Образец на отчет за разходите
Безплатен образец на отчет за разходите за България за описване на фирмени разходи и сумиране на искане за възстановяване.
- Счетоводен стандарт
- НСС
- Отчетна година
- Календарна година (ян.–дек.)
- Валута
- BGN (лв)
- Подава се в
- Търговски регистър (Агенция по вписванията)
| Сума | |
|---|---|
| Пътни разходи | 320 лв |
| Нощувки | 450 лв |
| Храна и дневни | 120 лв |
| Местен транспорт | 60 лв |
| Офис консумативи | 85 лв |
| Други | 40 лв |
| Общо за възстановяване | 1 075 лв |
Изтегли този образец
Как да попълните отчет за разходите
Отчетът за разходите е документ, с който служител описва направени от свое име фирмени разходи — например по време на командировка — и иска тяхното възстановяване от работодателя. Той е вътрешен документ, който подпомага счетоводния контрол и подготвя данните за счетоводно отчитане на разходите, свързани с дейността на предприятието.
За българските предприятия точното документиране на тези разходи с приложени фактури и касови бележки е важно не само за вътрешния контрол, но и за да могат разходите да бъдат признати счетоводно и данъчно като разходи, свързани с дейността.
Какво представлява отчетът за разходите?
Отчетът за разходите обобщава сумите, платени лично от служител за нуждите на предприятието — пътувания, нощувки, храна и други категории — с цел тяхното проверяване и възстановяване от работодателя.
Какво да включите
- Пътни разходи — билети за самолет, влак, автобус или гориво за собствен автомобил, използван служебно.
- Нощувки — разходи за хотел или друго настаняване по време на командировка.
- Храна и дневни — разходи за храна или полагащи се дневни пари за периода на пътуването.
- Местен транспорт — такси, градски транспорт или наем на автомобил на местоназначението.
- Офис консумативи — дребни покупки на материали, необходими за работата.
- Други — всякакви други разходи, направени за нуждите на предприятието, които не попадат в горните категории.
- Общо за възстановяване — сборът от всички посочени разходи, дължим на служителя.
Стъпка по стъпка
- Въведете всеки разход в съответната категория с точна дата, кратко описание и сума в лева (или евро след 1 януари 2026 г.).
- Уверете се, че всяка сума е закръглена коректно и отговаря на приложения разходооправдателен документ.
- Оставете образеца автоматично да сумира общата сума за възстановяване по всички категории.
- Прикачете оригиналните фактури, касови бележки или билети към всяка позиция от отчета.
- Посочете целта на пътуването или разхода и връзката му с дейността на предприятието.
- Подпишете отчета като лице, направило разходите, и го предайте на прекия ръководител за преглед.
- Изпратете одобрения отчет на финансовия или счетоводния отдел за обработка и изплащане.
- Съхранете копие от отчета и приложените документи съгласно вътрешните правила за архивиране на предприятието.
Специфики за България
Отчетът за разходите не е нормативно регламентиран формуляр — той е вътрешен документ на предприятието, но сумите, които той обобщава, трябва да бъдат подкрепени с редовни данъчни документи (фактури, касови бележки с фискален бон), за да могат да бъдат осчетоводени като разход и евентуално признати данъчно.
При командировки в страната и чужбина е добре отчетът да се съобрази и с вътрешните правила на предприятието за размера на дневните пари, а при международни пътувания — да се внимава с валутните курсове при прекизчисляване в лева, особено в контекста на прехода към еврото от 1 януари 2026 г.