Stundenzettel Vorlage (Deutschland)

Was ein Stundenzettel ist und wofür er heute schon Pflicht ist

Ein Stundenzettel ist die tägliche Aufzeichnung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen. Er ist die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung und der Nachweis, dass die gesetzlichen Höchstgrenzen der Arbeitszeit eingehalten werden.

Die Pflicht zur Zeiterfassung ist keine Zukunftsfrage: Das BAG hat bereits 2022 entschieden, dass § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Ein sorgfältig geführter Stundenzettel erfüllt diese Pflicht schon heute.

Rechtliche Anforderungen nach ArbZG und MiLoG

Die werktägliche Arbeitszeit beträgt 8 Stunden und darf auf 10 Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt von 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt zusätzlich die Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden.

§ 17 MiLoG schreibt für Minijobs sowie die in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen (Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung u.a.) die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen vor, aufzubewahren für zwei Jahre.

Der Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes — zuletzt im Juni 2026 in Diskussion — sieht die grundsätzlich elektronische Erfassung vor, mit Papieraufzeichnungen nur noch in Ausnahmefällen. Bis zum Inkrafttreten bleibt eine sorgfältig geführte Vorlage wie diese vollständig ausreichend.

• Name des Arbeitnehmers
• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Lage und Dauer der Ruhepausen
• Über 8 Stunden hinausgehende Arbeitsstunden (§ 16 Abs. 2 ArbZG)

Stundenzettel richtig führen: Schritt für Schritt

1. 1

   Name und Arbeitgeber eintragen

   Erfassen Sie oben den Namen des Arbeitnehmers und den Betrieb.

2. 2

   Zeitraum wählen

   Wählen Sie wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich, passend zur Lohnabrechnung. Für Minijobs empfiehlt sich die monatliche Ansicht, da § 17 MiLoG monatlich zu erfüllende Fristen vorsieht.

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   Arbeitsbeginn und -ende eintragen

   Tragen Sie für jeden Arbeitstag Beginn und Ende ein. Nachtschichten über Mitternacht werden automatisch korrekt zugeordnet.

4. 4

   Pause prüfen oder anpassen

   Ab 6 Stunden wird eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschlagen, ab 9 Stunden mindestens 45 Minuten — nach § 4 ArbZG. Passen Sie den Wert bei Abweichungen an.

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   Überstunden und Warnungen kontrollieren

   Der Stundenzettel berechnet Überstunden über die 8-Stunden-Grenze automatisch und warnt bei mehr als 10 Stunden Tagesarbeitszeit oder Überschreitung des 24-Wochen-Durchschnitts.

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   Herunterladen oder drucken

   Laden Sie den Stundenzettel als Excel mit aktiven Formeln oder als PDF herunter, oder drucken Sie ihn für die Unterschrift aus.

Wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich — welcher Zeitraum passt?

Die wöchentliche Ansicht eignet sich für Branchen mit häufig wechselnden Schichten, etwa Gastronomie oder Bau, wo Überstunden laufend im Blick bleiben müssen.

Die monatliche Ansicht passt am besten zur Lohnabrechnung und ist für Minijobs nach § 17 MiLoG besonders sinnvoll, weil die Aufzeichnungsfrist von sieben Tagen ohnehin laufend eingehalten werden muss.

Bei Gleitzeitmodellen mit längerem Ausgleichszeitraum kann es sinnvoll sein, mehrere Monatsstundenzettel aufzubewahren, um den 24-Wochen-Durchschnitt nachvollziehen zu können.

Deutsche Besonderheiten, die viele Vorlagen übersehen

Viele kostenlose Stundenzettel-Vorlagen online erwähnen die BAG-Entscheidung von 2022 gar nicht und stellen die Zeiterfassungspflicht als reine Zukunftsfrage der geplanten Gesetzesreform dar — tatsächlich besteht die Pflicht bereits seit 2022.

Die besonderen Anforderungen des § 17 MiLoG für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG (Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft u.a.) werden von generischen Vorlagen fast nie separat behandelt, obwohl die Aufzeichnungsfrist von sieben Tagen strenger ist als die allgemeine Regel.

Die kommende Novelle des Arbeitszeitgesetzes zur grundsätzlich elektronischen Erfassung wird von den meisten Anbietern entweder ignoriert oder als bereits geltendes Recht falsch dargestellt — der tatsächliche Stand ist ein Referentenentwurf ohne bestätigtes Inkrafttretungsdatum.