Vorlage Reisekostenabrechnung
Eine kostenlose Vorlage für die Reisekostenabrechnung, um Reisekosten aufzuschlüsseln und den Erstattungsbetrag zu ermitteln.
- Rechnungslegungsstandard
- HGB
- Geschäftsjahr
- Kalenderjahr (Standard); ein abweichendes Geschäftsjahr ist möglich
- Währung
- EUR (€)
- Einreichung bei
- Unternehmensregister (Bundesanzeiger)
| Betrag | |
|---|---|
| Fahrtkosten | 320 € |
| Übernachtungskosten | 450 € |
| Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen) | 168 € |
| Öffentliche Verkehrsmittel vor Ort | 60 € |
| Reisenebenkosten | 85 € |
| Sonstiges | 40 € |
| Zu erstattender Gesamtbetrag | 1.123 € |
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So füllen Sie eine Reisekostenabrechnung aus
Die Reisekostenabrechnung schlüsselt die Kosten einer Geschäftsreise auf und ermittelt den Betrag, der einem Mitarbeiter oder Geschäftsführer erstattet wird. Sie ist eines der am häufigsten genutzten Formulare im laufenden Geschäftsbetrieb, besonders bei Außendienst- und Vertriebstätigkeiten.
Eine saubere Aufschlüsselung nach Kategorien erleichtert nicht nur die interne Genehmigung, sondern auch den Nachweis gegenüber dem Finanzamt, falls die Kosten steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung ist eine Aufstellung der im Rahmen einer Geschäftsreise entstandenen Kosten, gegliedert nach Kategorien wie Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, mit einer Gesamtsumme für die Erstattung. Sie wird üblicherweise von der reisenden Person ausgefüllt und anschließend von der Buchhaltung oder Vorgesetzten geprüft und freigegeben.
Was gehört hinein
- Fahrtkosten — Kosten für die Anreise, etwa Bahn, Flug oder Kilometergeld für das eigene Fahrzeug.
- Übernachtungskosten — Hotel- oder sonstige Unterkunftskosten während der Reise.
- Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen) — die pauschalen Sätze für zusätzliche Verpflegungskosten während der Abwesenheit.
- Öffentliche Verkehrsmittel vor Ort — Kosten für Taxi, Bus oder Bahn am Zielort.
- Reisenebenkosten — kleinere Ausgaben wie Parkgebühren oder Gepäckaufbewahrung.
- Sonstiges — weitere reisebedingte Ausgaben, die keiner anderen Kategorie zugeordnet sind.
- Zu erstattender Gesamtbetrag — die Summe aller Kategorien, die dem Reisenden erstattet wird.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Tragen Sie zunächst die Fahrtkosten für An- und Abreise ein, einschließlich Kilometergeld, falls ein eigenes Fahrzeug genutzt wurde.
- Erfassen Sie die Übernachtungskosten anhand der Hotelrechnung.
- Tragen Sie den Verpflegungsmehraufwand anhand der geltenden Pauschalen für die Abwesenheitsdauer ein.
- Erfassen Sie Kosten für öffentliche Verkehrsmittel vor Ort sowie Reisenebenkosten wie Parkgebühren.
- Ergänzen Sie sonstige Ausgaben, die keiner anderen Kategorie zugeordnet werden können.
- Prüfen Sie den automatisch berechneten Gesamtbetrag auf Plausibilität.
- Fügen Sie Belege für alle Positionen bei, bei denen kein Pauschalsatz verwendet wird.
- Reichen Sie die Abrechnung zur Prüfung und Freigabe bei der Buchhaltung oder den Vorgesetzten ein.
Besonderheiten in Deutschland
Für den Verpflegungsmehraufwand gelten feste, vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichte Pauschalen je nach Abwesenheitsdauer und Reiseland, die ohne Einzelbelege angesetzt werden können. Für alle übrigen Positionen wie Fahrt- und Übernachtungskosten sind grundsätzlich Belege erforderlich, um die Kosten steuerlich als Betriebsausgaben anzuerkennen.
Erstattete Reisekosten sind für Arbeitnehmer im Rahmen der steuerlichen Pauschalen regelmäßig lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei; werden höhere Beträge erstattet, kann der übersteigende Teil steuer- und beitragspflichtig werden.