Cotizador: haz tu cotización online

Cómo funciona el cotizador en México

En México, al documento que se envía antes de iniciar un trabajo se le llama cotización (también generador de cotizaciones o simplemente 'cotizador'). A diferencia de la factura, la cotización no tiene valor fiscal: es una propuesta comercial que detalla qué se va a hacer, cuánto va a costar y en qué condiciones, pero no sustituye al CFDI que emite el SAT una vez que el cliente acepta y se presta el servicio o se entrega la obra.

Una buena cotización mexicana se arma de abajo hacia arriba: primero se calcula el costo de mano de obra (por jornal, por hora o por día), luego los materiales, y después los gastos como traslados, retiro de escombro, hospedaje web o licencias. Sobre ese costo se aplica la utilidad, ya sea como sobreprecio sobre el costo o como margen sobre el precio de venta, más un porcentaje de imprevistos para cubrir lo que no se ve a simple vista. Solo hasta el final se calcula el IVA. Presentar la cotización con conceptos desglosados, subtotal, imprevistos, IVA y total es lo que distingue a un contratista o agencia profesional de alguien que apunta una cifra global en una servilleta.

Cómo se aplica el IVA en tus cotizaciones

El IVA es el punto donde más cotizaciones mexicanas fallan. La tasa estándar es del 16% en todo el país, con una tasa reducida del 8% aplicable a operaciones realizadas dentro de la región fronteriza, y una tasa del 0% para ciertos bienes y servicios específicos que marca la ley. La tasa que corresponde depende de qué se está vendiendo o del lugar donde se presta el servicio, no de quién es el cliente.

Por ley, el IVA debe trasladarse por separado: es decir, mostrarse aparte del precio base y no incluido de forma oculta en una sola cifra. Por eso las cotizaciones profesionales en México se presentan netas (sin IVA) con un desglose claro: Subtotal (base) más IVA 16% (desglosado) igual a Total. Esta forma de presentar el precio le permite al cliente identificar exactamente cuánto corresponde al servicio o material y cuánto es impuesto, y facilita convertir la cotización en un CFDI correcto cuando se cierra el trato.

En cotizaciones de servicios profesionales entre personas morales, o cuando el cliente es una empresa que retiene impuestos, pueden aparecer líneas de retención de IVA y de ISR, que reflejan cómo se facturará después ante el SAT. Si trabajas como persona física con actividad empresarial o profesional, conviene indicar en la cotización si estás dado de alta y si tu factura final incluirá esas retenciones, para que el cliente no se lleve sorpresas al recibir el CFDI.

Ejemplo resuelto: cotizar un proyecto paso a paso en pesos

Imagina una remodelación pequeña: dos jornadas de un albañil especializado, una jornada de un ayudante, materiales por $25,000 MXN y un gasto de traslado y retiro de escombro. Así se construye la cotización final.

1. Mano de obra: albañil especializado 40 horas a $120 = $4,800; ayudante 24 horas a $70 = $1,680. Total mano de obra: $6,480.
2. Materiales: $25,000 al costo. Es común aplicar un sobreprecio de 15-20% sobre materiales para cubrir manejo y garantía; con 15% quedan en $28,750 en la cotización.
3. Gastos: traslado y retiro de escombro por $2,500. Costo directo acumulado: $6,480 + $28,750 + $2,500 = $37,730.
4. Utilidad: aplicando un sobreprecio del 20% sobre mano de obra y gastos ($8,980), se suman aproximadamente $1,796, dando un precio antes de imprevistos de unos $39,526.
5. Imprevistos: 10% adicional para cubrir lo no previsto en una remodelación, cerca de $3,953, llevando el subtotal neto a aproximadamente $43,479.
6. IVA: se traslada el 16% por separado, unos $6,957, para un total de aproximadamente $50,436 con IVA incluido.

