Condiciones generales para despacho contable (modelo gratis)
Actualizado el 6 de agosto de 2026
En México, la relación entre un despacho contable y su cliente suele apoyarse en dos documentos complementarios. La carta de contratación describe el servicio acordado, su alcance y los honorarios; las condiciones generales, anexas a ella, cubren lo que no cambia de un cliente a otro: facturación, devolución de documentos, responsabilidad, confidencialidad, protección de datos, terminación del contrato.
Este modelo es ese segundo documento. Llevar la contabilidad de una empresa no exige por sí solo un título ni un registro ante el SAT; solo el dictamen fiscal —una función específica— requiere que el contador esté inscrito como Contador Público Registrado. Complete los datos de su despacho, active solo las cláusulas que correspondan a su práctica y descargue un archivo Word o PDF listo, sin registro ni marca de agua.
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Condiciones generales para despacho contable
- Despacho:
- Dirección:
- Cédula profesional del contador responsable:
- Registro como CPR ante el SAT:
- Versión:
- Vigente desde:
- Cliente:
- RFC:
- Dirección del cliente:
- Fecha del contrato:
Situación profesional del despacho
presta servicios contables. Cédula profesional del contador responsable, : . Llevar la contabilidad no exige registro ante ninguna autoridad; si el despacho ofrece dictamen fiscal, su número de registro como Contador Público Registrado ante el SAT es: .
Alcance de la contratación
Estas condiciones aplican a los siguientes servicios para el ejercicio , con una frecuencia de contabilidad de: .
Contabilidad
El cliente entrega los documentos soporte dentro de los días siguientes al cierre del periodo. El despacho lleva la contabilidad conforme a las normas aplicables y conserva los registros por el plazo correspondiente.
Declaraciones mensuales
El despacho prepara y presenta las declaraciones mensuales de ISR e IVA dentro del plazo: . El cliente entrega los documentos necesarios con anticipación suficiente a ese plazo.
Obligaciones del cliente
El cliente proporciona información completa y veraz necesaria para la prestación del servicio y respeta los plazos mencionados. El despacho no es responsable de las consecuencias derivadas de información tardía o incompleta del cliente.
Honorarios y pago
- Cuota mensual:
Los honorarios no incluyen: . Las facturas son pagaderas dentro de los días siguientes a su emisión.
Acceso a los sistemas del SAT
El cliente comparte con el despacho el acceso necesario con el siguiente alcance: . El acceso se realiza mediante la contraseña CIEC del cliente; la e.firma nunca se comparte y el propio cliente firma las declaraciones y trámites que la requieran. El cliente puede cambiar su contraseña CIEC en cualquier momento, y se compromete a hacerlo al terminar estas condiciones.
Conservación de documentos
La contabilidad se conserva por cinco años, contados desde la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración correspondiente, conforme al artículo 30 del CFF. La escritura constitutiva, los contratos de sociedad y las actas de capital se conservan mientras subsista la empresa, sin plazo fijo. La obligación de conservación es del cliente. Los documentos se conservan en la siguiente forma: , y se entregan al cliente dentro de los días siguientes a la terminación de estas condiciones.
Prevención de lavado de dinero
Como sujeto obligado, el despacho aplica medidas de debida diligencia sobre el cliente conforme a la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, incluyendo la identificación del beneficiario controlador, cuando el servicio prestado quede comprendido en las actividades vulnerables.
Confidencialidad
El despacho no divulga información del cliente a terceros sin su autorización, salvo que lo exija la ley o una autoridad competente.
Tratamiento de datos personales
El despacho trata los datos personales de empleados y otras personas relacionadas con el cliente en la medida necesaria para la prestación del servicio, conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
Vigencia y terminación
Estas condiciones permanecen vigentes hasta que se terminen por escrito, con un aviso previo de días.
Legislación aplicable y controversias
Estas condiciones se rigen por la legislación mexicana. Las controversias que no puedan resolverse de manera amistosa se someterán a .
Aceptación
Por el despacho
Fecha:
Por el cliente
Fecha:
Llevar la contabilidad no exige registro; el dictamen fiscal sí
A diferencia de la mayoría de los mercados de este lote, en México no existe una ley que exija que quien lleva la contabilidad de una empresa tenga cédula profesional o esté inscrito ante alguna autoridad. La cédula profesional de Contador Público, expedida por la Secretaría de Educación Pública, certifica la formación universitaria, pero no es, por sí sola, una condición legal para prestar servicios contables generales.
