Renúncia ou cessação de funções de contabilista certificado

Aqui não basta a carta: o termo da responsabilidade técnica é comunicado

É a diferença que torna inútil qualquer modelo traduzido. Noutros países terminar significa denunciar um contrato e, no máximo, revogar uma procuração. Em Portugal a responsabilidade técnica pela contabilidade e pelas declarações fiscais está associada a um contabilista certificado identificado, consta do cadastro na Autoridade Tributária e Aduaneira e está registada na Ordem dos Contabilistas Certificados — e o seu termo tem de ser comunicado.

De acordo com orientações publicadas pela Ordem, a renúncia é comunicada através do portal da Autoridade Tributária, em «Todos os Serviços / Dados Cadastrais / Intenção de Renúncia», e junto da Ordem na área reservada, em «Informações do Contabilista / Início e termo da responsabilidade». Há também referências a prazos: a apresentação de documentos comprovativos junto da Autoridade Tributária num prazo de 20 dias contados do termo do prazo para a confissão ou para a nomeação de contabilista certificado substituto, e a comunicação da assunção de responsabilidade no prazo de 30 dias para efeitos de seguro. Estas indicações seguem orientações publicadas pela Ordem e devem ser confirmadas no texto em vigor antes de se agir sobre elas.

A consequência prática é simples e severa: quem não comunica continua a constar como responsável técnico. Não é um inconveniente administrativo — é responsabilidade por declarações de períodos que já não acompanha. Por isso esta carta tem uma secção dedicada às comunicações, com campos para a data em que cada uma foi ou será feita.

A regra dos 24 meses que quase ninguém conhece

Há uma restrição especificamente portuguesa que costuma passar despercebida até criar um problema. De acordo com orientações publicadas pela Ordem, um contabilista certificado substituto não pode assumir a responsabilidade técnica de entidades a que anteriormente tenha prestado serviços nessa qualidade durante 24 meses após a cessação de funções, sem autorização expressa do contabilista certificado inicial.

Isto atinge situações mais comuns do que parece: um profissional que saiu de um escritório e é convidado pelo antigo cliente; um contabilista que substituiu temporariamente um colega e é depois chamado a assumir de forma permanente; uma reorganização entre escritórios que reencaminha carteiras. Em todos esses casos convém verificar se a restrição se aplica antes de aceitar, e não depois.

A carta trata disto de duas maneiras. Na versão do escritório, prevê a possibilidade de conceder ou recusar essa autorização expressa e um campo para a identificar. Na versão do cliente, avisa que o profissional escolhido pode estar impedido durante esse período e que vale a pena confirmá-lo antes de contar com ele. Confirme, também aqui, o texto em vigor: estas indicações seguem orientações publicadas pela Ordem.

Uma data de corte por serviço, porque as obrigações não coincidem

Um escritório pode ter encerrado as contas do exercício anterior, submetido a declaração de rendimentos correspondente, entregado a declaração periódica de IVA do período passado e estar a meio de um mês de processamento salarial. A frase «cessamos com efeitos imediatos» deixa todas essas frentes abertas, e as de ciclo curto são as perigosas.

As declarações periódicas de IVA, as retenções na fonte, as declarações mensais de remunerações e o pagamento de contribuições têm prazos fixos e uma consequência imediata em caso de falha. As contas do exercício, de que se fala mais, são o ponto menos crítico.

O modelo pede por isso, para cada serviço ativado, dois elementos: o último período tratado e a data de submissão ou entrega. Cada serviço imprime a sua própria data de corte, seguida da menção expressa de que não se responde por períodos posteriores, e uma secção separada enumera as obrigações que vencem depois.

Documentos, ficheiros de faturação e o que pertence a quem

Os documentos entregues pelo cliente são do cliente e devolvem-se. Os papéis de trabalho e os ficheiros internos do escritório são do escritório. Os produtos finais pagos — demonstrações financeiras, declarações submetidas — pertencem ao cliente. E há um quarto elemento que costuma ser esquecido: os ficheiros e comunicações relativos à faturação são elementos do cliente e integram o seu arquivo.

