Kunstprojekt-Vorschlag Vorlage (Österreich)

Status: Angebot, Förderantrag oder Auftrag

Ein Kunstprojekt-Vorschlag ist in Österreich nicht automatisch ein Werkvertrag. Die Unterzeichnung kann nur den Empfang bestätigen, eine interne Budgetfreigabe dokumentieren oder bereits einen bindenden Auftrag auslösen. Das muss ausdrücklich gewählt werden.

Bei Förderstellen, öffentlichen Auftraggebern, Kulturhäusern und Schulen ist der Vorschlag oft Teil eines Dossiers. Neben dem künstlerischen Konzept gehören Finanzierungsplan, Eigenmittel, Zeitplan, Zielgruppe, Barrierefreiheit, Nachweise und Abrechnungspflichten dazu.

Die Vorlage hält deshalb Annahmewirkung, Projektstand, Freigabeweg und Folgevereinbarung auseinander. Dadurch wird ein Entwurf nicht versehentlich wie ein unterschriebener Produktionsvertrag behandelt.

Budget, Umsatzsteuer und Nachweise

Das Budget trennt Honorar, Material, Technik, Transport, Versicherung, Raummiete, Kommunikation, Dokumentation, Rechte, Fremdleistungen, Reisekosten, Umsatzsteuer und Reserven. Für Förderabrechnungen muss später nachvollziehbar sein, welche Position genehmigt und welche tatsächlich belegt wurde.

Die Vorlage fragt, ob Beträge brutto oder netto gemeint sind, welche Rechnungsdaten verwendet werden, wann Akonto und Schlusszahlung fällig sind und welche Belege für Fördergeber oder Auftraggeber aufbewahrt werden.

Ändern sich Materialpreise, Lieferanten, Ort oder Umfang, läuft das nicht automatisch als stilles Mehrwerk. Ein Änderungsblock ordnet Zusatzkosten, Fristverschiebung und neue Freigabe zu.

Urheberrecht, Werknutzung und Dokumentation

Das österreichische UrhG trennt das Urheberrecht selbst von Werknutzungsbewilligung und Werknutzungsrecht. Die Vorlage spricht deshalb nicht pauschal von Rechteübertragung, sondern fragt Medium, Dauer, Gebiet, Exklusivität, Bearbeitung, Credits, Archiv und Social-Media-Nutzung ab.

Bei Fotografien, Videos, Katalogtexten, Bühnenbildern, Sound, Workshopmaterialien und Dokumentation können mehrere Rechteketten nebeneinander bestehen. Jede Beteiligte Person, vom Fotografen bis zur ausführenden Künstlerin, braucht eine sichtbare Freigabe oder Beschränkung.

Für spätere Presse- oder Förderberichte ist besonders wichtig, ob die Dokumentationsbilder nur für Projektnachweis, nur für Presse oder auch für zukünftige Werbung verwendet werden dürfen.

Ort, Sicherheit und Veranstaltungspraxis

Österreichische Projekte hängen oft von Bundesland, Gemeinde, Schule, Museum, öffentlichem Raum oder privatem Veranstaltungsort ab. Zugang, Brandschutz, Technik, Aufsicht, Versicherung, Genehmigung, Lärm, Denkmalschutz und Haftung müssen einer verantwortlichen Partei zugeordnet werden.

Die Vorlage macht Ort, Aufbau, Abbau, Schlüssel, Aufsicht, Strom, Internet, Barrierefreiheit, Reinigung, Schäden, Notfallkontakt und Meldung von Vorfällen zu eigenen Feldern statt bloßen Randnotizen.

Bei Workshops oder partizipativen Formaten werden Teilnahmebedingungen, Erziehungsberechtigte, Bildnutzung und Datenschutz zusätzlich dokumentiert.

Personenbezogene Daten und Datenschutzverletzung

Anmeldelisten, Fotos, Feedbackbögen, Newsletter, Videoaufnahmen und Kontaktlisten können personenbezogene Daten enthalten. Die DSGVO verlangt Zweckbindung, Datenminimierung, Transparenz, Sicherheit und Speicherdauer.

