Calculadora de presupuesto de proyecto

Cómo funciona un presupuesto de proyecto en España

En España, antes de empezar cualquier trabajo se entrega un presupuesto: un documento que detalla las partidas, el precio y las condiciones antes de que el cliente dé el visto bueno. A diferencia de la factura, el presupuesto no genera obligación fiscal inmediata, pero sí compromete al profesional en cuanto el cliente lo acepta por escrito o de forma verbal comprobable. Por eso conviene indicar siempre una fecha de validez: los precios de materiales y mano de obra cambian, y un presupuesto abierto indefinidamente puede volverse en tu contra.

Un generador de presupuestos bien hecho desglosa el trabajo en partidas: mano de obra (por horas, por jornada o por obra cerrada), materiales y gastos como desplazamientos o gestión de residuos. Esa suma es tu coste. Encima aplicas tu beneficio, ya sea como recargo sobre el coste o como margen sobre el precio de venta, y añades un porcentaje de imprevistos para cubrir lo que no se ve a simple vista. Solo entonces entra el IVA. Presentar el presupuesto con base imponible, IVA desglosado y total —y, si procede, la retención de IRPF— es lo que diferencia a un profesional serio de alguien que apunta una cifra a ojo en un papel.

Cómo se aplica el IVA (y el IRPF) a tus presupuestos

El tipo general de IVA en España es el 21 % y se aplica a la mayoría de servicios y proyectos: obra nueva, servicios profesionales, desarrollo web y consultoría. Existe un tipo reducido del 10 % que cubre la mayoría de reformas y rehabilitaciones de vivienda habitual cuando se cumplen ciertos requisitos (antigüedad de la vivienda, que el destinatario sea particular y que los materiales no superen un porcentaje del coste total de la obra). El tipo superreducido del 4 % queda reservado a casos muy concretos y no suele aplicar a presupuestos de reforma u obra estándar. En Canarias no se aplica IVA sino el IGIC, con un tipo general del 7 %, así que si trabajas allí debes sustituir el IVA por el IGIC en tu presupuesto.

Los presupuestos en España se presentan en neto, es decir, sin IVA, mostrando después el impuesto como una línea aparte antes del total. La estructura escalonada es: base imponible, luego el IVA según el tipo que corresponda, y el total. Cuando quien factura es un profesional autónomo que presta servicios a una empresa o a otro autónomo español, se añade una línea adicional de retención de IRPF, normalmente el 15 %, o el 7 % durante los tres primeros años como nuevo autónomo. La fórmula completa queda así: Total = Base imponible + IVA − retención de IRPF. Esta retención actúa como un pago a cuenta del IRPF del profesional y la ingresa el cliente directamente a Hacienda, por lo que se resta del importe que cobra el autónomo.

Es importante no confundir cuándo aplica la retención: solo se practica cuando un profesional (no una empresa constituida en sociedad, y no un autónomo en régimen de módulos para ciertas actividades) factura a otra empresa o autónomo español. Si el cliente es un particular, no se retiene IRPF, solo se cobra el IVA correspondiente. Si el cliente es extranjero, tampoco se aplica la retención española, y en muchos casos ni siquiera el IVA (operación intracomunitaria o exportación de servicios), aunque conviene revisar cada caso con un gestor.

Ejemplo práctico: cómo calcular un presupuesto en euros paso a paso

Imagina una reforma de baño sencilla. Contratas a un oficial de 1ª durante 40 horas a 28 €/h y a un peón durante 24 horas a 18 €/h, compras 2.500 € en materiales (sanitarios, alicatado, grifería) y calculas 250 € de desplazamientos y retirada de escombros. Así se construye el presupuesto final.

1. Mano de obra: oficial de 1ª, 40 h a 28 €/h = 1.120 €; peón, 24 h a 18 €/h = 432 €. Total mano de obra: 1.552 €.
2. Materiales: 2.500 € de coste. Es habitual repercutir un recargo del 15-20 % sobre materiales, así que con un 15 % quedan en 2.875 € en el presupuesto.
3. Gastos: 250 € de desplazamiento y gestión de escombros. Coste directo acumulado: 1.552 € + 2.875 € + 250 € = 4.677 €.
4. Beneficio: aplicas un recargo del 25 % sobre la mano de obra y los gastos (1.802 €), lo que añade unos 451 €, dejando el precio antes de imprevistos en unos 5.128 €.
5. Imprevistos: sumas un 10 % para cubrir sorpresas típicas de una reforma de baño (tuberías, humedades), unos 513 €, con lo que la base imponible queda en unos 5.641 €.
6. IVA: como es una reforma de vivienda habitual que cumple los requisitos, aplicas el tipo reducido del 10 %, unos 564 €, para un total de aproximadamente 6.205 € (sin retención de IRPF, porque el cliente es un particular).