La excepción es el dictamen fiscal, regulado por el artículo 32-A del Código Fiscal de la Federación: solo un Contador Público Registrado (CPR) ante el SAT puede emitirlo, y para registrarse se exige nacionalidad mexicana, cédula profesional, membresía activa de al menos tres años en un colegio de profesionistas reconocido, inscripción en el RFC y contar con e.firma.
Estas condiciones, por eso, distinguen ambos planos: si el despacho ofrece dictamen fiscal, cita el número de registro ante el SAT del contador responsable; si no lo ofrece, no lo insinúa.
Cinco años, salvo para lo que dura toda la vida de la empresa
El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación fija en cinco años el plazo de conservación de la contabilidad, contado a partir de la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones correspondientes. Pero hay excepciones importantes: la escritura constitutiva, los contratos de sociedad, las actas de aumento o disminución de capital y los registros de fusión o escisión deben conservarse mientras subsista la sociedad, sin plazo fijo.
Para actos cuyos efectos fiscales se prolongan en el tiempo —depreciaciones, pérdidas fiscales pendientes de amortizar—, el plazo de cinco años no corre desde la operación original, sino desde la declaración del último ejercicio en que esos efectos surtieron efecto. Un contrato que cite un solo plazo de cinco años para "toda la documentación" está mal en ambos casos.
El SAT no tiene un mandato por contador; el acceso se comparte por contraseña
A diferencia de sistemas como el mandato de EDS, eTVA o Intervat vistos en otros mercados de este lote, el SAT no ofrece un mecanismo formal de autorización específico para contadores. En la práctica, el acceso se gestiona compartiendo la contraseña CIEC del cliente, que el contador usa para preparar y consultar declaraciones; el propio cliente firma con su e.firma.
La e.firma nunca debe compartirse: equivale legalmente a entregar una hoja en blanco ya firmada. La consecuencia práctica para el fin de la relación es distinta a la de otros mercados: no se trata de "revocar un mandato", sino de cambiar la contraseña CIEC y, si la e.firma llegó a compartirse indebidamente, solicitar una nueva ante el SAT.
Las declaraciones mensuales de ISR e IVA vencen el día 17 del mes siguiente, pero el plazo real se recorre según el sexto dígito del RFC del contribuyente —hasta cinco días hábiles adicionales—, lo que significa que el calendario de cierre no es el mismo para todos los clientes del despacho.
Las cláusulas explicadas
- Partes y situación
- Nombre del despacho, cédula profesional del contador responsable, número de registro ante el SAT si ofrece dictamen fiscal, versión y fecha, además de los datos del cliente.
- Servicios contratados
- Cada servicio con su propio interruptor — contabilidad, declaraciones mensuales, dictamen fiscal, nómina e IMSS, trámites societarios, asesoría.
- Situación profesional
- Cédula profesional y, si aplica, número de registro como CPR ante el SAT — sin insinuar dictamen fiscal si el despacho no lo ofrece.
- Obligaciones del cliente
- Plazos de entrega de documentos y el deber de proporcionar información completa y veraz, base de las declaraciones presentadas.
- Honorarios y pago
- Tarifa por hora, cuota mensual o paquete — solo aparecen los campos del modelo elegido.
- Acceso a los sistemas del SAT
- Alcance del acceso compartido y la advertencia de cambiar la contraseña CIEC, sin compartir nunca la e.firma.
- Conservación de documentos
- El plazo de cinco años y las excepciones sin plazo fijo para actos societarios o efectos fiscales prolongados.
- Prevención de lavado de dinero (opcional)
- Debida diligencia sobre el cliente, si el despacho está sujeto a la ley aplicable.
- Limitación de responsabilidad (opcional)
- Un tope de monto, si se acuerda.
- Confidencialidad
- No divulgación de información a terceros sin autorización del cliente ni obligación legal.
- Tratamiento de datos personales (opcional)
- Finalidad y base legal, si el servicio implica tratamiento de datos personales.
- Vigencia y terminación
- Plazo de aviso previo y forma de terminación del contrato.
- Legislación aplicable y controversias
- Legislación mexicana y el lugar para resolver controversias.
- Aceptación
- El espacio para firmas que convierte estas condiciones en un acuerdo vinculante.
Lo que no debe pasar por alto
Verifique la situación profesional del despacho y la normativa vigente antes de usar estas condiciones.
No insinúe un registro que el despacho no tiene
Llevar la contabilidad no exige cédula profesional ni registro ante ninguna autoridad; solo el dictamen fiscal exige que el contador esté registrado ante el SAT como Contador Público Registrado.
