Recibo de nómina

Cómo funciona la nómina en México

La relación laboral en México se rige por la <a href="https://www.gob.mx/stps">Ley Federal del Trabajo (STPS / LFT)</a>. El patrón paga un salario por periodo (mensual, quincenal o semanal) y, como retenedor, descuenta del sueldo bruto el <strong>ISR</strong> (Impuesto Sobre la Renta) y la <strong>cuota obrera del IMSS</strong> antes de entregar el neto. Además, el patrón paga por su cuenta las aportaciones patronales de seguridad social e INFONAVIT, que no salen del bolsillo del trabajador pero forman parte del costo de nómina.

Cada pago debe quedar documentado. Desde hace años, la forma legal de documentar la nómina en México es el <strong>CFDI de nómina</strong> (Comprobante Fiscal Digital por Internet con complemento de nómina), que el patrón emite y timbra a través de un PAC autorizado por el <a href="https://www.sat.gob.mx">SAT (sat.gob.mx)</a>. El trabajador recibe el XML y su PDF; ese comprobante también es lo que le permite deducir gastos y prellenar su declaración anual.

Qué debe contener un recibo de nómina

El artículo 101 de la LFT obliga a que el trabajador tenga constancia detallada de los conceptos de pago y descuentos. En la práctica fiscal, el CFDI de nómina exige un conjunto de datos específicos. Un recibo completo debe incluir, entre otros:

• Datos del emisor (patrón): nombre o razón social, RFC del patrón, régimen fiscal y lugar de expedición (código postal).
• Datos del receptor (trabajador): nombre tal como aparece en la Constancia de Situación Fiscal, RFC, CURP, NSS (número de seguridad social del IMSS) y régimen fiscal (generalmente 605 – Sueldos y salarios).
• Periodo y fechas: fecha inicial y final del periodo, fecha de pago, número de días pagados y periodicidad (mensual, quincenal o semanal).
• Percepciones: sueldos y salarios, horas extra, aguinaldo, prima vacacional, gratificaciones y bonos, con la clave de percepción del catálogo del SAT.
• Deducciones: ISR retenido, cuotas obrero del IMSS, préstamos INFONAVIT o FONACOT, con su clave de deducción.
• Otros pagos: por ejemplo el subsidio para el empleo, cuando aplica.
• Totales: total de percepciones, total de deducciones y el neto a pagar.
• En un CFDI timbrado se agregan además el sello del SAT, el folio fiscal (UUID), la fecha de certificación y el número de certificado: estos datos NO los genera este formato, sino el PAC al timbrar.

Paso a paso: cómo leer y crear tu recibo de nómina

1. Captura los datos del emisor (patrón): nombre o razón social, RFC, régimen fiscal y código postal de expedición.
2. Captura los datos del receptor (trabajador): nombre completo, RFC, CURP, NSS y régimen 605.
3. Define el periodo de pago: fecha inicial, fecha final y fecha de pago, según la periodicidad.
4. Registra las percepciones: sueldo base, horas extra (cantidad por tarifa) y gratificaciones o bonos.
5. Revisa las deducciones calculadas automáticamente (ISR retenido y cuota obrera del IMSS) y confirma el neto a pagar.
6. Descarga el PDF del formato. Si necesitas validez fiscal, entrégalo a tu contador o PAC para emitir el CFDI de nómina timbrado.

Cada concepto explicado: percepciones, deducciones y neto

Entender cada línea del recibo evita malentendidos. El <strong>total de percepciones</strong> (o salario bruto) menos el <strong>total de deducciones</strong> da como resultado el <strong>neto a pagar</strong>, que es lo que efectivamente recibes en tu cuenta.

