Condições gerais de prestação de serviços de contabilidade

A diferença portuguesa: a responsabilidade técnica está registada em nome de uma pessoa

É o traço que distingue Portugal de quase todos os mercados comparáveis, e o que torna inútil um modelo traduzido. Noutros países o contrato é entre uma empresa cliente e um escritório, e a relação com a administração fiscal é uma procuração. Aqui a responsabilidade técnica pela contabilidade e pelas declarações fiscais está associada a um contabilista certificado identificado, comunicada à Autoridade Tributária e Aduaneira e registada na Ordem dos Contabilistas Certificados.

Isso tem duas consequências práticas que as condições gerais devem refletir. A primeira é que o documento tem de identificar não só o escritório mas o contabilista certificado que assume a responsabilidade técnica, porque é essa pessoa que consta do cadastro e que responde tecnicamente. A segunda é que o início e o termo dessa responsabilidade são atos com formalidades próprias: a assunção da responsabilidade é comunicada em prazo, e a cessação segue o procedimento previsto para o efeito, também no portal da Autoridade Tributária.

É por isso que estas condições gerais têm uma secção dedicada à responsabilidade técnica, com campos para o nome e o número de inscrição do contabilista certificado — e que remetem expressamente para a carta de cessação de funções quando a relação terminar, em vez de tratarem a saída como uma simples denúncia contratual.

Documentos: devolução, e prudência com a retenção

Os documentos entregues pelo cliente são do cliente e devolvem-se. Os papéis de trabalho e os ficheiros internos do escritório são do escritório. E os produtos finais pelos quais o cliente pagou — as demonstrações financeiras, as declarações submetidas — pertencem-lhe. Uma única frase em que o escritório reclame «o processo» falha nos três pontos.

Sobre retenção por honorários em atraso vale a prudência. A suspensão dos trabalhos, com aviso prévio, é a via que estas condições consagram. Retê-los documentos do cliente no momento em que ele precisa de cumprir uma obrigação declarativa transforma uma discussão de honorários num problema de outra natureza — e a prática comparada não ajuda: em Itália existe uma proibição expressa de retenção que abrange também os trabalhos elaborados para o cliente, nos Estados Unidos é vedado retê-los documentos entregues pelo cliente, e em França o profissional tem de informar o presidente do seu conselho regional antes de o considerar.

Há também um argumento especificamente português. Se a responsabilidade técnica está associada a uma pessoa inscrita numa Ordem, uma retenção que impeça o cliente de cumprir uma obrigação declarativa é um risco disciplinar e não apenas contratual. Vale mais tratar honorários em atraso como um crédito a cobrar.

Conservação: dez anos, e não se confunde com o arquivo do escritório

Os livros, registos e documentos de suporte relevantes para efeitos fiscais devem ser conservados pelo sujeito passivo durante dez anos, incluindo os ficheiros e a informação em suporte eletrónico relativos à faturação. É uma obrigação do cliente e não do escritório, e a diferença importa: um cliente que assuma que «o contabilista guarda tudo» pode ficar sem os elementos que lhe são exigidos numa inspeção.

A conservação do processo do escritório é uma decisão própria, orientada pela prova e pelos prazos de prescrição da responsabilidade. Este modelo transforma-a num campo a preencher e sujeita a destruição a um aviso prévio, para que o cliente possa recuperar o que lhe pertence.

Um ponto adjacente que merece uma linha nas condições gerais: os ficheiros e comunicações relativos à faturação eletrónica e aos programas certificados são do cliente e integram o seu arquivo. Deixar isso implícito é o que gera, meses mais tarde, o pedido impossível de reconstituir uma série de faturação.

Branqueamento, sigilo e dados pessoais: três regimes distintos

Os contabilistas certificados são entidades obrigadas em matéria de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo. A identificação do cliente e, quando exista, do beneficiário efetivo deve estar concluída antes do início da relação de negócio e mantida atualizada; sem diligência suficiente o serviço não pode ser prestado. Havendo comunicação de operação suspeita, o cliente não pode ser informado — uma regra que surpreende e que é preferível ler nas condições a frio.

O sigilo profissional é matéria distinta e mais exigente do que uma cláusula contratual: recai sobre o profissional e não pode ser esvaziado por uma cláusula de comunicação ampla. As condições devem reservar os casos em que a lei ou uma norma profissional impõe ou permite a revelação, incluindo o controlo de qualidade.

