Mandatsbeendigung beim Steuerberater in Österreich (Muster)

Was in Österreich anders läuft als in Deutschland und der Schweiz

Drei deutschsprachige Märkte, drei verschiedene Regeln für dieselbe Frage. In Deutschland kann das Mandat jederzeit ohne Angabe von Gründen beendet werden, und eine Kündigungsfrist ist nach der Rechtsprechung nur bei individueller Vereinbarung wirksam — nicht in Allgemeinen Geschäftsbedingungen. In der Schweiz kann der Auftrag nach dem Obligationenrecht jederzeit widerrufen oder gekündigt werden, und dieses Recht gilt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts als zwingend, sodass eine Kündigungsfrist oder eine Konventionalstrafe nicht wirksam vereinbart werden kann.

In Österreich richtet sich die Beendigung nach dem, was Auftragsbestätigung und einbezogene Auftragsbedingungen vorsehen. Es gibt hier keinen mit Deutschland vergleichbaren Sonderbefund zur Unwirksamkeit von Fristenklauseln in Bedingungswerken und keinen mit der Schweiz vergleichbaren zwingenden Charakter. Praktisch heißt das: Lesen Sie zuerst die einbezogenen Bedingungen, und schreiben Sie erst dann.

Für den Berufsträger gilt zusätzlich die berufsrechtliche Rücksichtnahme: Eine Beendigung soll nicht zur Unzeit erfolgen — also nicht so, dass der Klient sich nicht rechtzeitig um eine andere Betreuung kümmern kann — und laufende Erklärungs- und Meldefristen sind im Blick zu behalten. Genau deshalb sollte eine Beendigung immer mit einem Schreiben einhergehen, das die anstehenden Fristen benennt.

Ein Stichtag je Leistung, weil die Fristen nicht zusammenfallen

Eine Kanzlei kann den Jahresabschluss des Vorjahres erstellt, die Steuererklärungen dazu über FinanzOnline übermittelt, die Umsatzsteuervoranmeldung des Vormonats abgegeben haben und mitten in einem Lohnverrechnungsmonat stehen. Ein Satz wie "das Mandat endet mit sofortiger Wirkung" lässt jeden dieser Stränge offen — und die kurzen Zyklen sind die gefährlichen.

Die Umsatzsteuervoranmeldung und die Lohnabgaben laufen monatlich, die Beitragsgrundlagenmeldung an die Sozialversicherung und die Beitragszahlung haben feste Termine im Monat, und ein Versäumnis wirkt hier sofort. Der Jahresabschluss, über den am meisten gesprochen wird, ist der unkritischste Punkt.

Das Muster fragt deshalb für jede aktivierte Leistung zwei Angaben ab: die letzte bearbeitete Periode und das Datum der Übermittlung. Jede Leistung druckt ihren eigenen Stichtag, gefolgt von der ausdrücklichen Feststellung, dass für spätere Perioden nicht eingestanden wird. Ein eigener Abschnitt listet die anstehenden Fristen auf.

Vollmachten und Zustellvollmacht: der Punkt, der am meisten Schaden anrichtet

Eine Vollmacht endet nicht, weil das Mandat endet. In Österreich kommt eine besondere Schärfe hinzu: Ist eine Zustellvollmacht eingetragen, werden Erledigungen der Abgabenbehörde wirksam an die Kanzlei zugestellt — und damit beginnen Fristen zu laufen, ohne dass der Klient etwas erfährt. Wer die Vollmacht nicht löscht, riskiert also nicht nur, dass Post am falschen Ort landet, sondern dass eine Rechtsmittelfrist im Postfach einer Kanzlei verstreicht, die nicht mehr tätig ist.

Die Vollmachten sind zudem nach Verfahren und nach Person getrennt: die Gesellschaft, die Geschäftsführer persönlich, eine verbundene Gesellschaft, eine Privatstiftung. Das Muster fragt eine Aufzählung ab, statt eine einzige Vollmacht anzunehmen — das Benennen ist es, was verhindert, dass eine übersehen wird.

Dazu kommen die Zugänge, die regelmäßig vergessen werden: die Vertretung in FinanzOnline und in den Portalen der Sozialversicherung, der Administratorzugang zur Buchhaltungs- oder Lohnverrechnungssoftware und eingerichtete Einziehungsaufträge für Abgaben- oder Beitragszahlungen. Die übernehmende Kanzlei benötigt eigene Vollmachten; sie gehen nicht mit dem Akt über.

Herausgabe: die Unterlagen des Klienten, die Arbeitspapiere der Kanzlei

Bei einer Übergabe laufen drei Dinge leicht durcheinander. Die vom Klienten beigebrachten Unterlagen gehören dem Klienten und werden herausgegeben. Die Arbeitspapiere, Berechnungen und internen Vermerke der Kanzlei bleiben deren Eigentum. Die Arbeitsergebnisse, für die das Honorar bezahlt wurde, stehen dem Klienten zu.

