Modelo de política de gestión de activos (México)
Actualizado el 9 de agosto de 2026
Una política mexicana de gestión de activos define cómo se compran, registran, usan, mantienen, transfieren, dan de baja y protegen activos físicos, digitales e intangibles.
Esta versión conecta inventario, contabilidad, comprobantes, privacidad, dispositivos, autorizaciones, bajas y expedientes. Sirve para empresas, asociaciones, agencias, estudios, despachos y equipos con activos de alto valor o datos.
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Política de gestión de activos
- Fecha:
- Lugar:
- Parte principal:
- RFC o identificación fiscal:
- Contraparte o destinatario:
1. Objeto y finalidad
Este documento trata de: . Las partes lo usan como expediente operativo mexicano, con anexos, poderes de firma y verificaciones societarias, fiscales, laborales, autorales o de protección de datos a completar antes del uso final.
2. Activos incluidos y excluidos
Activos, bienes, contratos, créditos, datos, cuentas digitales, derechos o dispositivos incluidos: . Activos, bienes, contratos, pasivos, archivos, dispositivos u obligaciones excluidos: .
3. Valor, contraprestación y plazos
Valor, precio, honorarios, regalía o presupuesto indicativo: . Plazos, entregas, aprobaciones o trámites principales: .
4. Datos personales y seguridad
Datos personales, imágenes, listas, credenciales o dispositivos serán tratados únicamente para finalidades declaradas, con acceso limitado, aviso de privacidad, medidas de seguridad y supresión, devolución o bloqueo cuando dejen de ser necesarios. Elementos relevantes: .
5. Anexos y aprobaciones
Anexos aplicables: . Aprobaciones, consentimientos, acuerdos, protocolos, avisos, acuses, recibos o verificaciones necesarias: .
6. Ley aplicable, prueba y conservación
Ley, foro o método de solución de controversias: . La parte responsable conservará versión firmada, anexos, acuses, avisos, comprobantes fiscales, documentos contables y pruebas de entrega durante los plazos aplicables.
Parte principal
Fecha de firma:
Contraparte o destinatario
Fecha de firma:
Alcance y clases de activos
La política debe cubrir mobiliario, equipo, vehículos, herramientas, software, cuentas, dominios, marcas, bases de datos, documentos, dispositivos y activos en custodia.
Cada clase necesita responsable, registro mínimo, control de acceso, criterio de alta, mantenimiento, baja y conservación de comprobantes.
Altas, compras y comprobantes
Toda compra o recepción debe generar solicitud, aprobación, proveedor, contrato, CFDI o comprobante, responsable, ubicación, valor y fecha de alta.
El Código de Comercio exige trazabilidad contable y conservación de comprobantes; la política debe decir quién carga anexos y quién concilia con contabilidad.
Uso, préstamo y custodia
Los activos asignados a empleados, proveedores o clientes deben tener entrega, uso permitido, prohibiciones, mantenimiento, reporte de pérdida y devolución.
Dispositivos y cuentas requieren reglas de contraseña, cifrado, respaldo, acceso, instalación de software, trabajo remoto, incidentes y salida de personal.
Privacidad y seguridad
La LFPDPPP obliga a principios de tratamiento y responsabilidad. La política debe minimizar datos, limitar accesos, registrar encargados y atender derechos ARCO.
En bajas de equipos, debe existir ruta de borrado, destrucción, bloqueo, transferencia segura o certificación cuando corresponda.
Mantenimiento, revisión y auditoría
La política debe fijar revisiones periódicas, inventario físico, conciliación contable, auditoría de accesos, vencimientos, pólizas, garantías y activos sin responsable.
Las excepciones deben documentarse: activo prestado, dañado, perdido, obsoleto, retenido por litigio o sujeto a garantía.
Baja, venta y transferencia
La baja debe requerir aprobación, valor residual, destino, comprobante, borrado de datos, retiro de accesos y actualización del inventario.
Si se venden activos o se transmite empresa/establecimiento, la política debe activar revisión de contratos, empleados, datos, marcas, licencias y acreedores.
Expediente, anexos y versión final
En México, una plantilla útil debe funcionar como expediente: contrato social, acta, contrato, política, inventario o boletín necesita fecha, versión, partes, RFC, poderes de firma, anexos, responsable interno, estado del documento y evidencia de envío, recepción, aprobación o publicación.
Antes de firmar o publicar, confirme denominación o razón social, RFC, domicilio, objeto, capital, partes sociales, gerentes, facultades, valores, plazos, cuentas bancarias, comprobantes fiscales, autorizaciones, fuentes legales, datos personales y destinatarios. Una versión con alternativas incompatibles o anexos vacíos crea discusión sobre lo que realmente fue aprobado.
Si el documento prepara inscripción, modificación, disolución, liquidación, publicación en el sistema electrónico, aviso laboral, transmisión de establecimiento, tratamiento de datos, cesión de derechos o entrega de activos, indique quién hace el trámite, cuál es el canal, qué plazo aplica, qué acuse se espera y dónde se conserva.