SAT — Contadores Públicos RegistradosDistinga el plazo general de cinco años de las excepciones sin plazo fijo
El artículo 30 del CFF fija cinco años desde la presentación de la declaración correspondiente, pero la escritura constitutiva, los contratos de sociedad y las actas de capital deben conservarse mientras subsista la sociedad.
CFF, artículo 30No hable de "revocar un mandato": aclare el cambio de contraseña CIEC
El SAT no tiene un mandato formal por contador; el acceso se comparte mediante la contraseña CIEC. Al terminar la relación, lo correcto es cambiar la contraseña, no simplemente cancelar una autorización que no existe como tal.
Blog dSoft — riesgos de compartir e-firma y contraseña SATNunca incluya una cláusula que implique compartir la e.firma
La e.firma equivale legalmente a una firma en blanco y nunca debe compartirse con el despacho; solo la contraseña CIEC se comparte para la preparación de declaraciones.
mifiel — entregarle la FIEL al contador es una pésima ideaAclare que el vencimiento del día 17 varía según el RFC
Las declaraciones mensuales vencen el día 17, más los días hábiles adicionales que correspondan según el sexto dígito del RFC del contribuyente — el calendario no es igual para todos los clientes.
No prometa responsabilidad más allá de la cobertura contratada
Si las condiciones incluyen una limitación de responsabilidad, debe corresponder a la cobertura de seguro de responsabilidad civil profesional efectivamente contratada, cuando exista.
Cómo completar las condiciones
- Complete los datos del despacho y la cédula profesional. Nombre, dirección, contador responsable, cédula profesional y, si aplica, número de registro como CPR ante el SAT.
- Marque los servicios contratados. Cada servicio tiene su propio interruptor — active solo los acordados.
- Elija el modelo de honorarios. Tarifa por hora, cuota mensual o paquete — solo aparecen los campos correspondientes.
- Defina el alcance del acceso a los sistemas del SAT. Qué se comparte y para qué trámites, con la advertencia de nunca compartir la e.firma.
- Verifique los plazos de conservación. Asegúrese de que el plazo de cinco años y las excepciones sin plazo fijo estén correctamente distinguidos.
- Descargue y firme. Descargue en Word o PDF, revise y recabe la firma de ambas partes.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener cédula profesional para llevar la contabilidad en México?
No, para servicios contables generales. Solo el dictamen fiscal, regulado por el artículo 32-A del CFF, exige que el contador esté inscrito como Contador Público Registrado ante el SAT, con cédula profesional, membresía en un colegio reconocido y otros requisitos específicos.
¿Cuánto tiempo debo conservar mi contabilidad?
Cinco años desde que se presentó o debió presentarse la declaración correspondiente, conforme al artículo 30 del CFF. Sin embargo, la escritura constitutiva, los contratos de sociedad y las actas de capital deben conservarse mientras subsista la empresa, sin plazo fijo.
¿Cuándo vencen las declaraciones mensuales de ISR e IVA?
El día 17 del mes siguiente, pero el plazo se recorre según el sexto dígito del RFC del contribuyente, hasta cinco días hábiles adicionales — el calendario no es el mismo para todos los clientes del despacho.
¿Debo compartir mi e.firma con mi contador?
No. La e.firma nunca debe compartirse, pues equivale legalmente a una firma en blanco. Lo habitual es compartir la contraseña CIEC para que el contador prepare las declaraciones, y usted las firma con su propia e.firma.
¿Existe un mandato formal para autorizar a un contador ante el SAT?
No como en otros países. El SAT no cuenta con un sistema de mandato específico por contador; el acceso se gestiona compartiendo la contraseña CIEC. Al cambiar de contador, lo correcto es cambiar esa contraseña, no "revocar" una autorización formal.
¿Qué pasa si mi despacho pierde el registro de Contador Público Registrado?
Solo afecta la posibilidad de emitir dictámenes fiscales; los servicios contables generales no dependen de ese registro. Las condiciones deben actualizarse si el despacho deja de ofrecer dictamen fiscal.
Plantillas relacionadas
Aviso legal
Este modelo y las explicaciones constituyen información general, no asesoría legal o contable. Las reglas sobre el dictamen fiscal, la conservación de documentos y el acceso a los sistemas del SAT cambian, y cada situación es particular. Verifique la normativa vigente y la situación profesional del despacho antes de usar este modelo, y consulte a un profesional en caso de controversia.
