Wzór raportu wydatków
Bezpłatny wzór raportu wydatków do zestawienia kosztów służbowych i obliczenia kwoty zwrotu.
- Standard rachunkowości
- Ustawa o rachunkowości (UoR)
- Rok obrotowy
- Rok obrotowy (zwykle rok kalendarzowy: styczeń–grudzień)
- Waluta
- PLN (zł)
- Składane do
- Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) / KAS
| Kwota | |
|---|---|
| Podróże służbowe | 1 200 zł |
| Nocleg | 850 zł |
| Wyżywienie i diety | 300 zł |
| Transport lokalny | 180 zł |
| Materiały biurowe | 220 zł |
| Pozostałe | 100 zł |
| Razem do zwrotu | 2 850 zł |
Pobierz ten wzór
Jak wypełnić wzór raportu wydatków
Raport wydatków zestawia koszty poniesione osobiście przez pracownika lub członka zarządu w imieniu firmy — na przykład podróże służbowe lub posiłki z klientem — aby mogły zostać zwrócone i poprawnie zaksięgowane. To jeden z najprostszych, ale najczęściej używanych dokumentów finansowych w każdej firmie.
Ten wzór pozwala zestawić wszystkie kategorie wydatków w jednym miejscu i automatycznie policzyć kwotę należną do zwrotu, co ułatwia zarówno pracownikowi, jak i działowi księgowości.
Co to jest raport wydatków?
Raport wydatków to dokument, w którym pracownik lub współpracownik zestawia poniesione przez siebie koszty służbowe wraz z dowodami zakupu (faktury, paragony), w celu uzyskania zwrotu od pracodawcy. Po zatwierdzeniu staje się podstawą do rozliczenia i zaksięgowania kosztu w firmie.
Co powinien zawierać
- Podróże służbowe — koszty transportu na trasie związanej z wyjazdem służbowym, np. bilety kolejowe czy loty.
- Nocleg — koszty zakwaterowania podczas podróży służbowej.
- Wyżywienie i diety — koszty posiłków lub diety za czas podróży służbowej, zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie.
- Transport lokalny — koszty przejazdów na miejscu, np. taksówki lub bilety komunikacji miejskiej.
- Materiały biurowe — drobne zakupy biurowe poniesione w związku z obowiązkami służbowymi.
- Pozostałe — inne uzasadnione wydatki służbowe niepasujące do powyższych kategorii.
- Razem do zwrotu — suma wszystkich kategorii, czyli kwota należna pracownikowi.
Instrukcja krok po kroku
- Wpisz kwotę dla każdej kategorii wydatku — podróże, nocleg, wyżywienie, transport lokalny, materiały biurowe i pozostałe.
- Podaj datę poniesienia każdego wydatku oraz krótki opis celu służbowego (np. nazwa klienta lub spotkania).
- Zachowaj oryginalne faktury lub paragony jako dowód poniesienia kosztów — będą potrzebne do księgowania i ewentualnej kontroli podatkowej.
- Sprawdź automatycznie wyliczoną sumę razem do zwrotu na dole raportu.
- Podpisz raport i przekaż go przełożonemu lub działowi księgowości do akceptacji.
- Po zatwierdzeniu przekaż raport wraz z dokumentami do rozliczenia i wypłaty zwrotu.
Zasady szczególne dla Polski
Raport wydatków nie jest dokumentem uregulowanym samą Ustawą o rachunkowości, ale wydatki nim rozliczane muszą być udokumentowane fakturami lub paragonami, aby mogły zostać uznane za koszt podatkowy firmy oraz prawidłowo rozliczone w księgach. Diety za podróże służbowe krajowe i zagraniczne pracowników ustala się zgodnie ze stawkami określonymi w przepisach o podróżach służbowych.
Dla celów VAT i podatku dochodowego istotne jest, aby dokumenty źródłowe (faktury) wystawione były na firmę, a nie na osobę prywatną, gdy wydatek ma być rozliczony jako koszt uzyskania przychodu z prawem do odliczenia VAT.