Sobreprecio, margen e imprevistos: qué números manejar en el mercado mexicano

Sobreprecio (markup) y margen no son lo mismo, y confundirlos es la forma más rápida de cotizar por debajo de lo que realmente cuesta el trabajo. El sobreprecio es un porcentaje que se suma sobre el costo: un costo de $1,000 más 30% de sobreprecio da un precio de $1,300. El margen es la proporción de utilidad sobre el precio de venta: ese mismo precio de $1,300 con $1,000 de costo representa un margen de apenas 23%, no 30%. Un sobreprecio del 50% equivale solo a un margen del 33%. Decide de entrada bajo qué base vas a cotizar y sé consistente.

Los imprevistos son el colchón para lo que no se puede ver al momento de cotizar: instalaciones ocultas, condiciones del terreno, cambios de alcance del cliente o retrasos en la entrega de materiales. En trabajos predecibles, un 5-10% es razonable; en remodelaciones, obra en casas antiguas o proyectos con alcance poco definido, conviene subir a 10-20%. El imprevisto protege tu utilidad, no la reemplaza.

• Mano de obra de albañilería: entre $300 y $800 MXN por jornal, según la región y la especialización.
• Construcción de obra básica: $1,200 a $2,500 MXN por metro cuadrado; con acabados altos, entre $3,000 y $5,000 MXN por metro cuadrado.
• Casa llave en mano: desde $8,000 hasta más de $18,000 MXN por metro cuadrado, con los precios más altos en CDMX, Monterrey y Guadalajara.
• Desarrollo web y diseño freelance: tarifas de referencia de $320 a $380 MXN por hora.
• Sitios web sencillos entre $5,000 y $15,000 MXN; proyectos complejos desde $18,000 hasta $24,000 MXN o más, casi siempre cotizados a precio fijo por proyecto.
• Agrega imprevistos del 5-10% en trabajo predecible y 10-20% en remodelaciones o proyectos con alcance incierto.

Tasas de IVA y fuentes oficiales

Usa la tasa correcta según el tipo de operación y confirma siempre las tasas y criterios vigentes con el SAT antes de enviar una cotización formal. Los enlaces siguientes llevan a la fuente oficial.

• Tasa general 16% — aplica en todo el territorio nacional a la mayoría de bienes y servicios.
• Tasa reducida 8% — aplica a operaciones realizadas en la región fronteriza definida por la ley del IVA.
• Tasa 0% — aplica a productos y servicios específicos señalados en la Ley del IVA, como ciertos alimentos y exportaciones.
• Consulta las tasas, criterios y obligaciones oficiales del IVA en el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
• Convierte tu cotización aceptada en un CFDI con el generador de facturas para México, y calcula el costo real de tu equipo o subcontratistas con la calculadora de sueldo neto para México.
• ¿Cotizas también para otros mercados? Prueba el cotizador para España o el cotizador para Brasil con sus tasas e impuestos locales.

Lo local que un cotizador genérico como Zoho no contempla

Las herramientas genéricas hechas para otros mercados no reflejan cómo se cotiza realmente en México. El uso dominante es construcción y remodelación, con el cotizador de obra y el precio por metro cuadrado como referencia central, seguido de desarrollo web, software y diseño freelance. La impresión personalizada y las cotizaciones generales de PyME quedan en un lugar secundario, pero también se benefician del mismo esquema de conceptos, sobreprecio, imprevistos e IVA desglosado.

La variación regional es real y significativa: el jornal de un albañil o el precio por metro cuadrado en CDMX, Monterrey o Guadalajara puede ser considerablemente más alto que en ciudades medianas o zonas rurales, así que una tarifa que funciona en una plaza puede dejarte fuera de precio en otra o hacerte perder dinero en una tercera. La región fronteriza además tiene su propia tasa de IVA reducida del 8%, algo que ningún cotizador genérico internacional contempla de forma automática.

Freelancers y despachos o constructoras cotizan de forma distinta. El freelancer de desarrollo o diseño suele cotizar a precio fijo por proyecto en lugar de por hora, lo que simplifica la propuesta pero exige calcular bien el margen antes de comprometerse. Las constructoras y agencias, en cambio, casi siempre cotizan neto más IVA desglosado y trabajan con margen sobre una tarifa combinada de su equipo. En ambos casos la disciplina es la misma: desglosar conceptos, aplicar sobreprecio o margen de forma deliberada, sumar imprevistos y mostrar el IVA por separado tal como exige la ley.