Recargo, margen e imprevistos: qué cifras manejar en el mercado español

Recargo (markup) y margen no son lo mismo, y confundirlos es la forma más rápida de infravalorar un proyecto. El recargo es un porcentaje que sumas sobre tu coste: un coste de 100 € con un 30 % de recargo da un precio de 130 €. El margen es la parte del precio de venta que es beneficio: ese mismo precio de 130 € sobre un coste de 100 € supone un margen de aproximadamente el 23 %, no el 30 %. Decide desde el principio sobre qué base estás presupuestando y manténla en todo el documento.

Los imprevistos son tu colchón para lo que no se puede prever al presupuestar: humedades ocultas, instalaciones antiguas que hay que sustituir o cambios de última hora del cliente. En trabajos previsibles basta con un 5-10 %; en reformas de viviendas antiguas o proyectos con muchas incógnitas, un 10-20 % es más realista. Los imprevistos protegen tu margen, no lo sustituyen.

• Un oficial de 1ª cobra orientativamente entre 22 y 32 €/h (en Madrid y Barcelona hacia la parte alta), un oficial de 2ª entre 18 y 25 €/h, y un peón entre 15 y 21 €/h.
• Muchos trabajos de reforma se cobran por m² o por obra cerrada: alicatar ronda los 15 €/m², pintar interiores va de 8 a 16 €/m², y una reforma integral de baño suele moverse entre 3.000 y 8.000 €.
• En proyectos de software y web, un proyecto base parte desde unos 500 €, con módulos o funcionalidades adicionales que se presupuestan aparte.
• Para autónomos y freelance, un margen recomendado se sitúa entre el 20 % y el 50 % según el sector, sumando además un 10 % de imprevistos y otro 10 % para gestión del cliente y administración.
• Añade siempre un margen de imprevistos acorde al riesgo: 5-10 % en trabajo repetitivo y predecible, 10-20 % en reformas de vivienda antigua o proyectos con alcance poco definido.

Tipos de IVA y fuentes oficiales

Aplica siempre el tipo de IVA correcto según la naturaleza del servicio o la obra, y confirma los tipos vigentes con la Agencia Tributaria antes de enviar un presupuesto formal, especialmente en reformas donde el tipo reducido depende de requisitos concretos.

• Tipo general 21 % — se aplica a la mayoría de servicios profesionales, obra nueva, desarrollo web y consultoría.
• Tipo reducido 10 % — aplica a la mayoría de reformas y rehabilitaciones de vivienda habitual que cumplan los requisitos de antigüedad y proporción de materiales.
• Tipo superreducido 4 % — reservado a supuestos muy limitados, no aplicable a la mayoría de presupuestos de obra o servicios.
• En Canarias se aplica el IGIC en lugar del IVA, con un tipo general del 7 %.
• Retención de IRPF para autónomos que facturan a empresas o a otros autónomos españoles: 15 % general, o 7 % durante los tres primeros años de alta como nuevo autónomo.
• Consulta los tipos de IVA, el IRPF de autónomos y las obligaciones fiscales en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
• Convierte tu presupuesto aceptado en una factura legal con el generador de facturas, y calcula el coste de tu propia mano de obra o la de un empleado con la calculadora de sueldo neto.
• ¿Presupuestas un proyecto fuera de España? Prueba la calculadora de orçamento de projeto para Portugal o la calculadora de presupuesto de proyecto para México.

Particularidades locales que Zoho y Contasimple ignoran

Las herramientas genéricas de otros mercados no reflejan cómo se presupuesta realmente en España. La reforma de vivienda (baño, cocina) domina claramente las búsquedas, seguida de cerca por los servicios profesionales de autónomos —diseño, marketing, consultoría— que necesitan calcular a la vez IVA e IRPF, y en tercer lugar las calculadoras de precio de proyectos web y de software, donde el presupuesto se estructura por horas de diseño y desarrollo más gastos fijos como hosting.

La variación regional en tarifas de mano de obra es real y significativa: un oficial en Madrid o Barcelona puede cobrar bastante más que en zonas del interior o el sur, así que un presupuesto competitivo en una provincia puede quedarse corto o caro en otra. Además, la exigencia fiscal de separar correctamente el IVA (según sea obra, servicio o reforma con requisitos) y, si aplica, la retención de IRPF, hace que copiar una plantilla genérica de otro país produzca presupuestos incorrectos casi siempre.

Autónomos y empresas presupuestan de forma distinta. Un autónomo que factura a un particular solo añade IVA y no retiene IRPF, lo que hace que su presupuesto final parezca más alto en apariencia pero sin la retención que sí soportará al facturar a una empresa. Una agencia o empresa que factura a otra empresa española aplicará IVA y, si el proveedor es autónomo, también la retención de IRPF, por lo que el importe que finalmente cobra el profesional es menor que el total facturado. Sea cual sea tu caso, la disciplina es la misma: desglosa las partidas, decide conscientemente entre recargo o margen, añade imprevistos y aplica el IVA (y el IRPF si corresponde) correctamente.