Erstellen Sie sofort eine professionelle Spesenabrechnung. Kostenlos, privat und nur in Ihrem Browser gespeichert – ohne Anmeldung, Upload, Werbung oder Wasserzeichen.
Ihre Spesendaten bleiben auf diesem Gerät. PDF-, Excel- und CSV-Dateien werden lokal im Browser erzeugt.
Abrechnungsart
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Abrechnende Person
Abrechnungsdaten
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Ausgaben
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Germany
Spesenabrechnung
Unternehmensname
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Unternehmensanschrift
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USt-IdNr. / Steuernummer
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Name der abrechnenden Person
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Personal- oder Auftragnehmernummer
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Abrechnungsnummer
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Abrechnungsdatum
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Zeitraum von
Nicht angegeben
Zeitraum bis
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Kostenstelle / Projekt
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Genehmigende Person
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Ausgaben
Datum
Kategorie
Beschreibung
Betrag
Nicht angegeben
Reisekosten
Nicht angegeben
0,00 €
Lokal erstellt mit i24app.com
Die Referenzsätze dienen der Orientierung. Prüfen Sie Anspruch, Höchstbeträge und betriebliche Reiserichtlinie.
Spesenabrechnung als Excel, PDF oder Word
Format
Geeignet für
Grenzen
Online-Generator
Automatische Summen, Vorsteuer, Währungen, Kilometer und Pauschalen.
Der Export muss mit den Belegen archiviert werden.
Excel
Buchhaltung, Kostenstellen und größere Mengen.
Formeln und Dateiversionen können verändert werden.
PDF
Freigabe und unveränderbarer Prüfpfad.
Korrekturen erfordern eine neue Version.
Word
Ausführliche Begründung eines Sonderfalls.
Schwache Berechnungs- und Vorsteuerkontrolle.
Spesenabrechnung und Reisekosten richtig erstellen
Eine Spesenabrechnung dokumentiert beruflich veranlasste Ausgaben und den Erstattungsanspruch eines Mitarbeiters. Sie verbindet jeden Betrag mit Reiseanlass, Kostenstelle, Beleg, Zahlungsart und Genehmigung und trennt Auslagen von bereits durch das Unternehmen bezahlten Kosten.
Der kostenlose Generator arbeitet vollständig im Browser. Es gibt keine Anmeldung, keine Werbung, keinen Beleg-Upload und kein Wasserzeichen; PDF, Excel und CSV entstehen sofort auf Ihrem Gerät.
Notwendige Angaben und Nachweise
Erfassen Sie Unternehmen und Steuernummer, Mitarbeiter, Abrechnungsnummer und Zeitraum, Reiseziel, Anlass, Kostenstelle und Genehmigenden. Jede Position benötigt Datum, Anbieter, Leistungsbeschreibung, konkreten betrieblichen Zweck, Belegnummer, Betrag, Währung, Zahlungsart und Umsatzsteuerangaben.
Ein Konto- oder Kartenauszug belegt die Zahlung, ersetzt aber regelmäßig nicht die Rechnung oder den Kleinbetragsbeleg. Firmenkartenzahlungen werden als vom Unternehmen bezahlt markiert und dürfen nicht noch einmal an den Mitarbeiter erstattet werden.
Trennen Sie private Anteile aus gemischten Ausgaben.
Bewahren Sie Originalwährung und verwendeten Wechselkurs auf.
Ordnen Sie jeder Zeile einen eindeutigen Beleg zu.
Dokumentieren Sie bei Fahrten Datum, Strecke, Anlass und Kilometer.
Vorsteuer aus Reisekosten
Der Regelsteuersatz beträgt 19%, der ermäßigte Satz 7%. Übernehmen Sie den auf dem ordnungsgemäßen Beleg ausgewiesenen Satz. Der Vorsteuerabzug setzt insbesondere eine unternehmerische Verwendung, einen geeigneten Beleg und das Fehlen eines gesetzlichen Ausschlusses voraus.
Bewirtung, Geschenke, private Mitveranlassung und bestimmte Fahrzeugkosten benötigen eine gesonderte Prüfung. Die im Generator ausgewiesene Vorsteuer ist ein Kontrollwert für die Buchhaltung und keine automatische Abzugsentscheidung.
Kilometer- und Verpflegungspauschalen 2026
Für berufliche Auswärtstätigkeiten können bei Nutzung des eigenen Kraftwagens 0,30 € je gefahrenem Kilometer und bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen 0,20 € je Kilometer angesetzt werden. Diese Reisekostenpauschale ist nicht mit der Entfernungspauschale für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte zu verwechseln.
Für eine eintägige Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie für An- und Abreisetage beträgt die Verpflegungspauschale 14 €. Für volle 24 Stunden sind es 28 €. Gestelltes Frühstück kürzt um 20% der vollen Tagespauschale, Mittag- und Abendessen jeweils um 40%.
In fünf Schritten zur fertigen Abrechnung
Wählen Sie Detail-, Kilometer- oder Verpflegungsvorlage.
Füllen Sie die Kopfdaten aus und erfassen Sie jeden Beleg einzeln.
Prüfen Sie Umsatzsteuer, Währung, Zahler und Reiseanlass.
Berechnen Sie Kilometer und Pauschalen und ziehen Sie Vorschüsse ab.
Archivieren Sie das freigegebene PDF und übergeben Sie Excel/CSV an die Buchhaltung.
Belege acht Jahre aufbewahren
Buchungsbelege sind nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre geordnet aufzubewahren. Andere steuerlich relevante Unterlagen können sechs und Bücher oder Abschlüsse zehn Jahre benötigen. Die Frist beginnt regelmäßig mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Elektronisch archivierte Unterlagen müssen verfügbar, lesbar und auswertbar bleiben.
