Modelo de inventario de activos (México)

Identificación del activo

Cada activo debe tener código, descripción, número de serie, marca, modelo, ubicación, responsable, fecha de adquisición, proveedor, comprobante, valor, método de depreciación si aplica y estado.

Para software, dominios, cuentas y licencias, el inventario debe registrar titularidad, usuario autorizado, vencimiento, restricción de cesión y credenciales bajo control seguro.

Contabilidad y comprobantes

El Código de Comercio exige sistema contable que conecte operaciones con comprobantes originales. Un inventario que no enlaza factura, contrato, póliza o evidencia de entrega pierde valor.

El modelo pide fuente del valor, comprobante, custodia documental y responsable de conciliación con contabilidad.

Dispositivos con datos personales

Laptops, teléfonos, cámaras, discos, servidores y cuentas pueden contener datos personales. El inventario debe marcar riesgo, responsable, cifrado, respaldo, acceso y ruta de borrado o destrucción.

La LFPDPPP exige principios y responsabilidad; por eso el inventario no debe revelar datos innecesarios, sino describir categorías y controles.

Propiedad, arrendamiento y garantías

No todos los activos son propios. Puede haber arrendamiento, comodato, leasing, garantía, reserva de dominio, licencia no transferible o activo de cliente.

La plantilla distingue propiedad, derecho de uso, restricción de cesión, gravamen y responsable de autorización antes de vender, desechar o transferir.

Bajas, pérdidas y sustituciones

La baja debe indicar causa, aprobación, fecha, valor residual, destino, destrucción, venta, donación, pérdida, robo, seguro, borrado de datos y comprobante.

Sin expediente de baja, pueden quedar datos personales expuestos, activos cobrados dos veces o faltantes sin responsable.

Uso en operaciones y compraventas

El inventario alimenta contratos de compraventa de activos, auditorías, cierre societario, liquidación, pólizas de seguro, mantenimiento y presupuesto.

Por eso debe mantener versión, corte, responsable, anexos y firmas de quien entrega y recibe.

Expediente, anexos y versión final

En México, una plantilla útil debe funcionar como expediente: contrato social, acta, contrato, política, inventario o boletín necesita fecha, versión, partes, RFC, poderes de firma, anexos, responsable interno, estado del documento y evidencia de envío, recepción, aprobación o publicación.

Antes de firmar o publicar, confirme denominación o razón social, RFC, domicilio, objeto, capital, partes sociales, gerentes, facultades, valores, plazos, cuentas bancarias, comprobantes fiscales, autorizaciones, fuentes legales, datos personales y destinatarios. Una versión con alternativas incompatibles o anexos vacíos crea discusión sobre lo que realmente fue aprobado.

Si el documento prepara inscripción, modificación, disolución, liquidación, publicación en el sistema electrónico, aviso laboral, transmisión de establecimiento, tratamiento de datos, cesión de derechos o entrega de activos, indique quién hace el trámite, cuál es el canal, qué plazo aplica, qué acuse se espera y dónde se conserva.

El Código de Comercio exige a los comerciantes llevar un sistema de contabilidad adecuado que conecte operaciones individuales con documentos comprobatorios. También exige conservar comprobantes originales, impresos o electrónicos, durante un plazo mínimo de diez años.

Cuando haya datos personales, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares exige licitud, finalidad, lealtad, consentimiento, calidad, proporcionalidad, información y responsabilidad. El expediente debe incluir aviso de privacidad, base del tratamiento, acceso limitado, medidas de seguridad y ruta para derechos ARCO.

Incluya una matriz de responsabilidades. Una columna debe decir quién prepara anexos, quién verifica números, quién valida poderes, quién revisa datos personales, quién aprueba derechos de imagen, quién guarda comprobantes fiscales y quién puede modificar el texto después de la aprobación.

Cuando haya efecto económico, no deje precio, anticipo, honorarios, valor de activos, crédito cedido, deuda asumida, regalía, reembolso o gasto de cierre sin fuente. Indique moneda, IVA o retenciones a revisar, CFDI, fecha de vencimiento y prueba que libera el pago.

En documentos creativos, preserve la cadena de autorizaciones: autor, intérprete, fotógrafo, galería, promotora, patrocinador, recinto, persona retratada y titular de marca. La autorización debe cubrir medios, territorio, plazo, créditos, archivos aprobados y límites de edición.

En documentos societarios y de activos, revise también fuera del texto: contrato social vigente, libro especial de socios, actas, poderes, Registro Público de Comercio, contabilidad, contratos, trabajadores, deudas, garantías, licencias, marcas, dominios, contraseñas y dispositivos.

La versión final debe retirar opciones no elegidas. Si el texto habla al mismo tiempo de venta de activos aislados y transmisión de empresa, propuesta no vinculante y contratación aceptada, o cesión total de derechos y licencia limitada, todavía no está listo para firma.

Si interviene una contraparte extranjera, defina idioma, moneda, ley, foro, notificaciones y versión prevaleciente. La traducción puede ayudar, pero anexos, fechas, nombres, valores, alcance y derechos deben coincidir en todas las versiones.

Registre finalmente la actualización de fuentes. Las reglas societarias, laborales, fiscales, autorales y de privacidad cambian. El objetivo no es prometer cumplimiento genérico, sino mostrar con claridad qué puntos fueron revisados para esa versión mexicana.

Guía cláusula por cláusula

Código

Identifica activo y familia.

Ubicación

Registra sede, usuario y responsable.

Valor

Conecta costo, comprobante y contabilidad.

Estado

Marca uso, mantenimiento, baja o pérdida.

Datos

Señala dispositivos con datos personales.

Restricción

Indica propiedad, licencia, garantía o cesión.

Baja

Documenta destino, autorización y prueba.

Archivo

Conserva anexos y comprobantes.

Lista de control del inventario

• Conectar comprobantes

  El sistema contable debe ligar operaciones con documentos originales.

  Código de Comercio, art. 33

• Conservar evidencia

  Los comprobantes originales se guardan por al menos diez años.

  Código de Comercio, art. 38

• Marcar datos personales

  Dispositivos y cuentas requieren finalidad, seguridad y responsabilidad.

  LFPDPPP

• Distinguir propiedad

  Separe activos propios, arrendados, licenciados o de clientes.

• Aprobar bajas

  Venta, donación, destrucción o pérdida deben tener autorización y prueba.

• Conciliar con contabilidad

  Inventario, pólizas, depreciación y comprobantes deben coincidir.

• Controlar accesos

  Cuentas, llaves, certificados y contraseñas requieren responsable.

Cómo llenar el modelo

1. Listar activos. Capture código, descripción, serie, ubicación y responsable.
2. Vincular comprobantes. Agregue factura, contrato, póliza, garantía o acta.
3. Clasificar datos. Marque dispositivos, cuentas y categorías de información.
4. Revisar restricciones. Indique propiedad, licencia, garantía o autorización.
5. Firmar corte. Registre fecha, responsable, anexos y aprobación.

Preguntas frecuentes

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