Terminación de servicios contables (modelo de carta)
Actualizado el 6 de agosto de 2026
Esta carta termina por escrito la contratación de servicios contables: qué servicios estaban acordados, hasta qué plazo el despacho sigue siendo responsable de cada uno, y qué se entrega al cliente o al nuevo despacho. Es lo contrario de las condiciones generales de un despacho contable, aplicado a la terminación.
El modelo funciona en ambos sentidos. Elija la versión del cliente si la empresa cambia de despacho y debe terminar el contrato, recuperar documentos y cambiar sus contraseñas de acceso; elija la versión del despacho si es este quien termina la prestación del servicio. Complete los campos y descargue un archivo Word o PDF listo, sin registro.
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Referencia:
Terminación de servicios contables
Estimados:
por medio de la presente damos por terminado el contrato de servicios contables celebrado el , con efectos a partir del . La terminación respeta el aviso previo acordado: .
Después del último día, los trabajos no se continuarán y las tareas iniciadas no se concluirán. Los plazos que vencen después se enumeran a continuación, para que puedan darse seguimiento oportuno.
Servicios prestados y últimos plazos
A continuación se indican los servicios que abarcaba la contratación, y el último plazo hasta el cual permanecemos responsables de ellos. Los servicios no mencionados no formaban parte de la contratación.
Declaraciones mensuales
- Último periodo presentado:
- Fecha de presentación:
No somos responsables de las declaraciones de periodos posteriores cuyo plazo venza después del último día. El ciclo de este servicio es corto y debe asumirse sin demora.
Contabilidad
- Último periodo registrado:
- Estado de los documentos:
No somos responsables del registro contable de periodos posteriores.
Plazos posteriores al último día
Después del último día vencen los siguientes plazos, que dejamos de dar seguimiento: . Esta relación se basa en la información que conocemos y su propósito es facilitar la transición; el nuevo despacho debe hacer su propio calendario de plazos.
Documentos, sistemas y conservación
La obligación de conservación es del cliente: cinco años desde la declaración correspondiente, salvo actos societarios que se conservan mientras subsista la empresa. En esta transición se entregará: . Extractos adicionales se atenderán a solicitud, en la medida técnicamente posible.
Sistema contable y acceso a datos históricos: . Esto debe aclararse antes de cerrar cualquier acceso, para que los documentos que el cliente debe presentar ante una revisión no queden inaccesibles.
Acceso a los sistemas del SAT
No existe un mandato que se extinga automáticamente al terminar el contrato; el acceso se cierra cambiando las contraseñas correspondientes. Esto comprende: . Orden recomendado: cambiar la contraseña CIEC y, si aplica, renovar la e.firma, antes de compartir cualquier acceso con el despacho , para que no exista un periodo en que ambos despachos tengan el mismo acceso.
Entrega de documentos
Solicitamos la entrega de nuestros documentos y originales dentro de los días siguientes a esta carta, y que nos informen qué permanece en su poder. Reconocemos que sus papeles de trabajo siguen siendo su propiedad; nuestra solicitud se refiere a nuestros documentos y a los resultados por los que pagamos.
La obligación de conservación del cliente no se ve afectada por esta entrega. Los documentos necesarios para cumplirla no se destruyen bajo el argumento de que el plazo de entrega ha vencido.
Transmisión y liberación de confidencialidad
Hemos transmitido la contratación al despacho y los liberamos de confidencialidad en la medida necesaria para la comunicación con ese despacho y la transmisión de la información y documentos necesarios para la transición. Si esto implica costos adicionales, les pedimos que nos informen antes de que se generen.
La propia debida diligencia del nuevo despacho sobre el cliente, conforme a la ley de prevención de lavado de dinero, es obligación de aquel: debe realizarse antes de iniciar la nueva relación y no se transmite desde nosotros.
Confidencialidad, responsabilidad y legislación aplicable
La confidencialidad se mantiene después de la terminación, salvo que la ley o una obligación profesional exija o permita la divulgación, incluyendo para fines de control de calidad.
