Arbeitszeitaufzeichnung Vorlage (Österreich)

Was eine Arbeitszeitaufzeichnung ist und wofür sie dient

Die Arbeitszeitaufzeichnung ist die tägliche Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers — nicht zu verwechseln mit dem Dienstplan, der nur die geplante Arbeitszeit zeigt. Sie ist die Grundlage für die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung, für den Nachweis von Überstunden und für die Kontrolle der gesetzlichen Höchstgrenzen.

Anders als in Deutschland gibt es in Österreich keine vergleichbare BAG-Entscheidung, die die Aufzeichnungspflicht neu begründet hätte — sie steht seit Jahrzehnten unverändert in § 26 AZG und gilt für praktisch jedes Arbeitsverhältnis, mit wenigen Ausnahmen für leitende Angestellte mit selbstständiger Zeiteinteilung.

Rechtliche Anforderungen nach § 26 AZG

Der Arbeitgeber muss für jede Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer Aufzeichnungen führen, aus denen Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Ruhepausen hervorgehen. Bei Gleitzeitvereinbarungen sind zusätzlich der Gleitzeitsaldo und dessen Verlauf zu dokumentieren.

Die Normalarbeitszeit beträgt 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich. Seit der AZG-Novelle 2018 darf die tägliche Höchstarbeitszeit auf 12 Stunden und die wöchentliche auf 60 Stunden ausgedehnt werden — im Durchschnitt von 17 Wochen dürfen jedoch 48 Wochenstunden nicht überschritten werden. Diese 48-Stunden-Durchschnittsgrenze wird in der Praxis häufig übersehen, weil sie erst über einen längeren Zeitraum sichtbar wird.

Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und dem Arbeitsinspektorat auf Verlangen vorzulegen.

• Name der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers
• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Lage und Dauer der Ruhepausen
• Geleistete Überstunden
• Bei Gleitzeit: Beginn, Ende und Saldo der Gleitzeitperiode

So füllen Sie die Arbeitszeitaufzeichnung aus

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   Namen und Betrieb eintragen

   Erfassen Sie oben den Namen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers sowie den Betrieb — diese Angaben müssen auf jeder Aufzeichnung stehen.

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   Zeitraum wählen

   Wählen Sie wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich, je nachdem, wie Ihre Lohnabrechnung läuft. Die monatliche Ansicht eignet sich am besten für die Vorlage beim Arbeitsinspektorat.

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   Beginn und Ende jeder Arbeitszeit eintragen

   Tragen Sie für jeden Arbeitstag Beginn und Ende ein. Bei Nachtschichten, die über Mitternacht gehen, erkennt das Werkzeug automatisch, dass die Endzeit am nächsten Tag liegt.

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   Pause prüfen oder anpassen

   Ab mehr als 6 Stunden Arbeitszeit wird automatisch eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschlagen. Passen Sie den Wert an, wenn die tatsächliche Pause abweicht — auch eine Pause von 0 Minuten wird korrekt übernommen.

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   Überstunden und Warnungen kontrollieren

   Die Vorlage berechnet Überstunden automatisch nach der 8-Stunden- und der 40-Stunden-Grenze und warnt, wenn die 12-Stunden-Tagesgrenze oder der 48-Stunden-Durchschnitt über 17 Wochen überschritten wird.

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   Herunterladen oder ausdrucken

   Laden Sie die fertige Aufzeichnung als Excel-Datei mit aktiven Formeln oder als PDF herunter, oder drucken Sie sie für die Unterschrift aus.

Wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich — welcher Zeitraum passt?

Die wöchentliche Ansicht eignet sich für Betriebe, die Überstunden laufend im Blick behalten müssen, etwa in der Gastronomie oder im Handel mit stark wechselnden Diensten.

Die monatliche Ansicht ist die gebräuchlichste Form für die Vorlage bei einer Kontrolle des Arbeitsinspektorats, weil sie den gesamten Abrechnungsmonat auf einen Blick zeigt und direkt mit der Gehaltsabrechnung übereinstimmt.

Bei Gleitzeitvereinbarungen mit einem längeren Durchrechnungszeitraum kann es sinnvoll sein, mehrere Monatsaufzeichnungen aufzubewahren, um den Gleitzeitsaldo über die gesamte Periode nachvollziehen zu können.

Österreichische Besonderheiten, die viele Vorlagen übersehen

Viele frei verfügbare Stundenzettel-Vorlagen sind für Deutschland gemacht und übernehmen die deutschen Pausenregeln (30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden) unverändert — in Österreich gilt nach § 11 AZG nur eine Pause von mindestens 30 Minuten ab 6 Stunden, unabhängig von der Gesamtdauer der Arbeitszeit.

Die 48-Stunden-Durchschnittsgrenze über 17 Wochen wird von generischen Vorlagen praktisch nie abgebildet, obwohl sie in Betrieben mit häufigen langen Arbeitstagen — etwa in der Gastronomie oder im Baugewerbe — regelmäßig relevant wird.

Anders als in Deutschland ist in Österreich derzeit keine grundlegende Reform hin zu einer zwingend elektronischen Aufzeichnung in Vorbereitung; die formfreie Aufzeichnung — auch per Excel — bleibt rechtlich unverändert zulässig.