O terceiro regime é a proteção de dados. O ponto que falta em muitas condições é a qualificação: para a sua própria atividade o escritório é, em regra, responsável pelo tratamento e não subcontratante do cliente, e disso depende quem responde por quê. Este modelo indica a qualificação, prevê um contacto para o exercício de direitos e descreve o recurso a prestadores e a sistemas em nuvem, incluindo a questão de onde estão os dados.

O que vale a pena incluir e o que convém retirar

Inclua o aviso sobre dados bancários. O compromisso de nunca comunicar uma alteração de conta apenas por correio eletrónico, com confirmação telefónica através de um número já conhecido, é a medida mais barata contra uma fraude que visa precisamente escritórios que gerem pagamentos alheios.

Inclua a cláusula sobre conflitos internos no cliente. Quando os sócios discutem, o cliente é a sociedade e não quem telefona primeiro. Dizer antecipadamente que não se cumprem instruções contraditórias e que o assunto é devolvido ao órgão de gestão evita tornar-se o instrumento de uma das partes.

Retire a cláusula que reserva ao escritório o direito de exigir a um gerente, a título pessoal, o pagamento de uma fatura da sociedade. Um gerente não responde por uma dívida da sociedade porque umas condições gerais o afirmam. Se quer essa garantia, use uma fiança — uma obrigação efetivamente assinada, que este modelo inclui como bloco opcional.

As cláusulas, explicadas

Objeto, prevalência e aceitação

Estabelece que as condições são anexas a cada proposta ou contrato, como são aceites e que, em caso de contradição, prevalece a proposta, por ser o documento elaborado para aquele cliente.

Responsabilidade técnica

Identifica o contabilista certificado que assume a responsabilidade técnica e o seu número de inscrição, e remete para as comunicações de início e termo dessa responsabilidade — a secção que não existe em modelos de outros países.

Inscrição na Ordem e seguro

Indica a inscrição na Ordem dos Contabilistas Certificados, as normas profissionais aplicáveis e o seguro de responsabilidade civil profissional.

Objeto e limites do serviço

Apenas os serviços descritos na proposta estão abrangidos; salvo indicação em contrário não é realizada auditoria nem emitida opinião sobre a informação fornecida.

Obrigações de colaboração do cliente

Entrega completa e em tempo útil, veracidade dos elementos, comunicação de alterações, e a precisão de que o escritório não verifica o que recebe se o serviço não o previr.

Honorários, despesas e atraso

Remissão para a proposta quanto ao valor; prazo de pagamento, prazo para contestar uma fatura e juros de mora, distinguindo cliente empresarial de consumidor.

Suspensão dos trabalhos e devolução de documentos

Suspensão com aviso prévio em caso de não pagamento, devolução dos documentos entregues pelo cliente e titularidade dos papéis de trabalho do escritório.

Faturação eletrónica e ficheiros do cliente

Atribui ao cliente a responsabilidade pelos seus programas de faturação e pelos ficheiros e comunicações associados, que integram o seu arquivo, sem prejuízo do apoio contratado.

Conservação de documentos

Prazo de dez anos para os livros, registos e documentos de suporte relevantes para efeitos fiscais, que recai sobre o cliente, ao lado do prazo próprio do escritório para o seu processo e do aviso prévio antes da destruição.

Sigilo profissional e conflitos de interesses

Sigilo com reserva dos casos impostos ou permitidos pela lei, gestão de serviços concorrentes com medidas de separação e cessação dos trabalhos afetados quando o conflito não é gerível.

Prevenção do branqueamento de capitais

Diligência concluída antes do início da relação de negócio, atualização ao longo da relação, impossibilidade de prestar o serviço sem diligência suficiente e proibição de informar o cliente de uma comunicação.

Proteção de dados e prestadores

O escritório como responsável pelo tratamento na sua própria atividade, finalidades, contacto para direitos, recurso a prestadores e sistemas em nuvem e localização dos dados.

Responsabilidade

Limite expresso em valor, em múltiplo dos honorários ou nos honorários efetivamente recebidos, com as exclusões que não podem ser limitadas.

Fiança (opcional)

Uma fiança assinada por uma pessoa, em vez de uma cláusula a afirmar que o escritório pode exigir o pagamento a um gerente a título pessoal.

Comunicações eletrónicas e dados bancários

Repartição do risco do correio eletrónico e compromisso de nunca alterar os dados bancários apenas por esse meio, com confirmação telefónica através de um número já conhecido.

Conflitos internos no cliente

A sociedade é o cliente quando os sócios divergem: não se cumprem instruções contraditórias e o assunto é devolvido ao órgão de gestão.

