Modelo de proposta de projeto artístico (Portugal)

Escolher o efeito da aceitação

A assinatura de uma proposta pode significar apenas receção para análise, aprovação interna de orçamento ou contrato de prestação. O modelo obriga a escolher esse efeito, evitando que um conceito preliminar seja tratado como encomenda completa.

Para obras públicas, instalações, oficinas com participantes, projetos escolares ou produção complexa, a proposta deve normalmente preparar um contrato mais detalhado após aprovação técnica, financeira e de seguros.

Orçamento, IVA e despesas

O orçamento deve separar honorários, materiais, fornecedores, transporte, montagem, seguros, comunicação, contingência, IVA ou enquadramento fiscal e reembolsos. Um total único não resolve alterações de escopo nem despesas já comprometidas.

O modelo guarda a base dos valores para que artista, entidade financiadora e contabilista possam verificar fatura, recibo, retenção, isenção ou tratamento aplicável.

Direitos de autor e documentação

A IGAC explica que o direito de autor pertence ao criador intelectual e é reconhecido independentemente de registo, depósito ou formalidade. O CDADC confere ao autor o direito exclusivo de fruir, utilizar e autorizar utilização da obra.

A proposta não deve prometer uso livre de boços, imagens, vídeos, textos ou documentação. Deve dizer meios, duração, território, créditos, sponsor use, arquivo e limites de alteração.

Local, segurança e autorizações

Projetos com instalação, obra física, espaço público, escolas, saúde, património ou eletricidade dependem de permissões, acesso, montagem, manutenção, desmontagem e responsabilidade técnica.

A proposta pergunta quem fornece local, chaves, energia, fixações, seguro, equipa, comunicação, vigilância e condições de segurança.

Participantes, imagem e dados

Quando há inscrições, workshops, fotografias de participantes, menores, entrevistas ou mailing lists, a proposta deve prever finalidade, informação, consentimento quando necessário, segurança e prazo de conservação.

O modelo separa texto público de notas internas para que contactos, moradas, dados de saúde ou informações não necessárias não sejam difundidos.

Alterações, cancelamento e compensação

Projetos artísticos mudam durante a produção. Sem regra de alterações, revisões razoáveis e reformulação total ficam indistintas. A proposta limita rondas, aprovações e custo de alterações pedidas pelo cliente.

Inclui também cancelamento, adiamento, custos já incorridos e compensação de interrupção quando a entidade cancela depois de trabalho iniciado.

Prova, anexos e versão final

Em Portugal, um modelo útil deve funcionar como dossiê, não apenas como texto. Contrato, ata, pacto social, registo, política ou comunicado devem identificar data, versão, partes, poderes de assinatura, anexos, responsável interno, estado do documento e prova de envio ou receção.

Antes de assinar ou publicar, confirme nomes, firma, NIPC, morada, capital, quotas, valores, prazos, IBAN, poderes, licenças, consentimentos, documentos fiscais, fontes legais, categorias de dados pessoais e destinatários. Uma versão com alternativas contraditórias ou anexos em falta torna difícil provar o que foi aprovado.

Se o documento prepara uma formalidade, indique quem a trata, qual o canal, qual o prazo, que recibo ou certidão deve ser guardado e onde fica o arquivo. O modelo ajuda a preparar a informação; não substitui registo comercial, notário, contabilista certificado, comunicação à Autoridade Tributária, consulta laboral ou avaliação de proteção de dados.

A retenção documental deve ser pensada no momento da redação. O portal gov.pt recorda, no guia de encerramento de negócio, que os registos contabilísticos devem ser mantidos durante 10 anos; o Código do IRC também exige conservação em boa ordem de livros, registos contabilísticos e documentos de suporte durante esse prazo.

A mesma disciplina vale para equipamentos, ficheiros, imagens, contactos de imprensa e listas de clientes. Quando houver dados pessoais, o RGPD e a CNPD exigem finalidade, minimização, segurança, prazo de conservação e apagamento quando os dados já não sejam necessários ou quando exista fundamento para exercer esse direito.

Inclua uma matriz simples de responsabilidades. Uma coluna deve dizer quem prepara anexos, quem verifica números, quem aprova direitos, quem valida dados pessoais, quem guarda comprovativos fiscais e quem pode alterar o documento depois da aprovação. Esse controlo evita que gerência, contabilidade, artista, comprador, IT e consultor presumam que outra pessoa fez a verificação.