Die österreichische Datenschutzbehörde beschreibt Data-Breach-Meldungen nach Art. 33 DSGVO: Verantwortliche melden Verletzungen möglichst binnen 72 Stunden, sofern ein Risiko für Rechte und Freiheiten nicht ausgeschlossen ist. Das Projekt sollte daher schon im Vorschlag wissen, wer Datenschutzkontakt ist.

Die Vorlage trennt öffentliche Kommunikation von internen Produktionsdaten. So landen Telefonnummern, Gesundheitsangaben, Minderjährigeninformationen oder interne Jury-Notizen nicht versehentlich in einem Presse- oder Förderpaket.

Absage, Verschiebung und Rechte nach Projektende

Kunstprojekte können durch Krankheit, Wetter, Ortssperre, fehlende Finanzierung, höhere Gewalt oder Budgetänderung scheitern. Die Vorlage regelt, welche Kosten trotzdem ersetzt werden, ob ein Ersatztermin gesucht wird und welche Materialien weiter genutzt werden dürfen.

Nach Projektende bleiben Fragen offen: Dokumentation, Archiv, Credits, Rückgabe von Leihgaben, Löschung von Teilnehmerdaten, Schlussrechnung, Förderbericht und Veröffentlichung von Ergebnissen. Diese Punkte werden als Abschlussliste geführt.

Das Ziel ist kein juristischer Formalismus, sondern ein Vorschlag, der nach Annahme tatsächlich ausführbar und später belegbar ist.

Förderabrechnung und Projektschluss

Viele österreichische Kunstprojekte enden nicht mit der Aufführung oder Ausstellung, sondern mit Abrechnung, Sachbericht, Foto- oder Pressematerial, Förderlogo-Nachweis und Belegsammlung. Die Vorlage enthält deshalb einen Abschlussblock für Nachweise, Restzahlung, Rechte am Dokumentationsmaterial und Frist zur Schlussabrechnung.

Für Auftraggeber ist wichtig, dass Projektänderungen vor der Durchführung freigegeben werden. Wenn ein zusätzlicher Workshop, ein anderer Ort oder neue Technik nötig wird, dokumentiert die Vorlage nicht nur den künstlerischen Grund, sondern auch Budgetfolge, Umsatzsteuerfolge und Zuständigkeit.

Bei Kooperationen mit Gemeinden, Schulen oder Kulturvereinen wird außerdem festgehalten, wer mit Teilnehmern kommuniziert, wer Einwilligungen verwaltet und wer bei Medienanfragen spricht.

Rechte nach Projektende

Nach Projektende möchten Künstler, Fördergeber und Auftraggeber oft dieselben Bilder verwenden. Die Vorlage verhindert Konflikte, indem sie Portfolio, Presse, Förderbericht, Website, Social Media, Archiv, Katalog und spätere Werbung getrennt beschreibt.

Eine einfache Zustimmung zu Dokumentation reicht dafür nicht. Nach österreichischem UrhG und DSGVO-Praxis sollte klar sein, ob Material nur zur Projektnachweisführung, redaktionell oder kommerziell genutzt werden darf.

Auch Rückgabe von Leihgaben, Entfernung von Installationen, Datenträgern, Rohdaten und nicht genutztem Material wird im Schlussdossier geführt.

Österreichische Dossier- und Nachweiskontrolle

Die österreichische Fassung arbeitet als Dossier, nicht als isolierter Text. Jede finale Version sollte Datum, Status, Verantwortliche, Anlagen, Freigabe, Quelle und Nachweis enthalten. Ohne diese Angaben kann später unklar bleiben, welche Fassung tatsächlich Grundlage für Vertrag, Beschluss, Presseversand oder Übergabe war.

Vor Unterzeichnung oder Versand sind Namen, Firmenbuchnummer, UID, Sitz, Beträge, Fristen, Vertretung, Anlagen, Quellen, personenbezogene Daten und Empfänger abzugleichen. Nicht gewählte Optionen sollten gelöscht werden, damit der finale Text nicht widersprüchlich bleibt.

