Формуляр за Заявка за Одобрение (България)

Обновено на 10 август 2026 г.

Формулярът за одобрение документира, че някой е поискал разрешение да обвърже организацията, и че определено лице е взело решение по това искане. Прилага се за поръчки и разходи, но и за одобрения, които никога не достигат до счетоводна система: одобряване на документ преди публикуване, предоставяне на достъп до система, търговска отстъпка, отпуск, или еднократно изключение от съществуваща политика. Стойността не е в самия подпис, а в това, че заявката, обосновката й, компетентността, в рамките на която е взето решението, и евентуалните условия остават събрани на едно, търсимо място.

Този образец заменя изходна страница без никакво съдържание отвъд заглавие. Изграден е около онова, от което вътрешният контрол реално се нуждае: определен тип заявка, сума, свързана с бюджетен код, одобряващо лице със собствена компетентност, решение, което може да бъде условно, и период на съхранение, който надживява електронното писмо, в което е създадена заявката.

Попълнени са 2 от 14 полета

Докоснете маркирано поле в документа по-долу и пишете направо в него.Безплатно — без регистрация и без воден знак

Формуляр за Заявка за Одобрение

Референтен номер:
Дата на подаване:
Тип на заявката:
Заявител:: ,

1. Заявката

Обосновка:

2. Финансови Данни

Сума:
Бюджетен код:

По изборВключва декларация за разделение на отговорностите

Одобряващият потвърждава, че не е самият заявител и няма личен интерес в резултата от настоящата заявка.

3. Решение

Одобряващ:: ,
Решение:
Дата на решението:

Заявката се одобрява съгласно съдържанието й, в рамките на компетентността на одобряващия, посочена по-горе.

По изборИзисква изрична договорка за равностойност на електронния подпис

4. Съхранение

Настоящото одобрение се съхранява за период от , заедно с посочената по-горе документация, така че решението, обосновката му и евентуалните условия да могат да бъдат възстановени по-късно.

Заявител

Дата:

Одобряващ

Дата:

Електронният подпис получава силата на саморъчен подпис само по договорка между страните

Законът за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ), чл. 13, определя три степени: обикновен електронен подпис по смисъла на чл. 3, т. 10 от Регламент (ЕС) № 910/2014 (ал. 1); усъвършенстван електронен подпис по чл. 3, т. 11 от Регламента (ал. 2); и квалифициран електронен подпис по чл. 3, т. 12 от Регламента (ал. 3). Ал. 4 съдържа решаващото правило: правната сила на обикновения електронен подпис и на усъвършенствания електронен подпис е равностойна на тази на саморъчния подпис, когато това е уговорено между страните.

Това е седми, самостоятелен модел в тази серия — не функционален тест за еквивалентност, вграден в общия гражданския кодекс, не тест за надеждност, не диференцирано задължение според насрещната страна, и не условна скала на валидност, а чисто договорна порта: обикновеният и усъвършенстваният подпис получават силата на саморъчен подпис само ако страните изрично са се уговорили за това. Квалифицираният електронен подпис, за разлика от тях, получава автоматична равностойност директно по силата на Регламент (ЕС) № 910/2014, без нужда от отделна уговорка между страните.

Какво означава това на практика за вътрешен формуляр

За повечето вътрешни одобрения — разход, отпуск, достъп до система — въпросът не е дали одобрението ще трябва някога да бъде доказвано в съда, а дали организацията по-късно може със сигурност да възстанови кой е одобрил какво, кога и при какви условия. Обикновен електронен подпис или дори отговор по електронна поща работи достатъчно добре за повечето такива случаи, стига организацията да поддържа собствена, вътрешна договорка или политика, че такива одобрения се приемат с равностойна сила.

За одобрения със значими правни или финансови последици — договор с трета страна, задължение, надхвърлящо финансовата година, промяна на условия на труд — си заслужава изрично да се уговори между страните равностойността на обикновения или усъвършенствания подпис, или да се използва квалифициран електронен подпис, който получава тази сила автоматично, без нужда от отделна уговорка.

Ръководство за Полетата

Референтен номер и дата: Уникален референтен номер, който прави одобрението търсимо от фактура, досие или договорен документ.
Тип на заявката: Поръчка или нов доставчик, разход, одобрение на документ, отпуск, достъп до система, или отстъпка и изключение.
Описание и обосновка: Какво се иска, защо, и какво се случва при отказ — обосновката е онова, което по-късен контрол действително ще прочете.
Сума и бюджетен код: Сумата и бюджетният код, засегнат от заявката, важни, когато компетентността на одобряващия зависи от размера на сумата.
Одобряващо лице и компетентност: Лицето, което решава, длъжността и компетентността му за тази категория, с автоматично препращане към по-високо ниво при надхвърляне.
Разделение на отговорностите: Потвърждение, че одобряващият не е самият заявител и няма личен интерес в резултата.
Решение, условия и обосновка: Одобрено, одобрено условно, отказано или препратено, с условията и мотивите, записани в самия документ.
Договорка за електронен подпис: Изрична уговорка между страните за равностойност на обикновен или усъвършенстван електронен подпис, когато одобрението има значими последици.

