・飲食費 — 取引先との会食や社内会議にかかった飲食費です。
- 消耗品費 — 業務のために購入した文房具や少額の備品などの費用です。
- 通信費 — 業務用の電話代やインターネット利用料などです。
- その他 — 上記のいずれにも当たらない業務関連費用です。
- 精算合計額 — すべての費目を合計した、会社に精算を申請する総額です。
作成の手順
- 費用が発生した日付を確認し、領収書やレシートを手元に準備します。
- 費目ごと（旅費交通費、宿泊費、会議費・飲食費など）に金額を入力します。出張が複数ある場合は日付ごとに行を分けると管理しやすくなります。
- テンプレートが自動で計算する精算合計額を確認します。
- 領収書やレシートを、精算書の証憑として日付・金額が対応する形でまとめます（スキャンやコピーの添付も可）。
- 上長または経理部門の承認フローに従って精算書を提出します。
- 社内規定にある金額の上限や、対象となる費目の範囲（例：会食費の1人あたり上限）を確認します。
- 承認後、指定された給与や別枠での支払いにより精算額が返金されるのを確認します。
- 精算済みの書類は、社内の保存期間ルールに従って保管します。
日本における注意点
経費精算書自体の書式は法律で定められていませんが、会社が法人税の計算上その費用を必要経費として扱うためには、日付・支払先・金額・目的が確認できる領収書などの証憑を保存しておく必要があります。インボイス制度のもとでは、適格請求書（インボイス）の保存が仕入税額控除の要件になる場合があるため、対象となる取引では領収書の形式にも注意が必要です。
出張旅費や日当については、会社が「旅費規程」を定めて非課税扱いの範囲を明確にしているケースが多く、経費精算書もその規程に沿った費目・上限で運用するのが一般的です。