Plantilla de informe de gastos
Una plantilla gratuita de informe de gastos para detallar los gastos de empresa y totalizar una solicitud de reembolso.
- Norma contable
- PGC
- Ejercicio fiscal
- Ejercicio económico: año natural (ene.–dic.) de forma habitual
- Moneda
- EUR (€)
- Presentado ante
- Registro Mercantil
| Importe | |
|---|---|
| Viajes y desplazamientos | 320 € |
| Alojamiento | 450 € |
| Dietas y manutención | 120 € |
| Transporte local | 60 € |
| Material de oficina | 85 € |
| Otros gastos | 40 € |
| Total a reembolsar | 1.075 € |
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Cómo rellenar una plantilla de informe de gastos
Un informe de gastos detalla los importes que un empleado, socio o autónomo ha adelantado por cuenta de la empresa, para poder solicitar su reembolso con el respaldo de los justificantes correspondientes. Es un documento habitual de gestión interna, complementario a las cuentas anuales.
Esta plantilla agrupa los gastos por categorías comunes en la empresa española, como viajes, dietas y material de oficina, y calcula automáticamente el total a reembolsar.
¿Qué es un informe de gastos?
Un informe de gastos es el documento en el que una persona detalla, categoría por categoría, los gastos que ha pagado de su bolsillo por cuenta de la empresa durante un periodo, para que esta se los reembolse. Sirve tanto de control interno como de soporte documental frente a la Agencia Tributaria.
Qué debe incluir
- Viajes y desplazamientos: billetes de tren, avión, peajes o kilometraje por desplazamientos de trabajo.
- Alojamiento: el coste de hoteles u otro alojamiento durante viajes de negocio.
- Dietas y manutención: las comidas y otros gastos de manutención durante los desplazamientos, dentro de los límites que Hacienda considera exentos.
- Transporte local: taxis, transporte público o aparcamiento en el destino del viaje o en el día a día laboral.
- Material de oficina: pequeñas compras de material o suministros necesarios para el trabajo.
- Otros gastos: cualquier gasto adicional que no encaje en las categorías anteriores, con su justificante correspondiente.
- Total a reembolsar: la suma automática de todas las categorías anteriores.
Guía paso a paso
- Introduce el importe de cada gasto en su categoría correspondiente: viajes, alojamiento, dietas, transporte local, material u otros.
- Anota la fecha de cada gasto junto al importe, para poder cruzarlo después con el justificante correspondiente.
- Deja que la plantilla sume automáticamente todas las categorías para obtener el total a reembolsar.
- Reúne las facturas y tickets originales o sus copias digitales que respalden cada importe declarado.
- Comprueba que las dietas declaradas se ajustan a los límites exentos que marca la normativa del IRPF para evitar incidencias fiscales.
- Envía el informe junto con los justificantes a tu responsable o al departamento financiero para su revisión.
- Una vez aprobado, conserva una copia del informe y de los justificantes como parte de la documentación contable de la empresa.
Particularidades en España
Hacienda exige conservar los justificantes (facturas, tickets) que respaldan cada gasto declarado, ya que son necesarios tanto para la deducción del gasto en el Impuesto sobre Sociedades o el IRPF de la empresa como para acreditar que las dietas abonadas no superan los importes que la normativa del IRPF considera exentos de tributación para el trabajador.
A diferencia de las cuentas anuales, el informe de gastos no se deposita en el Registro Mercantil; es un documento de control interno que debe conservarse junto con el resto de la documentación contable y fiscal de la empresa durante el plazo de prescripción aplicable.