Solicitação de Aprovação (Brasil)
Atualizado em 11 de agosto de 2026
Um formulário de aprovação documenta que alguém solicitou autorização para vincular a organização, e que uma pessoa determinada decidiu sobre essa solicitação. Isso vale para compras e despesas, mas também para liberações que nunca chegam a um sistema contábil: a liberação de um documento antes da publicação, a concessão de acesso a um sistema, um desconto comercial, férias, ou uma exceção pontual a uma política vigente.
Este modelo substitui uma página-fonte sem outro conteúdo além de um título. Ele foi construído em torno do que o controle interno realmente exige: um tipo determinado de solicitação, um valor vinculado a uma verba orçamentária, uma pessoa aprovadora com alçada própria, uma decisão eventualmente condicionada, e um nível de assinatura eletrônica adequado ao risco da aprovação.
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Solicitação de Aprovação
- Número de referência:
- Data de envio:
- Tipo de solicitação:
- Solicitante:
- ,
1. A Solicitação
Justificativa:
2. Financeiro
- Valor:
- Verba orçamentária:
A pessoa aprovadora declara não ser a própria solicitante e não ter interesse pessoal no resultado desta solicitação.
3. Decisão
- Pessoa aprovadora:
- ,
- Decisão:
- Data da decisão:
A solicitação é aprovada conforme seu conteúdo, dentro da alçada da pessoa aprovadora indicada acima.
4. Guarda
Esta aprovação será guardada por , junto com a documentação mencionada, respeitando o princípio de minimização de dados pessoais da LGPD.
Solicitante
Data:
Pessoa aprovadora
Data:
Três níveis de assinatura eletrônica, cada um pensado para um risco diferente
A Lei 14.063/2020 organiza a assinatura eletrônica em três níveis. A assinatura simples serve para identificações básicas de baixo risco, como agendamentos e confirmações de recebimento. A assinatura avançada usa certificação, corporativa ou de plataforma, e é a mais usada em contratos privados e documentos internos de empresas. A assinatura qualificada usa certificado digital da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), nos termos do art. 10, § 1º, da Medida Provisória 2.200-2/2001, e goza de presunção de autenticidade que dificilmente é questionada em juízo.
Diferentemente de um simples teste de equivalência formal, a Lei 14.063/2020 orienta a escolha do nível pelo risco concreto da própria aprovação: uma solicitação de baixo impacto pode usar assinatura simples, enquanto uma aprovação com consequências jurídicas ou financeiras relevantes deveria usar a assinatura qualificada, apoiada na infraestrutura pública ICP-Brasil.
A LGPD entra em jogo sempre que o formulário reúne dados pessoais
Um formulário de aprovação frequentemente reúne dados pessoais de quem solicita, de quem aprova, e às vezes de terceiros mencionados na justificativa. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) exige que a coleta desses dados seja limitada ao necessário para a finalidade da aprovação — o princípio da minimização — e que o formulário não se torne um repositório permanente de dados pessoais além do prazo de guarda necessário.
Isso é particularmente relevante quando o tipo de solicitação envolve dados de terceiros, como um fornecedor pessoa física ou um funcionário mencionado num pedido de acesso a sistema. O prazo de guarda do formulário deveria ser definido com esse limite em mente, não apenas com a conveniência de um arquivo permanente.
Visão Geral dos Campos
- Número de referência e data
- Um número único que torna a aprovação localizável a partir de uma nota fiscal, uma pasta ou um contrato.
- Tipo de solicitação
- Compra ou novo fornecedor, despesa, liberação de documento, férias, acesso a sistema, ou desconto e exceção.
- Descrição e justificativa
- O que se solicita, por que, e o que ocorre em caso de recusa.
- Valor e verba orçamentária
- O valor e a verba correspondente, relevante quando a alçada da pessoa aprovadora depende do valor.
- Pessoa aprovadora e alçada
- A pessoa que decide, seu cargo e alçada, com encaminhamento automático a um nível superior em caso de excesso.
- Nível de assinatura eletrônica
- Simples, avançada ou qualificada, escolhido conforme o risco concreto desta aprovação, nos termos da Lei 14.063/2020.
Como este controle deve ser elaborado
Um documento interno sem exigência legal de forma própria, mas cujo tratamento de dados pessoais e nível de assinatura têm consequências jurídicas diretas.
Escolha o nível de assinatura eletrônica pelo risco da aprovação
A Lei 14.063/2020 organiza assinatura simples, avançada e qualificada; a qualificada, apoiada em certificado ICP-Brasil, goza de presunção de autenticidade nos termos do art. 10, § 1º, da MP 2.200-2/2001.
Lei 14.063/2020Limite os dados pessoais coletados ao necessário
A LGPD exige minimização: colete apenas os dados pessoais necessários à finalidade da aprovação, especialmente quando a solicitação envolve terceiros.
Separe solicitação, aprovação e pagamento
A pessoa solicitante não deveria aprovar sua própria solicitação nem decidir sozinha sobre o pagamento correspondente.
Documente as condições de uma aprovação condicionada
Condições acordadas oralmente ou por e-mail são difíceis de provar depois; registre-as no próprio formulário.
Como usar este formulário de aprovação
- Escolher o tipo de solicitação. Compra, despesa, liberação de documento, férias, acesso a sistema, ou desconto e exceção.
- Descrever e justificar a solicitação. Indique o que se solicita, por que é necessário, e o que ocorre em caso de recusa.
- Indicar valor e verba orçamentária. Registre o valor e a verba orçamentária correspondente.
- Enviar à pessoa aprovadora correta. Defina a pessoa aprovadora e sua alçada, com encaminhamento a outra pessoa em caso de excesso.
- Registrar a decisão e guardar o formulário. Escolha aprovado, aprovado com condições, recusado ou encaminhado, defina o prazo de guarda e arquive o documento.
Perguntas Frequentes
Quais são os três níveis de assinatura eletrônica no Brasil?
Simples, avançada e qualificada, conforme a Lei 14.063/2020. A qualificada usa certificado ICP-Brasil e goza de presunção de autenticidade.
Todo formulário de aprovação exige assinatura qualificada?
Não. A Lei 14.063/2020 orienta a escolha do nível pelo risco concreto: aprovações de baixo impacto podem usar assinatura simples, reservando a qualificada para as de maior consequência jurídica ou financeira.
A LGPD se aplica a um formulário interno de aprovação?
Sim, sempre que o formulário reunir dados pessoais de solicitantes, aprovadores ou terceiros. A coleta deve ser limitada ao necessário para a finalidade da aprovação.
A pessoa solicitante pode aprovar sua própria solicitação?
Isso deveria ser evitado. A separação entre solicitação, aprovação e pagamento é o principal controle contra erros e uso indevido.
Como tratar uma aprovação condicionada?
Escolha a opção aprovado com condições e registre as condições no próprio formulário — condições combinadas apenas por e-mail raramente sobrevivem a uma renovação posterior.
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Aviso legal
Este modelo e este guia têm caráter meramente informativo e não constituem aconselhamento jurídico. Normas de compras públicas, editais ou setores específicos podem exigir requisitos adicionais de aprovação e documentação.