Perante honorários em atraso, a via razoável é a suspensão dos trabalhos com aviso prévio, e não a retenção. Retê-los documentos quando o cliente precisa de cumprir uma obrigação declarativa cria um risco disciplinar acrescido, precisamente por a responsabilidade técnica estar associada a um profissional inscrito. A comparação internacional também não ajuda: Itália proíbe expressamente a retenção, incluindo dos trabalhos elaborados para o cliente, os Estados Unidos vedam retê-los documentos entregues pelo cliente com um prazo de 45 dias para devolução, e França obriga a informar o conselho regional antes de a considerar.

Quanto aos prazos, os livros, registos e documentos de suporte relevantes para efeitos fiscais devem ser conservados pelo cliente durante dez anos, incluindo os ficheiros e a informação em suporte eletrónico relativos à faturação. Um prazo curto para recolha não é, por isso, motivo para eliminar nada: a carta faz do prazo um campo e sujeita a destruição a aviso prévio.

Acessos e a transição para quem assume

Além do cadastro, há um conjunto de acessos que não se apagam sozinhos: a senha ou o acesso do escritório ao Portal das Finanças do cliente, os acessos à Segurança Social Direta, os acessos como administrador ao programa de contabilidade ou de processamento salarial, e as autorizações de débito configuradas para pagamentos de impostos ou contribuições. A carta pede uma enumeração, porque nomear é o que evita deixar algum ativo.

O sigilo profissional subsiste após a cessação, pelo que o escritório não pode entregar o processo apenas porque quem assume o pede: precisa da dispensa do cliente. A confirmação assinada no fim desta carta recolhe essa dispensa e identifica quem assume.

Por fim, os deveres de diligência em matéria de prevenção do branqueamento de quem assume são seus: têm de estar concluídos antes do início da nova relação de negócio e não se herdam. Vale a pena escrevê-lo, porque os clientes tendem a presumir que a transferência do processo resolve também essa parte.

As secções, explicadas

Sentido da carta

Renúncia do escritório ou cessação pedida pelo cliente. Todas as secções que mudam — motivo, pedidos, dispensas, assinaturas — adaptam-se automaticamente.

Objeto e data de efeitos

Identifica a proposta ou contrato que termina e a data a partir da qual cessa, e na versão do escritório indica o fundamento da renúncia.

Modo de cessação

Cessação na data indicada ou cessação após conclusão de trabalhos expressamente identificados. A segunda opção revela uma lista: é a única forma de prometer concluir algo sem contradizer a data de efeitos.

Comunicações do termo da responsabilidade técnica

A secção que não existe em modelos estrangeiros: a comunicação através do portal da Autoridade Tributária e junto da Ordem, com as datas em que cada uma foi ou será efetuada.

Autorização quanto ao período de 24 meses

Concessão ou recusa da autorização expressa que, segundo orientações da Ordem, um contabilista certificado substituto necessita para assumir a responsabilidade técnica de entidades a que antes prestou serviços nessa qualidade, dentro de 24 meses após a cessação.

Serviços e data de corte por serviço

Um interruptor por serviço — contas do exercício, IRC, IVA, retenções na fonte, processamento salarial e Segurança Social, escrituração, prestação de contas — cada um com o último período tratado, a data de submissão e a exclusão de responsabilidade por períodos posteriores.

Obrigações subsequentes

O que vence após a data de efeitos e a quem cabe, com a advertência de que quem assume deve fazer a sua própria verificação de prazos.

Documentos, ficheiros de faturação e papéis de trabalho

Devolução do que o cliente entregou, os ficheiros de faturação como elementos do cliente, os papéis de trabalho como propriedade do escritório, prazo de recolha e aviso prévio antes da destruição.

Honorários em dívida (opcional)

Valor e prazo de pagamento, com a suspensão dos trabalhos como via e não a retenção de documentos, numa secção separada.

Acessos e autorizações

Acessos ao Portal das Finanças e à Segurança Social Direta, acessos de administrador a programas e autorizações de débito configuradas, enumerados um a um.

Transição e dispensa de sigilo

Dispensa escrita para tratar com quem assume e entregar o necessário, com a nota de que os deveres de diligência em matéria de branqueamento de quem assume são seus.

Sigilo, responsabilidade e lei aplicável

O sigilo subsiste; os limites de responsabilidade acordados continuam a aplicar-se aos trabalhos já realizados; lei portuguesa.

Confirmação do destinatário

Bloco de assinatura que transforma a dispensa e as datas de corte num acordo e não numa afirmação unilateral.

O que não convém falhar

As referências a prazos e à restrição de 24 meses seguem orientações publicadas pela Ordem dos Contabilistas Certificados e devem ser confirmadas no texto em vigor antes de se agir sobre elas.

