Erstellen Sie sofort eine professionelle Spesenabrechnung. Kostenlos, privat und nur in Ihrem Browser gespeichert – ohne Anmeldung, Upload, Werbung oder Wasserzeichen.
Ihre Spesendaten bleiben auf diesem Gerät. PDF-, Excel- und CSV-Dateien werden lokal im Browser erzeugt.
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Austria
Spesenabrechnung
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Zeitraum bis
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Kostenstelle / Projekt
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Genehmigende Person
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Lokal erstellt mit i24app.com
Die Referenzsätze dienen der Orientierung. Prüfen Sie Anspruch, Höchstbeträge und betriebliche Reiserichtlinie.
Spesenabrechnung: Excel-, PDF- und Word-Vorlage im Vergleich
Format
Geeignet für
Nachteile
Online-Generator
Kilometergeld, Vorsteuer, Fremdwährung und sofortiger Export.
Export und Originalbelege gemeinsam archivieren.
Excel
Kontierung, Filter und Buchhaltungsimport.
Formeln und Dateiversionen sind fehleranfällig.
PDF
Freigabe und unveränderliche Ablage.
Nachträgliche Korrekturen sind umständlich.
Word
Kurze textliche Begründungen.
Ungeeignet für umfangreiche Berechnungen.
Spesenabrechnung in Österreich richtig erstellen
Eine Spesenabrechnung dokumentiert beruflich veranlasste Ausgaben und bildet die Grundlage für Kostenersatz, Verbuchung und Vorsteuerabzug. Sie verbindet jeden Betrag mit Beleg, Reisezweck, zahlender Person und Genehmigung.
Der kostenlose Generator arbeitet ausschließlich im Browser. Es gibt keine Anmeldung, keinen Upload, keine Werbung und kein Wasserzeichen. PDF, Excel und CSV werden sofort auf dem Gerät erzeugt.
Welche Angaben gehören in die Abrechnung?
Erfassen Sie Unternehmen, Mitarbeiter oder Auftragnehmer, Abrechnungszeitraum, Kostenstelle und genehmigende Person. Zu jedem Aufwand gehören Datum, Lieferant, Art und betrieblicher Zweck, Betrag, Währung, Zahlungsart und Belegnummer. Firmenkartenumsätze werden als vom Unternehmen bezahlt markiert, damit keine doppelte Auszahlung erfolgt.
Bei Auslandsbelegen bleiben Originalwährung und nachvollziehbarer Umrechnungskurs erhalten. Private Anteile, nicht abzugsfähige Bewirtung und fehlende Belege sind gesondert zu behandeln.
Eine Position je Rechnung oder Beleg verwenden.
Reiseziel, Beginn, Ende und dienstlichen Anlass dokumentieren.
Vorschüsse und Rückzahlungsbeträge offen ausweisen.
Freigabe und Kontierung nachvollziehbar festhalten.
Umsatzsteuer und Vorsteuer
Vorsteuer setzt grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung und eine unternehmerische Verwendung voraus. Wählen Sie den auf dem Beleg ausgewiesenen österreichischen Steuersatz und unterscheiden Sie Brutto-, Netto-, steuerfreie und manuell erfasste Beträge. Der ausgewiesene Vorsteuerbetrag ist anschließend fachlich zu prüfen.
Kleinbetragsrechnungen, Bewirtung, gemischte Nutzung und ausländische Umsatzsteuer können eigenen Regeln folgen. Eine Spesenabrechnung ersetzt die Rechnung nicht.
Amtliches Kilometergeld 2026
Seit 1. Juli 2025 beträgt das amtliche Kilometergeld für PKW 0,50 Euro pro Kilometer, für Motorräder und Fahrräder 0,25 Euro und für Mitfahrer 0,15 Euro. Für PKW gilt die steuerfreie Höchstgrenze von 30.000 Kilometern im Kalenderjahr; für Fahrräder gelten 3.000 Kilometer.
Das Kilometergeld deckt typischerweise Fahrzeugkosten einschließlich Treibstoff, Wartung, Versicherung, Finanzierung, Maut und Parkgebühren ab. Diese Kosten dürfen nicht zusätzlich doppelt verrechnet werden. Ein Fahrtenbuch oder gleichwertiger Nachweis muss Datum, Strecke, Kilometer und Zweck zeigen.
Abrechnung in fünf Schritten
Vorlage wählen und Kopfbereich vollständig ausfüllen.
Belege einzeln erfassen und Umsatzsteuer kontrollieren.
Dienstfahrten und genehmigte Tagesgelder ergänzen.
Firmenzahlungen, Vorschüsse und Saldo abstimmen.
PDF zur Freigabe und Excel/CSV für die Buchhaltung exportieren.
Aufbewahrung
Bücher, Aufzeichnungen und zugehörige Belege sind nach § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Elektronische Ablage ist möglich, wenn vollständige, geordnete und originalgetreue Wiedergabe während der Frist gewährleistet ist. Bei anhängigen Verfahren oder bestimmten Vermögensunterlagen kann die Frist länger sein.