El Código de Comercio exige a los comerciantes llevar un sistema de contabilidad adecuado que conecte operaciones individuales con documentos comprobatorios. También exige conservar comprobantes originales, impresos o electrónicos, durante un plazo mínimo de diez años.
Cuando haya datos personales, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares exige licitud, finalidad, lealtad, consentimiento, calidad, proporcionalidad, información y responsabilidad. El expediente debe incluir aviso de privacidad, base del tratamiento, acceso limitado, medidas de seguridad y ruta para derechos ARCO.
Incluya una matriz de responsabilidades. Una columna debe decir quién prepara anexos, quién verifica números, quién valida poderes, quién revisa datos personales, quién aprueba derechos de imagen, quién guarda comprobantes fiscales y quién puede modificar el texto después de la aprobación.
Cuando haya efecto económico, no deje precio, anticipo, honorarios, valor de activos, crédito cedido, deuda asumida, regalía, reembolso o gasto de cierre sin fuente. Indique moneda, IVA o retenciones a revisar, CFDI, fecha de vencimiento y prueba que libera el pago.
En documentos creativos, preserve la cadena de autorizaciones: autor, intérprete, fotógrafo, galería, promotora, patrocinador, recinto, persona retratada y titular de marca. La autorización debe cubrir medios, territorio, plazo, créditos, archivos aprobados y límites de edición.
En documentos societarios y de activos, revise también fuera del texto: contrato social vigente, libro especial de socios, actas, poderes, Registro Público de Comercio, contabilidad, contratos, trabajadores, deudas, garantías, licencias, marcas, dominios, contraseñas y dispositivos.
La versión final debe retirar opciones no elegidas. Si el texto habla al mismo tiempo de venta de activos aislados y transmisión de empresa, propuesta no vinculante y contratación aceptada, o cesión total de derechos y licencia limitada, todavía no está listo para firma.
Si interviene una contraparte extranjera, defina idioma, moneda, ley, foro, notificaciones y versión prevaleciente. La traducción puede ayudar, pero anexos, fechas, nombres, valores, alcance y derechos deben coincidir en todas las versiones.
Registre finalmente la actualización de fuentes. Las reglas societarias, laborales, fiscales, autorales y de privacidad cambian. El objetivo no es prometer cumplimiento genérico, sino mostrar con claridad qué puntos fueron revisados para esa versión mexicana.
Guía cláusula por cláusula
- Alcance
- Define activos físicos, digitales e intangibles.
- Responsables
- Asigna dueño, custodio y aprobador.
- Alta
- Exige comprobante, valor y ubicación.
- Uso
- Regula préstamo, custodia y devolución.
- Seguridad
- Protege dispositivos, cuentas y datos.
- Revisión
- Programa inventario y auditoría.
- Baja
- Controla venta, destrucción y borrado.
- Archivo
- Conserva comprobantes y acuses.
Lista de control de la política
Definir trazabilidad
La contabilidad debe conectar operaciones con comprobantes.
Código de Comercio, art. 33Conservar comprobantes
Los comprobantes originales se conservan por mínimo diez años.
Código de Comercio, art. 38Designar responsable de datos
Debe haber persona o departamento para derechos de titulares.
LFPDPPP, art. 29Limitar tratamiento
Datos en dispositivos deben seguir principios de licitud, finalidad y proporcionalidad.
LFPDPPP, arts. 5-7Formalizar bajas
Venta, destrucción, donación o pérdida requieren autorización y evidencia.
Revisar licencias
Software, marcas, dominios y contratos pueden no ser transferibles.
Auditar accesos
Cuentas, certificados, llaves y contraseñas deben cerrarse al salir personal.
Cómo llenar el modelo
- Definir alcance. Liste tipos de activos y áreas cubiertas.
- Asignar roles. Nombre dueño, custodio, aprobador y responsable de datos.
- Regular altas. Exija solicitud, comprobante, valor y registro.
- Fijar seguridad. Incluya dispositivos, cuentas, respaldos e incidentes.
- Aprobar bajas. Documente venta, destrucción, borrado y archivo.
Preguntas frecuentes
¿La política reemplaza el inventario?
No. La política dice cómo gestionar; el inventario registra activos concretos.
¿Incluye activos digitales?
Sí. Cuentas, dominios, software, marcas, datos y credenciales suelen ser críticos.
¿Qué ley aplica a dispositivos con datos?
La LFPDPPP exige principios, aviso, responsabilidad y atención de derechos ARCO.
¿Quién aprueba bajas?
La política debe designar aprobador según valor, riesgo y tipo de activo.
¿Debo conservar facturas?
Sí. El Código de Comercio exige conservar comprobantes por al menos diez años.
¿Qué pasa si un empleado se va?
Debe devolver activos, cerrar accesos, transferir custodia y registrar cualquier faltante.
¿Sirve para auditoría?
Sí, si conecta inventario, comprobantes, responsables, bajas y revisiones.
¿Puede venderse equipo usado?
Sí, pero debe revisarse propiedad, datos, garantías, licencias y autorización.
Plantillas relacionadas
Aviso legal
Este modelo se proporciona con fines informativos y no constituye asesoría jurídica, fiscal, contable ni profesional. Revise el documento con profesionales calificados antes de usarlo.