Für digitale Bearbeitung gilt: DOCX-Änderungen nachvollziehbar halten, PDF-Endfassung unverändert archivieren, Empfang oder Unterschrift sichern und sensible Anlagen getrennt schützen. Das ist besonders wichtig bei Notariats-, Steuer-, Datenschutz-, Arbeits- oder Rechtefragen.

Bei Kunst- und Medienunterlagen muss die Rechtekette sichtbar sein: Urheber, ausübende Künstler, Fotograf, Produzent, Veranstalter, Fördergeber, Sponsor, Ort und abgebildete Personen. Medium, Dauer, Gebiet, Bearbeitung und Credits gehören in die Anlage.

Förder- oder Auftraggeberunterlagen sollten außerdem Budgetstand, Abrechnung, Eigenmittel, Belege, Publikumsziel, Barrierefreiheit, Ortsauflagen und Abschlussbericht verbinden.

Für Österreich ist außerdem die Ebene der Bundesländer wichtig. Ein Projekt in Wien, Tirol oder der Steiermark kann andere Förderlogik, Raumauflagen oder Kommunikationskanäle haben. Die Vorlage fragt deshalb Region, Ortsträger, zuständige Kontaktperson und führende Sprachfassung ab. Bei internationalen Partnern werden Währung, Gerichtsstand, Sprache und Rechteversion separat dokumentiert, damit die deutsche Arbeitsfassung nicht mit einer englischen Kurzfassung kollidiert.

Klausel für Klausel erklärt

Annahmestatus

Unterscheidet Entwurf, Förderantrag, Budgetfreigabe und Auftrag.

Projektkonzept

Beschreibt Werk, Ort, Publikum, Ergebnis und Grenzen.

Budget

Trennt Honorar, Umsatzsteuer, Kosten, Belege und Freigabe.

Werknutzung

Regelt Bewilligung, Recht, Medium, Dauer, Gebiet und Credits.

Ort

Ordnet Zugang, Sicherheit, Technik und Genehmigung zu.

Teilnehmerdaten

Begrenzt Fotos, Listen, Minderjährige und DSGVO-Daten.

Änderungen

Regelt Mehrkosten, Fristen und neue Freigabe.

Absage

Verteilt Kosten, Ersatztermin und Rechte nach Projektstopp.

Österreichische Checkliste

• Werknutzung genau begrenzen

  UrhG § 24 unterscheidet Werknutzungsbewilligung und Werknutzungsrecht; Umfang und Exklusivität müssen klar sein.

  UrhG § 24

• Übertragung von Werknutzungsrechten prüfen

  UrhG § 27 regelt die Übertragung von Werknutzungsrechten und Einwilligung bei Sondernachfolge.

  UrhG § 27

• DSGVO-Daten minimieren

  Teilnehmer- und Bilddaten brauchen Zweck, Rechtsgrundlage, Transparenz und Sicherheit.

  DSGVO Art. 5 und 32

• Data-Breach-Kontakt festlegen

  Bei Datenschutzverletzungen kann eine Meldung möglichst binnen 72 Stunden nötig sein.

  DSB Data-Breach-Verfahren

• Budget und Umsatzsteuer trennen

  Netto, brutto, Umsatzsteuer, Akonto, Schlussrechnung und Belege müssen eindeutig sein.

• Ort und Sicherheit zuweisen

  Aufbau, Technik, Versicherung, Genehmigung und Vorfallmeldung brauchen Verantwortliche.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Status wählen. Angeben, ob Entwurf, Förderantrag, Budgetfreigabe oder Auftrag vorliegt.
2. Projekt beschreiben. Konzept, Ort, Zeitplan, Team, Publikum, Ergebnis und Ausschlüsse eintragen.
3. Budget ausarbeiten. Honorar, Umsatzsteuer, Material, Technik, Reisen, Belege und Reserven trennen.
4. Rechte begrenzen. Werknutzung, Bilder, Credits, Archiv und Social Media konkret festlegen.
5. Dossier abschließen. Anlagen, Freigaben, Datenschutzkontakt und Version sichern.

Häufige Fragen

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