Genehmigungsantrag (Schweiz)

Aktualisiert am 11. August 2026

Ein Genehmigungsformular dokumentiert, dass jemand um eine Befugnis gebeten hat, die Organisation zu binden, und dass eine bestimmte Person darüber entschieden hat. Das betrifft Bestellungen und Ausgaben, aber ebenso Freigaben, die nie in einer Buchhaltung landen: die Freigabe eines Dokuments vor Veröffentlichung, die Vergabe eines Systemzugriffs, ein Rabatt, Ferien, oder eine einmalige Ausnahme von einer geltenden Richtlinie.

Diese Vorlage ersetzt eine Quellseite ohne anderen Inhalt als einen Titel. Sie ist um das aufgebaut, was interne Kontrolle tatsächlich braucht: eine bestimmte Art des Antrags, einen Betrag mit Budgetcode, eine genehmigende Person mit eigener Kompetenz, einen allenfalls bedingten Entscheid, und eine Aufbewahrungsfrist, die die E-Mail überlebt, in der der Antrag entstanden ist.

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Genehmigungsantrag

Referenznummer:
Einreichungsdatum:
Art des Antrags:
Antragstellerin:: ,

1. Der Antrag

Begründung:

2. Wirtschaft

Betrag:
Budgetcode:

OptionalEnthält Erklärung zur Aufgabentrennung

Die genehmigende Person bestätigt, nicht selbst die antragstellende Person zu sein und kein persönliches Interesse am Ausgang dieses Antrags zu haben.

3. Entscheid

Genehmigende Person:: ,
Entscheid:
Datum des Entscheids:

Der Antrag wird gemäss seinem Inhalt genehmigt, innerhalb der oben angegebenen Kompetenz der genehmigenden Person.

OptionalErfordert qualifizierte elektronische Signatur

4. Aufbewahrung

Diese Genehmigung wird während zusammen mit der oben genannten Dokumentation aufbewahrt, damit der Entscheid, seine Begründung und allfällige Bedingungen später rekonstruiert werden können.

Antragstellerin

Datum:

Genehmigende Person

Datum:

ZertES: ein eigenständiges Schweizer Regime, nicht eIDAS

Anders als in den EU- und EEA-Ländern dieser Serie beruht die Schweizer Regelung nicht auf einer Übernahme der eIDAS-Verordnung, weder direkt noch über einen Beitritt zum Europäischen Wirtschaftsraum, dem die Schweiz seit der Volksabstimmung von 1992 nicht angehört. Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03) ist ein vollständig eigenständiges, autonomes Schweizer Gesetz. Es verwendet zwar dieselbe dreistufige Einteilung wie eIDAS — einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur —, verlangt aber zusätzlich, dass die qualifizierte elektronische Signatur mit einem qualifizierten Zeitstempel verbunden ist, damit sie der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist, jf. Art. 14 Abs. 2bis OR.

Ohne besonderes Abkommen gilt keine gegenseitige Anerkennung: eine unter ausländischem Recht qualifizierte elektronische Signatur gilt in der Schweiz nicht automatisch als qualifiziert, und umgekehrt gilt eine Schweizer qualifizierte Signatur im Ausland nicht automatisch als solche. Der Bundesrat hat erst im Januar 2025 dem UVEK und dem EDA den Auftrag gegeben, ein Verhandlungsmandat mit der EU zur gegenseitigen Anerkennung elektronischer Signaturen zu entwickeln — ein Auftrag, der selbst beweist, dass eine solche Anerkennung heute noch nicht besteht.

Was das für ein internes Formular praktisch bedeutet

Für die meisten internen Genehmigungen — eine Ausgabe, Ferien, ein Systemzugriff — stellt sich nicht die Frage, ob die Genehmigung je vor Gericht bewiesen werden muss, sondern ob die Organisation später mit Sicherheit rekonstruieren kann, wer was wann und unter welchen Bedingungen genehmigt hat. Die meisten internen Vereinbarungen unterliegen keiner gesetzlichen Formvorschrift, sodass eine einfache Unterschrift, eine elektronische Signatur oder sogar eine E-Mail-Antwort in den meisten solchen Fällen ausreicht.

Für Genehmigungen mit erheblichen rechtlichen oder wirtschaftlichen Folgen — eine Vereinbarung mit einer Drittperson, eine Verpflichtung über das Geschäftsjahr hinaus, eine Änderung von Arbeitsbedingungen — ist es dennoch klug, eine qualifizierte elektronische Signatur samt qualifiziertem Zeitstempel zu verwenden, die ein allfälliges gesetzliches Formerfordernis nach Art. 14 Abs. 2bis OR stets erfüllt, ohne dass eine gesonderte Vereinbarung darüber nötig wäre.