Bei offenem Honorar ist die Aussetzung der Tätigkeit nach vorheriger Verständigung der saubere Weg, und diesen sieht dieses Schreiben vor. Ein Zurückbehalten der Klientenunterlagen genau dann, wenn eine Erklärungsfrist ansteht, verschiebt eine Honorardiskussion auf ein Feld, auf dem eine Kanzlei nichts gewinnen kann. Der internationale Vergleich zeigt, wie unterschiedlich das geregelt ist: In Italien besteht ein kodifiziertes Zurückbehaltungsverbot, das auch die für den Klienten erstellten Arbeiten erfasst, in den USA ist das Zurückhalten der beigebrachten Unterlagen berufsrechtlich untersagt, und in Frankreich muss der Berufsträger vorher seine Regionalkammer informieren.

Bei den Aufbewahrungsfristen bleibt es bei der Trennung: Der Klient hat seine Bücher, Aufzeichnungen und Belege nach den für ihn geltenden unternehmens- und steuerrechtlichen Vorschriften aufzubewahren — eine kurze Abholfrist ist deshalb kein Grund, etwas zu entsorgen. Das Muster macht die Abholfrist zu einem Feld und stellt der Vernichtung eine Vorankündigung voran.

Die Übergabe und die Pflichten der übernehmenden Kanzlei

Die Verschwiegenheitspflicht besteht nach Beendigung des Mandats fort. Die abgebende Kanzlei kann den Akt daher nicht übergeben, nur weil die übernehmende Kanzlei danach fragt: Sie braucht die Befreiung des Klienten. Die Bestätigung am Ende dieses Schreibens holt diese Befreiung ein und benennt, wer übernimmt.

Ein unterschriebenes Blatt ist Monate später deutlich belastbarer als die Erinnerung an ein Telefonat — und es verhindert, dass die Übergabe stockt, wenn der Klient schon weg ist und nicht mehr antwortet.

Die geldwäscherechtlichen Pflichten der übernehmenden Kanzlei sind ihre eigenen: Die Identifizierung des Klienten und, soweit vorhanden, des wirtschaftlichen Eigentümers muss vor Begründung der neuen Geschäftsbeziehung abgeschlossen sein, einschließlich der Einsicht in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer, und lässt sich nicht vom Vorberater übernehmen. Das ist erwähnenswert, weil Klienten annehmen, mit dem Akt gehe auch dieser Teil über.

Die Abschnitte im Einzelnen

Richtung des Schreibens

Kündigung durch den Klienten oder Beendigung durch die Kanzlei. Alle Abschnitte, die sich unterscheiden — Anliegen, Bitten, Befreiungen, Unterschriften — wechseln automatisch.

Anliegen und Beendigungszeitpunkt

Benennt den beendeten Auftrag, die einbezogenen Auftragsbedingungen und die daraus folgende Frist, sowie den Beendigungszeitpunkt.

Art der Beendigung

Sofortige Beendigung oder Beendigung nach Abschluss ausdrücklich benannter Restarbeiten. Die zweite Wahl blendet eine Liste ein — der einzige Weg, Restarbeiten zuzusagen, ohne dem Beendigungszeitpunkt zu widersprechen.

Leistungen und Stichtag je Leistung

Je Leistung ein Schalter — Jahresabschluss, Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Lohnverrechnung und Sozialversicherung, Buchhaltung, Firmenbuch — jeweils mit letzter Periode, Übermittlungsdatum und der Feststellung, dass für spätere Perioden nicht eingestanden wird.

Anstehende Fristen

Was nach dem Stichtag fällig wird und wer es künftig wahrnimmt, mit dem Hinweis, dass die übernehmende Kanzlei eine eigene Fristenprüfung vornehmen sollte.

Vollmachten, Zustellvollmacht und Zugänge

Widerruf der Vollmachten nach Verfahren und Person, ausdrücklich einschließlich der Zustellvollmacht, weil eine Zustellung an die Kanzlei wirksam ist und Fristen auslöst; dazu Portalvertretungen, Softwarezugänge und Einziehungsaufträge.

Herausgabe der Unterlagen

Herausgabe der vom Klienten beigebrachten Unterlagen, Eigentum der Kanzlei an ihren Arbeitspapieren, Abholfrist und Vorankündigung vor Vernichtung.

Offenes Honorar (optional)

Offener Betrag und Zahlungsfrist, mit der Aussetzung der Tätigkeit als Weg und nicht dem Zurückbehalten der Klientenunterlagen, in einem eigenen Abschnitt.

Übergabe und Verschwiegenheitsbefreiung

Schriftliche Befreiung für die Abstimmung mit der übernehmenden Kanzlei, mit dem Hinweis, dass deren geldwäscherechtliche Identifizierung ihre eigene Pflicht ist.