• Sueldos y salarios: la remuneración base pactada por el periodo trabajado.
• Horas extra: el tiempo extraordinario; las primeras nueve horas a la semana se pagan al doble y las que exceden, al triple, conforme a la LFT.
• Gratificaciones y bonos: aguinaldo, prima vacacional, comisiones y premios de puntualidad o asistencia.
• Cuota obrera del IMSS: la parte de las cuotas de seguridad social que aporta el trabajador y que el patrón retiene y entera al IMSS.
• ISR retenido: el impuesto sobre la renta que el patrón retiene según la tarifa vigente y entera al SAT por cuenta del trabajador.
• Subsidio para el empleo: apoyo fiscal que, en los tramos de ingreso bajos, se suma a favor del trabajador y reduce el ISR a cargo.
• Neto a pagar: el importe final que recibe el trabajador después de todas las deducciones.

Datos fiscales indispensables (RFC, CURP, NSS y régimen)

A diferencia de un recibo genérico, la nómina en México depende de identificadores fiscales precisos. Si alguno es incorrecto, el CFDI puede ser rechazado al timbrarse. Verifica siempre:

• RFC del patrón: Registro Federal de Contribuyentes del emisor.
• RFC del trabajador: debe coincidir exactamente con la Constancia de Situación Fiscal.
• CURP: Clave Única de Registro de Población del trabajador, obligatoria en el complemento de nómina.
• NSS: número de seguridad social del IMSS del trabajador.
• Régimen fiscal 605: el régimen de sueldos y salarios que suele aplicar a la relación laboral.
• Uso del CFDI CN01 (Nómina) y código postal del domicilio fiscal del receptor, requeridos en el comprobante.

CFDI de nómina y timbrado: por qué este formato NO tiene validez fiscal

Este es el punto de cumplimiento más importante y por eso lo repetimos con claridad: un <strong>recibo de nómina con validez fiscal en México debe ser un CFDI 4.0 con complemento de nómina 1.2, timbrado por el SAT a través de un PAC</strong>. El timbrado genera el <strong>folio fiscal (UUID)</strong> y el sello del SAT, y produce un <strong>archivo XML</strong> (el documento legalmente válido) más un PDF.

La herramienta de esta página crea un <strong>formato / plantilla de recibo de nómina</strong>. <strong>NO es un CFDI timbrado y no tiene validez fiscal por sí solo.</strong> No contiene UUID, ni sello del SAT, ni certificación de un PAC. Es útil como borrador, para revisar tu cálculo o para fines internos, pero no reemplaza al comprobante fiscal.

Para obtener validez fiscal necesitas emitir y timbrar el CFDI de nómina a través de un PAC autorizado o de tu contador, o con software de nómina que se conecte al PAC. Consulta la Guía de llenado del comprobante de recibo de pago de nómina y el catálogo de complementos en el portal del <a href="https://www.sat.gob.mx">SAT (sat.gob.mx)</a>.

Obligatorio vs. opcional y conservación de los recibos

Emitir el CFDI de nómina por cada pago es obligatorio para el patrón; entregar la representación (XML y PDF) al trabajador también lo es. Algunos conceptos son opcionales según la política de la empresa (bonos, vales), pero los datos fiscales y las deducciones de ley no lo son.

En cuanto a la conservación, la recomendación general es guardar los comprobantes fiscales y los registros de nómina durante <strong>al menos cinco años</strong>, plazo relacionado con la facultad de revisión de las autoridades fiscales. Muchos patrones conservan los expedientes por más tiempo por prudencia laboral. Como trabajador, guarda tus XML y PDF: te sirven para tu declaración anual, para comprobar ingresos y ante cualquier aclaración.

Nota honesta sobre el uso legítimo de esta herramienta

Este generador está pensado para usos legítimos: entender tu recibo, preparar un borrador, revisar cálculos de ISR e IMSS o tener un formato de referencia. No debe usarse para simular comprobantes fiscales ni para hacer pasar un formato por un CFDI timbrado, porque carece de folio fiscal y sello del SAT y no tiene validez legal.

Si quieres estimar tu sueldo neto antes de crear el recibo, usa nuestra <a href="/mx/salary-calculator">calculadora de sueldo neto</a>. Y para cualquier duda fiscal específica, apóyate en un contador o consulta las fuentes oficiales del <a href="https://www.sat.gob.mx">SAT</a>, el <a href="https://www.imss.gob.mx">IMSS</a> y la <a href="https://www.gob.mx/stps">STPS</a>.