Duração, cessação e comunicações

Cessação com aviso prévio, casos de cessação imediata, e remissão para a carta de cessação de funções e para as comunicações à Autoridade Tributária e à Ordem.

Lei aplicável e foro

Lei portuguesa, tribunal competente e cláusula de salvaguarda se alguma disposição for inválida.

O que a prática portuguesa exige

Confirme a redação em vigor do Estatuto e as orientações da Ordem antes de utilizar este modelo. As referências a prazos abaixo seguem orientações publicadas pela Ordem e devem ser verificadas no texto em vigor.

• Identificar o contabilista certificado que assume a responsabilidade técnica

  A responsabilidade técnica pela contabilidade e pelas declarações fiscais está associada a um contabilista certificado identificado, comunicada à Autoridade Tributária e Aduaneira e registada na Ordem dos Contabilistas Certificados. As condições gerais devem por isso identificar essa pessoa e o seu número de inscrição, e não apenas o escritório — algo que nenhum modelo estrangeiro contempla.

  Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados

• Comunicar a assunção e o termo da responsabilidade nos prazos próprios

  De acordo com orientações publicadas pela Ordem, a comunicação da assunção da responsabilidade deve ser feita no prazo de 30 dias a contar do momento em que se assume a responsabilidade pela contabilidade da entidade, para efeitos de seguro de responsabilidade profissional; a renúncia é comunicada através do portal da Autoridade Tributária e à Ordem na respetiva área reservada. Confirme os prazos aplicáveis no texto em vigor.

  OCC — comunicação de renúncia versus intenção de renúncia

• Conservar dez anos os livros, registos e documentos de suporte

  Os livros, registos e documentos de suporte relevantes para efeitos fiscais devem ser conservados pelo sujeito passivo durante dez anos, incluindo os ficheiros e a informação em suporte eletrónico relativos à faturação. A obrigação recai sobre o cliente e não se confunde com a política de arquivo do escritório.

  Autoridade Tributária e Aduaneira

• Concluir a diligência antes do início da relação de negócio

  Os contabilistas certificados são entidades obrigadas em matéria de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo. A identificação do cliente e, quando exista, do beneficiário efetivo deve estar concluída antes do início da relação de negócio e mantida atualizada; sem diligência suficiente o serviço não pode ser prestado, e havendo comunicação de operação suspeita o cliente não pode ser informado.

• Não usar a retenção de documentos como meio de cobrança

  A via razoável perante honorários em atraso é a suspensão dos trabalhos com aviso prévio. Os documentos entregues pelo cliente são seus, e retê-los quando ele precisa de cumprir uma obrigação declarativa cria um risco disciplinar acrescido, precisamente por a responsabilidade técnica estar associada a um profissional inscrito numa Ordem.

• Determinar corretamente o papel na proteção de dados

  Para a sua própria atividade profissional o escritório é, em regra, responsável pelo tratamento e não subcontratante do cliente. Dessa qualificação dependem os deveres de informação, o atendimento dos direitos dos titulares e a responsabilidade perante a autoridade de controlo, pelo que deve constar das condições em vez de ficar implícita.

  Comissão Nacional de Proteção de Dados

Como utilizar este modelo

1. Preencher os dados do escritório. Denominação, forma jurídica, inscrição na Ordem, seguradora de responsabilidade civil profissional, data de eficácia e referência de versão.
2. Identificar o contabilista certificado. Nome e número de inscrição do profissional que assume a responsabilidade técnica. É o campo que distingue este documento de um modelo estrangeiro.
3. Indicar o tipo de cliente. Empresarial ou consumidor. Disso depende a cláusula de juros de mora, porque o regime dos atrasos de pagamento entre empresas não se aplica a um particular.
4. Fixar prazos e valores. Prazo de pagamento, prazo para contestar uma fatura, taxa de juro, prazo de conservação do processo do escritório e aviso prévio antes da destruição.
5. Ativar apenas as secções aplicáveis. Serviços com requisitos de independência, faturação eletrónica, prestadores e nuvem e a fiança opcional são blocos distintos.
6. Anexar à proposta e descarregar. As condições são aceites com a assinatura da proposta que a elas remete: os dois documentos seguem juntos. Descarregue em Word para continuar a editar ou em PDF para enviar.

Perguntas frequentes

Modelos relacionados

• Carta de Compromisso com o Contabilista Certificado
• Renúncia ou cessação de funções de contabilista certificado