Присъствена форма (отчитане на работното време)

Какво е присъствена форма и за какво служи

Присъствената форма е ежедневният запис на действително отработените часове на всеки работник или служител — началото и края на работния ден, почивките и извънредния труд. Тя е основата за правилното изчисляване на трудовото възнаграждение и за доказване на спазването на законовите ограничения на работното време.

За разлика от график за работа, който показва планираните смени, присъствената форма отразява какво действително се е случило и е документът, който Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“ ще поиска при проверка.

Законови изисквания за отчитане на работното време

Нормалната продължителност на работното време е 8 часа дневно и 40 часа седмично при 5-дневна работна седмица (чл. 136 КТ). Извънредният труд е по принцип забранен и се допуска само в изрично изброените в закона случаи.

Работодателят е длъжен да води специална книга за отчитане на извънредния труд съгласно Наредбата за работното време, почивките и отпуските — отделно от общата присъствена форма.

Извънредният труд не може да надвишава 6 часа дневен труд през една календарна седмица, 30 часа през един календарен месец и общо 150 часа за една календарна година.

• Име на работника или служителя и длъжност
• Дата на всеки работен ден
• Начало и край на работното време
• Продължителност на почивките
• Извънреден труд, вписан отделно в специалната книга
• Работа през почивни дни и официални празници

Как да попълните присъствената форма

1. 1

   Въведете имена

   Попълнете името на работника или служителя и работодателя в горната част на формата.

2. 2

   Изберете период

   Изберете седмичен или месечен период според това как се извършва изчисляването на трудовото възнаграждение във вашето предприятие. Месечният период съответствува най-добре на изчисляването на заплатите.

3. 3

   Въведете начало и край на работния ден

   За всеки работен ден въведете точния час на начало и край. При смени, преминаващи през полунощ, инструментът автоматично разпознава, че краят на смяната е на следващия ден.

4. 4

   Проверете или коригирайте почивката

   При работен ден над 6 часа системата автоматично предлага почивка от най-малко 30 минути. Коригирайте стойността, ако действителната почивка е различна.

5. 5

   Прегледайте извънредния труд и предупрежденията

   Формата изчислява извънредния труд автоматично над 8 часа дневно и предупреждава при доближаване на месечния лимит от 30 часа или годишния лимит от 150 часа.

6. 6

   Изтеглете или разпечатайте

   Изтеглете попълнената форма като Excel файл с активни формули или като PDF, или я разпечатайте за подпис.

Седмичен или месечен период — кой да изберете

Седмичният период е полезен в сектори с чест извънреден труд, където лимитът от 6 часа седмично трябва да се следи отблизо.

Месечният период съответствува най-добре на изчисляването на трудовото възнаграждение и е обичайната форма, представяна при проверка от Инспекцията по труда.

Независимо от избрания период, извънредният труд трябва да се следи и по месечния лимит от 30 часа и годишния лимит от 150 часа.

Български особености, които липсват в повечето готови образци

Повечето безплатни образци онлайн са статични PDF или Word документи без автоматично изчисление — тази форма е първият интерактивен инструмент, който автоматично изчислява извънредния труд според българските ограничения.

Специалната книга за извънреден труд се пропуска почти навсякъде, въпреки че законът я изисква отделно от общата присъствена форма.

Отчитането в евро вместо в лева е нова реалност след въвеждането на еврото и все още не е застъпена в наличните образци онлайн.