Как трябва да бъде изготвен този контрол

Вътрешен документ без собствена формална задължителност, но няколко негови елемента имат директни правни или ревизионни последици.

Уговорете изрично равностойността на електронния подпис, когато е важно
Чл. 13, ал. 4 ЗЕДЕУУ прави обикновения и усъвършенстваният електронен подпис равностойни на саморъчен само по изрична договорка между страните. Без такава договорка, силата им зависи от свободната преценка на онзи, който ги разглежда по-късно.
ЗЕДЕУУ, чл. 13
Разделете заявка, одобрение и плащане
Заявителят не следва да одобрява собствената си заявка, нито да разпорежда плащането. Където много малка структура прави това невъзможно, препратете заявката към отговорно лице, вместо да се откажете от разделението.
Съответствайте компетентността на одобряващия със сумата
Запишете длъжността и компетентността на одобряващия, и препратете автоматично към втори одобряващ, ако сумата я надхвърля.
Документирайте условията на условно одобрение
Условия, договорени устно или по електронна поща, трудно се доказват по-късно. Запишете ги в самия формуляр.
Ограничете личните данни, събирани във формуляра
Общият регламент за защита на данните изисква събираните данни да бъдат подходящи, свързани и ограничени до необходимото за целта. Не искайте медицински данни за отпуск или личен адрес за достъп до система, ако решението не се нуждае от тях.

Как да използвате този формуляр за одобрение

Изберете тип на заявката. Поръчка, разход, одобрение на документ, отпуск, достъп до система, или отстъпка и изключение.
Опишете и обосновете заявката. Запишете какво се иска, защо е необходимо, и какво се случва при отказ.
Запишете сума и бюджетен код. Отбележете сумата и бюджетния код, засегнат от заявката.
Препратете към подходящото одобряващо лице. Определете одобряващия и компетентността му, с втори одобряващ, ако сумата я надхвърля.
Запишете решението и съхранете формуляра. Изберете одобрено, одобрено условно, отказано или препратено, определете период на съхранение, и запазете документа.

Често Задавани Въпроси

Какво трябва да съдържа поне един формуляр за одобрение?

Уникален референтен номер, заявителя и датата на подаване, какво се иска и защо, сумата и бюджетния код, документацията, видяна от одобряващия, одобряващото лице с длъжност и компетентност, решението с евентуални условия, и датата на решението.

Има ли обикновен електронен подпис същата сила като саморъчен подпис в такъв формуляр?

Само ако страните са се уговорили за това. Съгласно чл. 13, ал. 4 ЗЕДЕУУ обикновеният и усъвършенстваният електронен подпис получават сила на саморъчен подпис единствено по изрична договорка между страните; без такава договорка тази сила не е автоматична.

Може ли квалифициран електронен подпис да замести уговорката за равностойност?

Да. Квалифицираният електронен подпис получава автоматична равностойност на саморъчен подпис директно по силата на Регламент (ЕС) № 910/2014, без нужда от отделна договорка между страните.

Може ли заявителят сам да одобри собствената си заявка?

Трябва да се избягва. Разделението на заявка, одобрение и плащане е основният контрол срещу грешки и злоупотреби. В много малка структура препратете заявката към отговорно лице, вместо да премахнете това разделение.

Как да третирам условно одобрение?

Изберете опцията одобрено условно и запишете условията във формуляра — лимит на разхода, правна проверка преди подписване, или период на изпитание с дата за преразглеждане. Условия, съществуващи само в електронно писмо, обикновено не преживяват следващото подновяване.

Колко дълго трябва да съхранявам такива одобрения?

Зависи от какво точно доказва одобрението — одобрение зад договор или разход с данъчно значение обикновено се съхранява толкова дълго, колкото и съответното досие, докато текущо вътрешно потвърждение може да се съхранява за по-кратък период.

Свързани образци

Правна информация

Този образец и това ръководство имат общ информационен характер и не представляват правен съвет. Правилата за обществени поръчки, субсидии или специфични отрасли могат да налагат допълнителни изисквания за одобрение и документиране, отвъд този вътрешен формуляр.