Vorlage Reisekostenabrechnung (Österreich)
Eine kostenlose Vorlage für die Reisekostenabrechnung, um betriebliche Reisekosten aufzulisten und einen Erstattungsbetrag zu ermitteln.
- Rechnungslegungsstandard
- UGB
- Geschäftsjahr
- Kalenderjahr (Standard); abweichendes Wirtschaftsjahr möglich
- Währung
- EUR (€)
- Einreichung bei
- Firmenbuch
| Betrag | |
|---|---|
| Fahrtkosten | 320 € |
| Nächtigungskosten | 450 € |
| Taggeld (Verpflegungsmehraufwand) | 120 € |
| Öffentliche Verkehrsmittel vor Ort | 60 € |
| Sonstige Auslagen | 85 € |
| Sonstiges | 40 € |
| Zu erstattender Gesamtbetrag | 1.075 € |
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Anleitung zum Ausfüllen einer Reisekostenabrechnung
Die Reisekostenabrechnung dient dazu, betrieblich veranlasste Reisekosten von Mitarbeitenden oder Unternehmern übersichtlich zu erfassen und die Erstattung durch das Unternehmen zu dokumentieren. Sie ist in vielen österreichischen Betrieben ein laufend genutztes Formular, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Eine sauber geführte Reisekostenabrechnung erleichtert nicht nur die interne Buchhaltung, sondern auch den Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass Auslagenersätze und Taggelder korrekt und steuerlich anerkannt abgerechnet wurden.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung ist ein Formular, in dem alle im Rahmen einer Dienstreise angefallenen Kosten — Fahrt, Nächtigung, Verpflegung und sonstige Auslagen — je Kategorie erfasst und zu einem Erstattungsbetrag summiert werden.
Was gehört hinein
- Fahrtkosten: Kosten für Bahn, Flug, Mietwagen oder Kilometergeld für die Anreise.
- Nächtigungskosten: Hotel- oder Unterkunftskosten während der Dienstreise.
- Taggeld (Verpflegungsmehraufwand): pauschaler Ausgleich für Mehrkosten der Verpflegung auf Reisen.
- Öffentliche Verkehrsmittel vor Ort: Kosten für Bus, U-Bahn oder Taxi am Reiseziel.
- Sonstige Auslagen: weitere reisebedingte Kosten wie Parkgebühren oder Maut.
- Sonstiges: Kosten, die keiner der vorherigen Kategorien zugeordnet werden können.
- Zu erstattender Gesamtbetrag: die automatisch berechnete Summe aller erfassten Kostenkategorien.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Erfassen Sie die Reisedaten: Tragen Sie Name, Reisezweck sowie Beginn und Ende der Dienstreise ein.
- Erfassen Sie die Fahrtkosten: Tragen Sie Belegbeträge für Bahn, Flug oder Kilometergeld mit Datum ein.
- Erfassen Sie Nächtigungs- und Verpflegungskosten: Ergänzen Sie Hotelkosten und das zustehende Taggeld je Reisetag.
- Erfassen Sie sonstige Auslagen: Tragen Sie Kosten für örtliche Verkehrsmittel, Parkgebühren oder ähnliche Ausgaben ein.
- Lassen Sie die Summe automatisch bilden: Die Vorlage addiert alle Kategorien zum zu erstattenden Gesamtbetrag.
- Belege beifügen und aufbewahren: Sammeln Sie alle Originalbelege als Nachweis für Buchhaltung und Finanzamt.
- Zur Freigabe einreichen: Übermitteln Sie die vollständige Abrechnung samt Belegen an die Buchhaltung zur Prüfung und Auszahlung.
Österreich-spezifische Regeln
Für dienstlich veranlasste Reisen können Arbeitgeber Taggelder und Nächtigungsgelder bis zu bestimmten, vom Finanzamt anerkannten Höchstsätzen steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen. Werden diese Sätze überschritten, wird der übersteigende Betrag wie laufender Bezug behandelt.
Belege für Fahrt-, Nächtigungs- und sonstige Kosten müssen aufbewahrt werden, da das Finanzamt bei einer Prüfung den Nachweis der beruflichen Veranlassung sowie der Höhe der Auslagen verlangen kann.