Verschwiegenheit, Haftung und Recht

Fortbestand der Verschwiegenheit, unveränderte Fortgeltung der vereinbarten Haftungsbegrenzungen für bereits erbrachte Leistungen, österreichisches Recht.

Empfängerbestätigung

Unterschriftsblock, der die Befreiung und die Stichtage zu einer Vereinbarung macht und nicht zu einer einseitigen Behauptung.

Worauf es ankommt

Prüfen Sie die einbezogenen Auftragsbedingungen und, bei Streit, die Hinweise der Kammer.

• Zuerst die einbezogenen Auftragsbedingungen lesen

  Die Beendigung richtet sich nach Auftragsbestätigung und einbezogenen Bedingungen. Anders als in Deutschland, wo eine Kündigungsfrist nach der Rechtsprechung nur bei individueller Vereinbarung wirksam ist, und anders als in der Schweiz, wo das Recht zur jederzeitigen Beendigung als zwingend gilt, gibt es hier keinen entsprechenden Sonderbefund — die vereinbarte Frist gilt grundsätzlich.

  KSW — Mandatsverhältnis und Allgemeine Auftragsbedingungen

• Die Zustellvollmacht ausdrücklich löschen

  Ist eine Zustellvollmacht eingetragen, werden Erledigungen der Abgabenbehörde wirksam an die Kanzlei zugestellt und lösen Fristen aus, ohne dass der Klient davon erfährt. Der Widerruf muss die Abgabenbehörde erreichen; das Ende des Mandats bewirkt ihn nicht. Vollmachten sind zudem nach Verfahren und Person getrennt und einzeln zu widerrufen.

• Nicht zur Unzeit beenden

  Eine Beendigung soll nicht zur Unzeit erfolgen, also nicht so, dass der Klient sich nicht rechtzeitig um eine andere Betreuung kümmern kann. Laufende Erklärungs- und Meldefristen sind dabei zu berücksichtigen — was ein Beendigungsschreiben mit einer Fristenübersicht praktisch unentbehrlich macht.

• Verschwiegenheitsbefreiung für die Übergabe einholen

  Die Verschwiegenheitspflicht besteht nach Beendigung des Mandats fort. Für die Abstimmung mit der übernehmenden Kanzlei ist daher eine Befreiung durch den Klienten erforderlich; sie sollte schriftlich vorliegen, weil eine mündliche Zustimmung Monate später schwer zu belegen ist.

• Die Identifizierung der übernehmenden Kanzlei ist ihre eigene

  Wirtschaftstreuhänder unterliegen berufsrechtlichen Pflichten zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung. Die Identifizierung des Klienten und, soweit vorhanden, des wirtschaftlichen Eigentümers durch die übernehmende Kanzlei ist ihre eigene Pflicht, muss vor Begründung der neuen Geschäftsbeziehung abgeschlossen sein — einschließlich der Einsicht in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer — und lässt sich nicht vom Vorberater übernehmen.

• Die Aufbewahrungspflicht des Klienten respektieren

  Der Klient hat seine Bücher, Aufzeichnungen und Belege nach den für ihn geltenden unternehmens- und steuerrechtlichen Vorschriften aufzubewahren. Eine kurze Abholfrist mit anschließender Vernichtung kann Unterlagen beseitigen, die der Klient aufbewahren muss; die Vernichtung ist daher anzukündigen.

So erstellen Sie das Schreiben

1. Richtung wählen. Kündigung durch den Klienten oder Beendigung durch die Kanzlei. Davon hängen Anliegen, Bitten und Befreiungen ab.
2. Auftragsbedingungen prüfen. Welche Bedingungen sind einbezogen und welche Frist sehen sie vor? In Österreich gilt die vereinbarte Frist grundsätzlich, anders als beim deutschen Sonderbefund zu Fristen in Bedingungswerken.
3. Beteiligte und Beendigungsart eintragen. Absender, Empfänger, Datum, Aktenzeichen, sowie sofortige Beendigung oder Beendigung nach Abschluss benannter Restarbeiten.
4. Je Leistung den Stichtag setzen. Letzte bearbeitete Periode und Übermittlungsdatum. Anschließend die anstehenden Fristen auflisten.
5. Vollmachten und Zugänge benennen. Jede zu widerrufende Vollmacht nach Verfahren und Person, ausdrücklich die Zustellvollmacht, dazu Portalvertretungen, Softwarezugänge und Einziehungsaufträge.
6. Bestätigung unterschreiben lassen. Als Word- oder PDF-Datei herunterladen, mit Bitte um Unterschrift versenden und die unterschriebene Bestätigung aufbewahren — sie ist die Verschwiegenheitsbefreiung für die Übergabe.

Häufige Fragen

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