Las limitaciones de responsabilidad acordadas en el contrato y las condiciones generales siguen aplicando al trabajo ya realizado; esta carta no las modifica. El trabajo fue preparado para uso del destinatario y no crea obligaciones frente a terceros a quienes se transmita. Esta carta se rige por la legislación mexicana.
Confirmación del destinatario
Solicitamos la devolución de un ejemplar firmado de esta carta junto con la confirmación de los últimos plazos mencionados, para que nada quede ambiguo entre nosotros. Si algún punto es incorrecto, les pedimos que nos informen antes de firmar.
Atentamente,
, en nombre de
Por el remitente
Fecha:
Confirmación del destinatario
Fecha:
Un último plazo por servicio, porque los calendarios no coinciden
El despacho puede haber presentado ya la declaración mensual del mes pasado, estar a mitad del cálculo de la nómina del mes en curso, y tener pendiente el dictamen fiscal del ejercicio anterior. La frase "el contrato termina de inmediato" deja cada uno de estos hilos suelto — y el servicio de ciclo más corto es el más expuesto.
Las declaraciones mensuales de ISR e IVA vencen el día 17 del mes siguiente, más los días hábiles adicionales que correspondan según el sexto dígito del RFC del cliente. Un periodo pasado por alto genera recargos de inmediato. El dictamen fiscal, del que más se habla, es aquí el punto menos urgente en el tiempo, ya que solo aplica a un ejercicio por año.
Este modelo por eso pide, para cada servicio mencionado, dos datos: el último periodo procesado y la fecha de presentación o entrega. Cada servicio registra su propio último plazo con la aclaración de que los periodos posteriores ya no forman parte de la contratación, y una sección aparte enumera los plazos que vencen después del último día.
No hay un mandato que revocar: lo que corresponde es cambiar la contraseña
A diferencia de otros mercados de este lote, el SAT no cuenta con un mandato formal por contador que deba revocarse. El acceso se otorga compartiendo la contraseña CIEC del cliente, y esa contraseña sigue siendo válida mientras no se cambie — cambiarla es, en la práctica, la forma de terminar el acceso del despacho anterior.
La e.firma nunca debe compartirse. Si en algún momento se compartió indebidamente, lo correcto al terminar la relación es solicitar una nueva e.firma ante el SAT, no solo cambiar la contraseña CIEC.
El orden recomendado es cambiar la contraseña CIEC y, de ser necesario, renovar la e.firma, antes de compartir cualquier acceso con el nuevo despacho, para que no exista un periodo en que ambos despachos tengan el mismo acceso al mismo tiempo.
La obligación de conservación sigue siendo del cliente, con excepciones sin plazo fijo
La obligación de conservación es del cliente, no del despacho, y el cambio de despacho no la modifica. La contabilidad se conserva cinco años desde que se presentó o debió presentarse la declaración correspondiente, conforme al artículo 30 del CFF — pero la escritura constitutiva, los contratos de sociedad y las actas de capital se conservan mientras subsista la empresa, sin plazo fijo.
Cuando el material es digital, lo determinante es mantener el acceso. Si el sistema contable está contratado a nombre del despacho anterior, su cancelación puede cortar el acceso a documentos que el cliente debe conservar y presentar ante una revisión. Esto suele aparecer solo meses después.
La carta reserva una sección específica para esto: qué archivos se entregan y en qué formato, a nombre de quién está contratado el sistema, y qué sucede con el acceso a los datos históricos.
Entrega de documentos, suspensión de trabajos y confidencialidad
Los documentos que el cliente proporcionó son de su propiedad y se le devuelven. Los papeles de trabajo propios del despacho, cálculos y notas internas permanecen como propiedad del despacho. Los resultados por los que el cliente pagó le pertenecen. Una sola frase en la que el despacho reclama todo el "archivo" como propio es incorrecta en los tres puntos a la vez.
Ante el incumplimiento de pago, el instrumento correcto es la suspensión de los trabajos tras un aviso, no la retención de documentos. Los documentos propios del cliente no son garantía de honorarios, y retenerlos justo antes del vencimiento de una declaración desplaza la disputa a un terreno en el que el despacho no puede ganar.