Quando o documento tem impacto económico, não deixe campos sem método. Preço, orçamento, cachet, sinal, reembolso, valor de ativos, créditos cedidos ou dívidas assumidas devem ter fonte, moeda, data de vencimento, documento justificativo e prova de pagamento. Se o valor depende de inventário, entrega, evento ou conclusão, diga que prova desbloqueia a fatura ou recibo.

Nos documentos criativos, guarde a cadeia de autorizações: autor, intérprete, fotógrafo, galeria, curador, local, patrocinador, pessoa retratada ou titular de marca. Uma autorização genérica perde força se não indicar meios, território, duração, créditos, ficheiros aprovados e proibições de alteração.

Nos documentos societários e de ativos, a revisão deve olhar para fora do texto: certidão permanente, pacto social vigente, atas anteriores, poderes de gerência, contratos, trabalhadores, dívidas, garantias, licenças, registos contabilísticos, credenciais digitais e obrigações fiscais. Um modelo correto pode falhar se a pessoa que assina não tiver poderes ou se faltar consentimento de terceiro.

A versão final deve eliminar opções não escolhidas. Se um contrato fala ao mesmo tempo de ativos isolados e transmissão de estabelecimento, de proposta não vinculativa e adjudicação, ou de cessão livre de todos os direitos e licença limitada, ainda não está pronto. A versão final tem de ser coerente, datada, assinada e arquivada com os anexos aplicáveis.

Também convém registar a razão de cada escolha relevante. Se a sociedade usa pacto livre em vez de modelo pré-aprovado, se a compra é tratada como transmissão de estabelecimento, se a atuação permite gravação, se o comunicado usa imagens de terceiros ou se a política autoriza destruição de equipamento, o dossiê deve conter a justificação e a fonte usada na decisão.

Em equipas pequenas, a maior fragilidade costuma ser a mistura entre decisão oral e documento final. Por isso a minuta pede campos de aprovação, anexos e prova de entrega. Uma mensagem a aceitar orçamento, uma ata assinada, um comprovativo de registo, um email de consentimento, uma fatura e um relatório de apagamento têm funções diferentes e não se substituem mutuamente.

Quando houver uma contraparte estrangeira, prepare uma regra simples sobre língua e notificações. Pode haver versão portuguesa prevalente, tradução de cortesia ou documento bilingue, mas os anexos devem coincidir. Moradas, emails de notificação, prazos de resposta, moeda e tribunal ou método de resolução de litígios devem ser consistentes em todas as versões.

Por fim, trate o modelo como ponto de partida controlado. Cada utilização deve receber uma data de atualização, uma pessoa responsável e uma verificação de fontes, porque regras societárias, laborais, fiscais e de proteção de dados podem mudar. O objetivo é evitar promessas de conformidade genérica e criar um documento que mostre exatamente o que foi verificado.

Guia cláusula a cláusula

Efeito da assinatura

Define proposta, orçamento aprovado ou contrato.

Conceito e entregáveis

Descreve obra, formato, local e resultados.

Orçamento

Separa honorários, IVA, despesas e fornecedores.

Direitos

Limita licenças de imagem, documentação e promoção.

Autorizações

Regista local, segurança, seguros e permissões.

Participantes

Trata imagem, inscrições, menores e dados.

Alterações

Regula revisões incluídas e trabalhos extra.

Cancelamento

Organiza adiamento, custos e compensação.

Lista de controlo da proposta artística

• Definir vinculação

  A proposta deve dizer se vincula, aprova orçamento ou apenas permite negociação.

  Código Civil português

• Regular direitos de autor

  O CDADC reconhece direitos patrimoniais e morais; licenças devem ser específicas.

  Código do Direito de Autor e dos Direitos Conexos

• Guardar orçamento e anexos

  Preços, fornecedores, alterações e despesas devem ficar documentados.

• Verificar IVA e recibos

  O tratamento fiscal depende do sujeito, operação e documentos emitidos.

• Proteger dados e imagens

  Participantes, contactos e imagens devem respeitar segurança e minimização.

  RGPD artigo 32

• Confirmar local e permissões

  A proposta deve atribuir seguros, segurança, montagem e autorizações.

• Fechar versão final

  Remova alternativas incompatíveis antes de assinatura ou envio.

Como preencher o modelo

1. Escolher o efeito. Indique se a assinatura é avaliação, orçamento aprovado ou contrato.
2. Descrever o projeto. Escreva conceito, local, entregáveis, exclusões e dependências.
3. Construir orçamento. Separe honorários, IVA, despesas, fornecedores e contingência.
4. Definir direitos. Limite imagens, documentação, arquivo, promoção e patrocinadores.
5. Anexar provas. Junte calendário, autorizações, orçamento e notas de privacidade.

Perguntas frequentes

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