Erstellen Sie sofort eine professionelle Spesenabrechnung. Kostenlos, privat und nur in Ihrem Browser gespeichert – ohne Anmeldung, Upload, Werbung oder Wasserzeichen.
Ihre Spesendaten bleiben auf diesem Gerät. PDF-, Excel- und CSV-Dateien werden lokal im Browser erzeugt.
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Switzerland
Spesenabrechnung
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Reisekosten
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CHF 0.00
Lokal erstellt mit i24app.com
Die Referenzsätze dienen der Orientierung. Prüfen Sie Anspruch, Höchstbeträge und betriebliche Reiserichtlinie.
Spesenabrechnung als Excel, PDF oder Word
Format
Vorteile
Grenzen
Online-Generator
Berechnet MWST, Kilometer, Vorschüsse und Fremdwährungen.
Export und Belege müssen gemeinsam archiviert werden.
Excel
Geeignet für Buchhaltung und viele Positionen.
Formeln und Dateiversionen sind veränderbar.
PDF
Klare Genehmigung und stabiler Prüfpfad.
Korrekturen benötigen eine neue Version.
Word
Hilfreich für ausführliche Begründungen.
Schwache Berechnung und MWST-Kontrolle.
Spesenabrechnung in der Schweiz richtig erstellen
Eine Spesenabrechnung verbindet die von Mitarbeitenden bezahlten Auslagen mit Geschäftszweck, Beleg, Kostenstelle und Genehmigung. Sie trennt rückzahlbare Beträge von Aufwendungen, die bereits mit einer Firmenkarte beglichen wurden.
Der kostenlose Generator läuft vollständig im Browser. Keine Anmeldung, Werbung, Wasserzeichen oder Server-Uploads: PDF, Excel und CSV entstehen direkt auf dem Gerät.
Pflichtangaben und Belege
Erfassen Sie Firma, Mitarbeitende, Abrechnungsnummer und -periode, Projekt oder Kostenstelle sowie genehmigende Person. Jede Position benötigt Datum, Leistungserbringer, Kategorie, konkreten Geschäftszweck, Belegreferenz, Zahlungsart, Betrag, Währung und MWST.
Ein Kontoauszug belegt die Zahlung, aber nicht zwingend Art und Umfang der Leistung. Bewahren Sie Rechnung oder Quittung auf und stellen Sie den Prüfpfad zur Buchung und Genehmigung sicher.
Privatanteile gemischter Ausgaben ausscheiden.
Firmenkartenzahlungen nicht nochmals erstatten.
Originalbetrag und verwendeten Wechselkurs behalten.
Bei Bewirtung Teilnehmende und Zweck notieren.
MWST und Vorsteuer
Seit 1. Januar 2024 gelten 8,1% Normalsatz, 2,6% reduzierter Satz und 3,8% Sondersatz für Beherbergung. Verwenden Sie den auf dem Beleg anwendbaren Satz. Der Vorsteuerabzug setzt eine unternehmerische Verwendung und ausreichenden Nachweis voraus.
Privatanteile, Personenwagen und bestimmte Repräsentationsaufwendungen benötigen besondere Prüfung. Der Generator weist MWST aus, entscheidet aber nicht automatisch über die Abzugsfähigkeit.
Kilometer und Spesenreglement
Die Schweizerische Steuerkonferenz verwendet in ihrer Mustervorlage für Spesenreglemente 2026 eine Kilometerentschädigung von CHF 0.75 für Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug. Ein genehmigtes Spesenreglement oder die interne Regelung des Arbeitgebers bleibt massgebend.
Dokumentieren Sie Datum, Ausgangs- und Zielort, Geschäftszweck, Kilometer und Fahrzeug. Pauschalen für Mahlzeiten und Übernachtung sind ebenfalls nach Spesenreglement, effektivem Belegprinzip und steuerlicher Genehmigung zu beurteilen; es gibt keinen einzigen Betrag für alle Unternehmen.
Abrechnung abschliessen
Detaillierte, Kilometer- oder Taggeldvorlage auswählen.
Kopfdaten erfassen und jeden Beleg separat eintragen.
MWST, Währung, Zahler und Geschäftszweck prüfen.
Kilometer, Pauschalen und Vorschüsse ergänzen.
Genehmigtes PDF und Buchhaltungsdatei geordnet archivieren.
Aufbewahrung und Prüfspur
Geschäftsbücher und Belege sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. MWST-Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen können zwanzig Jahre relevant sein. Daten müssen geordnet, vollständig und lesbar bleiben.
Die ESTV verlangt eine nachvollziehbare Prüfspur vom Einzelbeleg über Buchhaltung und MWST-Abrechnung und zurück. Verknüpfen Sie deshalb Beleg, Spesenposition, Zahlung und Genehmigung eindeutig.