La confidencialidad se mantiene después de la terminación. La transmisión de información al nuevo despacho, por eso, requiere el consentimiento del cliente, y la confirmación al final de la carta lo otorga. La propia debida diligencia del nuevo despacho sobre el cliente, conforme a la ley de prevención de lavado de dinero, es obligación de aquel y no se transmite con el contrato.
Los puntos de la carta explicados
- Sentido de la carta
- Terminación por iniciativa del cliente o por iniciativa del despacho. Todos los puntos variables — motivo, solicitudes, consentimientos, firmas — se ajustan automáticamente.
- Motivo y último día
- Define qué contrato se termina, el aviso previo acordado y el último día que resulta de ello.
- Forma de terminación
- Terminación en fecha fija o terminación tras concluir trabajos expresamente mencionados. La segunda opción abre una lista — única forma de comprometerse a concluir un trabajo sin contradecir el último día.
- Servicios y último plazo de cada uno
- Un interruptor por servicio — declaraciones mensuales, dictamen fiscal, nómina e IMSS, contabilidad, trámites societarios — con el último periodo procesado y la fecha de presentación.
- Plazos futuros
- Lo que vence después del último día y a quién corresponde, con la observación de que el nuevo despacho debe hacer su propio calendario de plazos.
- Documentos, sistemas y conservación
- Qué archivos se entregan y en qué formato, a nombre de quién está contratado el sistema, y los plazos de conservación.
- Acceso a los sistemas del SAT
- Cambio de la contraseña CIEC y, si aplica, renovación de la e.firma, con el orden recomendado antes de compartir acceso con el nuevo despacho.
- Entrega de documentos
- Devolución de los documentos del cliente, papeles de trabajo del despacho como su propia propiedad, plazo de entrega y aviso antes de destruirlos.
- Honorarios pendientes (opcional)
- Monto y plazo de pago, suspensión de trabajos como instrumento, no la retención de documentos del cliente.
- Transmisión y liberación de confidencialidad
- Consentimiento por escrito para comunicarse con el nuevo despacho, con la aclaración de que su propia debida diligencia es obligación de aquel.
- Confidencialidad, responsabilidad y legislación aplicable
- La confidencialidad se mantiene, las limitaciones de responsabilidad acordadas siguen aplicando al trabajo ya realizado, legislación mexicana.
- Confirmación del destinatario
- El espacio para una firma que convierte el consentimiento y los últimos plazos en un acuerdo mutuo, no en una declaración unilateral.
Lo que no debe pasar por alto
Verifique el contrato y la normativa vigente antes de enviar la carta.
Indique el último plazo de cada servicio
Las declaraciones mensuales vencen el día 17 del mes siguiente, más los días hábiles adicionales según el sexto dígito del RFC. Una carta que termina el contrato "de inmediato" sin distinguir servicios deja sueltos justamente los hilos que no toleran demora.
SAT — declaración de pagos provisionales o definitivosNo hable de revocar un mandato: indique el cambio de contraseña CIEC
El SAT no cuenta con un mandato formal por contador; lo correcto es que el cliente cambie su contraseña CIEC y, si la e.firma se compartió alguna vez, solicite una nueva.
Blog dSoft — riesgos de compartir e-firma y contraseña SATRespete el plazo de conservación al hacer la entrega
La contabilidad se conserva cinco años desde la presentación de la declaración correspondiente, pero la escritura constitutiva y las actas de capital se conservan mientras subsista la empresa. La obligación es del cliente, por lo que un plazo de entrega corto no es motivo para destruir nada.
CFF, artículo 30Aclare a nombre de quién está contratado el sistema
Si el sistema contable que contiene el material digital está contratado a nombre del despacho anterior, su cancelación puede cortar el acceso a documentos que el cliente debe conservar y presentar ante una revisión.
No retenga documentos en lugar de suspender los trabajos
Ante el incumplimiento de pago, lo correcto es la suspensión de los trabajos tras un aviso. Los documentos del cliente son de su propiedad, y retenerlos justo antes de una declaración desplaza la disputa de honorarios a un terreno en el que el despacho no puede ganar.