• Comunicar o termo da responsabilidade técnica

  Segundo orientações publicadas pela Ordem, a renúncia é comunicada através do portal da Autoridade Tributária, em «Todos os Serviços / Dados Cadastrais / Intenção de Renúncia», e junto da Ordem na área reservada, em «Informações do Contabilista / Início e termo da responsabilidade». Quem não comunica continua a constar como responsável técnico, com a responsabilidade que isso implica por períodos que já não acompanha.

  OCC — comunicação de renúncia versus intenção de renúncia

• Atender aos prazos de 20 e 30 dias

  As orientações publicadas pela Ordem referem a apresentação de documentos comprovativos junto da Autoridade Tributária e Aduaneira no prazo de 20 dias contados do termo do prazo para a confissão ou para a nomeação de contabilista certificado substituto, e a comunicação da assunção de responsabilidade no prazo de 30 dias para efeitos de seguro de responsabilidade profissional. Confirme os prazos aplicáveis no Estatuto em vigor.

  Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados

• Verificar a restrição de 24 meses antes de aceitar uma substituição

  Segundo orientações publicadas pela Ordem, um contabilista certificado substituto não pode assumir a responsabilidade técnica de entidades a que anteriormente tenha prestado serviços nessa qualidade durante 24 meses após a cessação de funções, sem autorização expressa do contabilista certificado inicial. A situação é mais comum do que parece — um profissional que saiu de um escritório e é convidado pelo antigo cliente, ou uma substituição temporária que se pretende tornar permanente.

  OCC — FAQ profissão, estatuto e código deontológico

• Comunicar também à Segurança Social quando aplicável

  Segundo orientações publicadas pela Ordem, o contabilista certificado cessante deve comunicar a cessação de funções à Autoridade Tributária e Aduaneira e à Segurança Social nos prazos legalmente previstos. Deixar apenas a comunicação fiscal feita é uma falha frequente.

• Não usar a retenção de documentos como meio de cobrança

  A via razoável perante honorários em atraso é a suspensão dos trabalhos com aviso prévio. Os documentos entregues pelo cliente são seus, e retê-los quando ele precisa de cumprir uma obrigação declarativa acrescenta um risco disciplinar, precisamente por a responsabilidade técnica estar associada a um profissional inscrito numa Ordem.

• Respeitar a conservação de dez anos

  Os livros, registos e documentos de suporte relevantes para efeitos fiscais devem ser conservados pelo cliente durante dez anos, incluindo os ficheiros e a informação em suporte eletrónico relativos à faturação. Um prazo curto de recolha seguido de destruição pode fazer desaparecer elementos que o cliente é obrigado a conservar, pelo que a destruição deve ser precedida de aviso.

  Autoridade Tributária e Aduaneira

• Os deveres de diligência de quem assume são seus

  Os contabilistas certificados são entidades obrigadas em matéria de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo. Os procedimentos de diligência de quem assume a responsabilidade técnica são a sua própria obrigação, têm de estar concluídos antes do início da nova relação de negócio e não se herdam do anterior.

Como redigir a carta

1. Escolher o sentido. Renúncia do escritório ou cessação pedida pelo cliente. Disso dependem o motivo, os pedidos e as dispensas.
2. Identificar o contabilista certificado e a proposta. Nome e número de inscrição de quem tem a responsabilidade técnica, e a data da proposta ou contrato que termina.
3. Registar as comunicações do termo. As datas em que a comunicação através do portal da Autoridade Tributária e a comunicação à Ordem foram ou serão efetuadas — e, quando aplicável, à Segurança Social.
4. Ativar cada serviço com a sua data de corte. Para cada serviço, o último período tratado e a data de submissão. Depois enumere as obrigações que vencem a seguir.
5. Resolver a questão dos 24 meses e dos acessos. Conceda ou recuse a autorização expressa, e enumere os acessos e autorizações de débito a encerrar ou transferir.
6. Enviar e guardar a confirmação assinada. Descarregue em Word ou PDF, envie com pedido de assinatura e guarde a confirmação: é a dispensa de sigilo que permite a transição.

Perguntas frequentes

Modelos relacionados

• Carta de Compromisso com o Contabilista Certificado
• Carta de Confirmação de Receção
• Condições gerais de prestação de serviços de contabilidade