Arbeitszeiterfassung Vorlage (Schweiz)

Was Arbeitszeiterfassung ist und welche drei Modelle es gibt

Arbeitszeiterfassung ist die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie der Pausen. Sie ist die Grundlage für die Kontrolle der Höchstarbeitszeit und für die korrekte Vergütung von Überzeit.

Seit 2016 gibt es zwei Ausnahmen von der vollständigen Erfassungspflicht: die vereinfachte Erfassung (Art. 73b ArGV1) für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegen können — hier wird nur die tägliche Gesamtarbeitszeit erfasst — und der vollständige Verzicht (Art. 73a ArGV1) für Mitarbeitende mit einem Jahreslohn ab CHF 120'000 und hoher Zeitautonomie, die schriftlich darauf verzichten.

Rechtliche Anforderungen nach ArGV1

Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden für Industriebetriebe, Büropersonal, technische Angestellte und Verkaufspersonal grösserer Detailhandelsbetriebe, sonst 50 Stunden. Überzeit — Arbeit über die Höchstarbeitszeit hinaus — darf pro Tag grundsätzlich 2 Stunden nicht übersteigen und ist mit einem Zuschlag von mindestens 25% zu vergüten, sofern sie nicht durch Freizeit ausgeglichen wird.

Bei der vereinfachten Erfassung nach Art. 73b muss bei weniger als 50 Mitarbeitenden im Betrieb eine individuelle schriftliche Vereinbarung getroffen werden, verbunden mit einem jährlichen Gespräch über die Arbeitsbelastung.

Beim Verzicht nach Art. 73a müssen zusätzlich zum Mindestlohn von CHF 120'000 (bei Teilzeit anteilig) eine hohe Zeitautonomie, eine schriftliche Verzichtserklärung und — falls vorhanden — die Zulässigkeit im Gesamtarbeitsvertrag vorliegen.

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der Pausen ab 30 Minuten
• Geleistete Überzeit
• Bei vereinfachter Erfassung: die täglich geleistete Gesamtarbeitszeit
• Bei Verzicht: die schriftliche Verzichtserklärung und das jährliche Gespräch über die Arbeitsbelastung

So erfassen Sie die Arbeitszeit

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   Modell bestimmen

   Prüfen Sie zuerst, welches der drei Modelle für die jeweilige Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter gilt — vollständige Erfassung, vereinfachte Erfassung oder Verzicht — bevor Sie diese Vorlage für die vollständige Erfassung nutzen.

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   Namen und Betrieb eintragen

   Erfassen Sie Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters sowie den Betrieb.

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   Zeitraum wählen

   Wählen Sie wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich, passend zur betrieblichen Lohnabrechnung.

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   Arbeitsbeginn und -ende eintragen

   Tragen Sie für jeden Tag Beginn und Ende der Arbeitszeit ein. Nachtschichten über Mitternacht werden automatisch korrekt zugeordnet.

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   Pause prüfen

   Ab 7 Stunden wird eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschlagen, ab 9 Stunden mindestens eine Stunde — passend zu Art. 15 ArG.

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   Überzeit und Jahresgrenze kontrollieren

   Die Vorlage berechnet Überzeit über die wöchentliche Höchstarbeitszeit hinaus automatisch und warnt bei Annäherung an die Jahresgrenze von 170 Stunden für die 45-Stunden-Klasse.

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   Herunterladen oder drucken

   Exportieren Sie als Excel mit aktiven Formeln, als PDF, oder drucken Sie die Erfassung für die Unterschrift aus.

Wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich — welcher Zeitraum passt?

Wöchentliche Erfassung eignet sich für Branchen mit stark wechselnden Arbeitszeiten, in denen die tägliche Überzeitgrenze von 2 Stunden laufend im Blick bleiben muss.

Monatliche Erfassung passt am besten zur betrieblichen Lohnabrechnung und ist die gebräuchlichste Form für die Vorlage bei einer Kontrolle des Arbeitsinspektorats.

Für die vereinfachte Erfassung nach Art. 73b reicht ohnehin nur die tägliche Gesamtarbeitszeit — hier ist die gewählte Periode weniger entscheidend als die Konsequenz der Erfassung.

Schweizer Besonderheiten, die kein generisches Vorlagen-Tool abbildet

Die meisten kostenlosen Stundenzettel-Vorlagen online zeigen nur ein einziges Erfassungsmodell und erwähnen die vereinfachte Erfassung und den Verzicht gar nicht — beide sind jedoch für viele Schweizer Kaderpositionen hoch relevant.

Die eigene Höchstarbeitszeit von 45 bzw. 50 Stunden — anders als das deutsche Modell mit 48 Stunden im Durchschnitt — wird von aus Deutschland übernommenen Vorlagen häufig falsch dargestellt.

Liechtenstein hat ein eigenes, dem Schweizer Recht ähnliches, aber rechtlich getrenntes Arbeitsgesetz — eine Schweizer Vorlage sollte nicht unverändert für liechtensteinische Betriebe übernommen werden.