Obtenga el consentimiento para la transmisión por escrito
La confidencialidad se mantiene después de la terminación, por lo que la transmisión de información al nuevo despacho requiere el consentimiento del cliente; la confirmación al final de la carta está prevista para eso.
Cómo preparar la carta
- Elija el sentido. Terminación por iniciativa del cliente o del despacho. Esto define el motivo, las solicitudes y los consentimientos.
- Relea el contrato antes de redactar. Anote la fecha del contrato y el aviso previo acordado, para que el último día sea correcto y no solo la fecha de la carta.
- Complete las partes y la forma de terminación. Remitente, destinatario, fecha, referencia y terminación en fecha fija o tras concluir trabajos mencionados.
- Defina el último plazo de cada servicio. Último periodo procesado y fecha de presentación para cada servicio. Después enumere los plazos posteriores.
- Organice documentos, sistemas y acceso al SAT. Qué archivos se entregan, a nombre de quién está el sistema, y qué contraseñas deben cambiarse — en el orden correcto.
- Envíe y conserve la confirmación firmada. Descargue en Word o PDF, envíe con solicitud de firma y conserve la confirmación — es el consentimiento que hace posible la transmisión.
Preguntas frecuentes
¿Cómo termino un contrato de servicios contables?
Por escrito, indicando qué contrato se termina y el aviso previo acordado — relea el contrato antes de redactar, para que el último día sea correcto. Indique además, para cada servicio, el periodo procesado por el despacho, solicite la devolución de documentos, solicite el cambio de contraseñas de acceso, y acuerde el acceso al material digital. Una terminación genérica deja demasiados puntos sin resolver.
¿Debo revocar un mandato ante el SAT si cambio de contador?
No existe un mandato formal como en otros países. Lo correcto es cambiar la contraseña CIEC y, si la e.firma se compartió alguna vez, solicitar una nueva ante el SAT. Haga esto antes de compartir cualquier acceso con el nuevo despacho, para que no exista un periodo en que ambos tengan el mismo acceso.
¿Qué servicio queda con más frecuencia sin cubrir al cambiar de despacho?
El de ciclo más corto. Las declaraciones mensuales vencen el día 17 más los días hábiles adicionales según el sexto dígito del RFC; un periodo pasado por alto genera recargos de inmediato. El dictamen fiscal es aquí el punto menos urgente en el tiempo, aunque sea del que más se habla.
¿Quién tiene acceso a mi información fiscal después de cambiar de despacho?
Depende de a nombre de quién está contratado el sistema, y la carta debe aclararlo. La obligación de conservación es suya: cinco años desde la declaración correspondiente, salvo actos societarios que se conservan mientras subsista la empresa. Si el sistema está a nombre del despacho anterior, su cancelación puede cortar el acceso a datos que debe presentar ante una revisión.
¿El despacho puede retener mis documentos mientras no pago?
Lo correcto es la suspensión de los trabajos tras un aviso, no la retención de documentos. Sus documentos son de su propiedad, y retenerlos justo antes de una declaración desplaza la cuestión de los honorarios a un terreno en el que el despacho no puede ganar. Los papeles de trabajo propios del despacho, en cambio, permanecen como su propiedad.
¿El despacho anterior debe comunicarse con el nuevo?
Una transmisión ordenada requiere su consentimiento, pues la confidencialidad se mantiene después de la terminación — la confirmación al final de la carta lo contempla. Note que la propia debida diligencia del nuevo despacho sobre el cliente, conforme a la ley de prevención de lavado de dinero, es obligación de aquel y no se transmite desde el despacho anterior.
¿Qué hacer si el dictamen fiscal no está terminado?
Decídalo explícitamente. El modelo tiene la opción "terminación tras concluir trabajos mencionados": enumere ahí exactamente lo que se concluirá, y la responsabilidad por ello termina con la entrega.
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Aviso legal
Este modelo y las explicaciones constituyen información general, no asesoría legal o contable. Las reglas sobre contabilidad, declaraciones fiscales, acceso a los sistemas del SAT y prevención de lavado de dinero cambian, y cada situación es particular. Verifique el contrato y la normativa vigente, y consulte a un profesional en caso de controversia sobre honorarios, documentos o transmisión.
