Generator faktur dla firm i JDG w Polsce

KSeF — obowiązkowe e-fakturowanie już dziś

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie jest planem na przyszłość — to obowiązujące prawo. Od 1 lutego 2026 r. jest obowiązkowy dla dużych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.), a od 1 tego samego roku wszyscy podatnicy VAT muszą być w stanie ODEBRAĆ ustrukturyzowaną fakturę przez KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozszerza się na pozostałych czynnych podatników VAT, w tym typowe JDG i spółki z o.o., z wyjątkiem podmiotów o miesięcznej sprzedaży brutto do 10 000 zł, które mogą wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. obejmie to również najmniejszy segment (pojedyncza faktura do 450 zł, sprzedaż miesięczna do 10 000 zł).

Ten generator tworzy warstwę wizualną/PDF faktury — przydatną do archiwizacji, jako kopię dla klienta, przy sprzedaży B2C lub dla segmentu poniżej progu — ale nie zastępuje obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF, jeśli firma już mu podlega.

Stawki VAT i próg zwolnienia podmiotowego

Stawka podstawowa VAT wynosi 23%. Stawka obniżona 8% (załącznik nr 3) obejmuje m.in. budowę, remont i termomodernizację budynków mieszkalnych objętych społecznym programem mieszkaniowym oraz usługi weterynaryjne. Stawka 5% (załącznik nr 10) dotyczy głównie podstawowych artykułów spożywczych i książek. Stawka 0% obejmuje wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) i eksport. Zwolnienie ("zw.") może być podmiotowe (niski obrót) lub przedmiotowe (np. usługi medyczne).

Próg zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ustawy o VAT) wynosi 240 000 zł rocznego obrotu — podniesiony z 200 000 zł od 1 stycznia 2026 r. Niektóre usługi (m.in. doradcze i prawne) są wyłączone z tego zwolnienia niezależnie od wysokości obrotu (art. 113 ust. 13).

Wybór generatora według branży

• Warsztat samochodowy: pojazd, VIN, przebieg, numer zlecenia naprawy — 23% VAT na robociznę i części, bez stawki obniżonej.
• Usługi medyczne: pacjent, numer PWZ i oznaczenie "zw." z podstawą prawną zwolnienia — z wyjątkiem opinii medyczno-sądowych i zabiegów czysto kosmetycznych (23%).
• Freelancer / JDG: NIP, status VAT (lub zwolnienie z art. 113) oraz porównanie skala/liniowy/ryczałt.
• Usługi budowlane: adres budowy, etap prac, stawka 8%/23% i obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności (MPP) — od 2019 r. zastąpił odwrotne obciążenie.
• Najem: adres nieruchomości, okres najmu i ryczałt 8,5%/12,5% obowiązkowy dla najmu prywatnego od 2023 r., niezależnie od statusu VAT najmu.
• Wykonawca / podwykonawca: numer zlecenia, etap rozliczeniowy i niezależne fakturowanie na każdym ogniwie łańcucha budowlanego.
• Hydraulik: adres usługi i stawka 8% dla kwalifikujących się prac instalacyjno-remontowych w budownictwie mieszkaniowym, w przeciwnym razie 23%.

Częste błędy przy fakturowaniu w Polsce

• Twierdzenie, że KSeF dopiero nadchodzi — w rzeczywistości jest już obowiązkowy dla dużych podatników i obejmie niemal wszystkich od 1 kwietnia 2026 r.
• Mylenie odwrotnego obciążenia (zniesionego w budownictwie 1 listopada 2019 r.) z obowiązującym obecnie mechanizmem podzielonej płatności (MPP).
• Traktowanie ryczałtu 8,5% i VAT 23% przy najmie jako wzajemnie wykluczających się alternatyw, podczas gdy to dwa odrębne systemy podatkowe.
• Podawanie podstawy prawnej zwolnienia z VAT jako obowiązkowej we wszystkich przypadkach — przy zwolnieniu z art. 113 (niski obrót) nie jest to wymagane.
• Pomijanie adnotacji "mechanizm podzielonej płatności" na fakturach budowlanych powyżej 15 000 zł brutto — grozi to sankcją 30% kwoty VAT.

Frequently asked questions