Übersicht über die Felder

Referenznummer und Datum: Eine eindeutige Referenznummer, die die Genehmigung aus einer Rechnung, einem Ordner oder einem Vertragsdokument auffindbar macht.
Art des Antrags: Bestellung oder neue Lieferantin, Ausgabe, Dokumentfreigabe, Ferien, Systemzugriff, oder Rabatt und Ausnahme.
Beschreibung und Begründung: Was beantragt wird, warum, und was bei Ablehnung geschieht.
Betrag und Budgetcode: Der Betrag und der zugehörige Budgetcode, wichtig, wenn die Kompetenz der genehmigenden Person vom Betrag abhängt.
Genehmigende Person und Kompetenz: Die entscheidende Person, ihre Funktion und Kompetenz, mit automatischer Weiterleitung an eine höhere Stufe bei Überschreitung.
Aufgabentrennung: Bestätigung, dass die genehmigende Person nicht selbst die Antragstellerin ist und kein persönliches Interesse am Ausgang hat.
Qualifizierte elektronische Signatur: Erforderlich bei erheblichen Folgen, um dieselbe Rechtswirkung wie eine eigenhändige Unterschrift sicherzustellen, jf. Art. 14 Abs. 2bis OR.

Wie diese Kontrolle ausgestaltet werden sollte

Ein internes Dokument ohne eigene gesetzliche Formvorschrift, dessen Elemente aber unmittelbare rechtliche oder kontrollmässige Folgen haben können.

Verwende die qualifizierte elektronische Signatur nach ZertES, nicht nach eIDAS
Die Schweizer Regelung ist ein eigenständiges Gesetz und nicht mit eIDAS gegenseitig anerkannt, sofern kein besonderes Abkommen besteht.
Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES), SR 943.03
Trenne Antrag, Genehmigung und Zahlung
Die antragstellende Person sollte den eigenen Antrag nicht selbst genehmigen und nicht selbst über die Zahlung entscheiden.
Passe die Kompetenz der genehmigenden Person dem Betrag an
Gib Funktion und Kompetenz an, und leite bei Überschreitung automatisch an eine andere genehmigende Person weiter.
Dokumentiere die Bedingungen einer bedingten Genehmigung
Mündlich oder per E-Mail vereinbarte Bedingungen sind später schwer zu beweisen; halte sie im Formular selbst fest.

So verwendest du dieses Genehmigungsformular

Art des Antrags wählen. Bestellung, Ausgabe, Dokumentfreigabe, Ferien, Systemzugriff, oder Rabatt und Ausnahme.
Antrag beschreiben und begründen. Gib an, was beantragt wird, warum es nötig ist, und was bei Ablehnung geschieht.
Betrag und Budgetcode angeben. Notiere den Betrag und den zugehörigen Budgetcode.
An die richtige Stelle senden. Bestimme die genehmigende Person und Kompetenz, mit einer anderen Person bei Überschreitung.
Entscheid festhalten und Formular aufbewahren. Wähle genehmigt, bedingt genehmigt, abgelehnt oder weitergeleitet, lege die Aufbewahrungsfrist fest und speichere das Dokument.

Häufig Gestellte Fragen

Ist eine Schweizer qualifizierte elektronische Signatur in der EU automatisch gültig?

Nein. Ohne besonderes Abkommen besteht keine gegenseitige Anerkennung zwischen der Schweizer ZertES-Signatur und einer eIDAS-Signatur.

Beruht die Schweizer Regelung auf eIDAS?

Nein. Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) ist ein eigenständiges, autonomes Schweizer Gesetz und keine Übernahme der EU-Verordnung.

Was braucht eine qualifizierte elektronische Signatur zusätzlich in der Schweiz?

Sie muss mit einem qualifizierten Zeitstempel verbunden sein, damit sie nach Art. 14 Abs. 2bis OR der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist.

Braucht ein internes Genehmigungsformular eine bestimmte Unterschriftsform?

Oft nicht. Die meisten internen Vereinbarungen unterliegen keiner gesetzlichen Formvorschrift; nur wo das Gesetz selbst eine Form verlangt, erfüllt die qualifizierte elektronische Signatur dieses Erfordernis stets.

Kann die antragstellende Person den eigenen Antrag genehmigen?

Das sollte vermieden werden. Die Aufgabentrennung zwischen Antrag, Genehmigung und Zahlung ist die wichtigste Kontrolle gegen Fehler und Missbrauch.

Rechtlicher Hinweis

Diese Vorlage und diese Anleitung dienen nur der allgemeinen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Vorschriften zum öffentlichen Beschaffungswesen oder zu einzelnen Branchen können zusätzliche Anforderungen an Genehmigung und Dokumentation stellen.