Condizioni generali di incarico professionale (modello)

La clausola che in Italia è vietata: trattenere i documenti per il compenso non pagato

Chi traduce un modello inglese o statunitense inserisce senza pensarci una clausola di ritenzione sui documenti detenuti. In Italia quella clausola è nulla nel merito, e per il commercialista è anche un illecito disciplinare.

L'articolo 2235 del codice civile stabilisce il divieto di ritenzione: il prestatore d'opera non può trattenere le cose e i documenti ricevuti, se non per il periodo strettamente necessario alla tutela dei propri diritti secondo le leggi professionali. Il divieto è stato letto in modo ampio: riguarda non solo i documenti ricevuti dal cliente, ma anche quelli elaborati dal professionista per conto del cliente in adempimento dell'incarico ricevuto.

Per i commercialisti la regola è ancora più netta sul piano deontologico. Il codice deontologico della professione vieta di trattenere documenti e atti ricevuti dal cliente per il mancato pagamento del compenso o per il mancato rimborso delle spese anticipate. Non è quindi una questione di equilibrio contrattuale: la leva sul compenso non può essere il documento del cliente.

Il confronto internazionale rende l'idea di quanto questa clausola sia locale. Nel Regno Unito esiste un privilegio generale sui documenti detenuti; negli Stati Uniti è vietato trattenere i documenti forniti dal cliente, con un termine di 45 giorni per la restituzione; in Germania esiste un diritto legale di rifiutare la consegna finché il compenso non è soddisfatto, con un limite di ragionevolezza; in Francia il professionista deve perfino informare il presidente del consiglio regionale dell'ordine prima di valutare una ritenzione. L'Italia sta all'estremo opposto rispetto al Regno Unito, e questo modello è scritto di conseguenza.

Il professionista non può recedere quando vuole: serve una giusta causa

La seconda differenza strutturale riguarda l'uscita dal rapporto, e va nella direzione opposta a quella tedesca. L'articolo 2237 del codice civile distingue le due posizioni: il cliente può recedere dal contratto rimborsando al prestatore d'opera le spese sostenute e pagando il compenso per l'opera svolta; il prestatore d'opera può recedere dal contratto soltanto per giusta causa.

In Germania il mandato può essere chiuso in qualsiasi momento e senza motivazione da entrambe le parti; in Italia il professionista che voglia lasciare deve poter indicare una giusta causa e comportarsi in modo da non pregiudicare il cliente. È una asimmetria che va detta nelle condizioni generali, perché un cliente che legge una clausola di recesso simmetrica si costruisce un'aspettativa sbagliata — e uno studio che se ne dimentica rischia di trovarsi vincolato più di quanto pensasse.

Questo modello riflette l'asimmetria: recesso libero per il cliente con obbligo di pagare quanto svolto, recesso per giusta causa per lo studio con l'impegno a non interrompere l'attività in prossimità di una scadenza. Nelle condizioni generali non compare quindi un preavviso simmetrico espresso in giorni, che sarebbe una semplificazione fuorviante.

Compenso: l'accordo va per iscritto e il preventivo si dà in forma scritta o digitale

Le condizioni generali non sono il posto in cui stabilire l'importo, che appartiene alla lettera di incarico, ma devono dire come il compenso si forma e come si contesta. Nel rapporto con il cliente il compenso va pattuito al momento del conferimento dell'incarico e il professionista è tenuto a rendere noto il preventivo in forma scritta o digitale, comprensivo delle voci di costo — comprese spese, oneri e contributi.

Perciò questo modello rinvia alla lettera di incarico per l'importo, ma fissa nelle condizioni generali il meccanismo: base di calcolo, spese e anticipazioni, termine di pagamento, termine per contestare una fattura, e interessi di mora. Un termine per contestare è ciò che evita che un'obiezione riemerga mesi dopo davanti a una fattura insoluta.

Sugli interessi il modello distingue il cliente professionale dal privato, perché la disciplina dei ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali si applica ai rapporti tra imprese e tra imprese e pubbliche amministrazioni, non a un privato che chiede una dichiarazione dei redditi. Una clausola scritta senza questa distinzione è inutilizzabile per una parte della clientela dello studio.

Antiriciclaggio, riservatezza e dati personali: tre discipline distinte

I commercialisti sono soggetti obbligati ai sensi della normativa antiriciclaggio. L'adeguata verifica della clientela va svolta prima di instaurare il rapporto continuativo e mantenuta aggiornata per tutta la sua durata; in mancanza di elementi sufficienti lo studio non può eseguire l'incarico. La segnalazione di operazione sospetta va trasmessa all'unità di informazione finanziaria, e il cliente non può esserne informato: un divieto che sorprende, e che è meglio leggere nelle condizioni generali a freddo.

La riservatezza è materia distinta e per il professionista è più esigente di una clausola contrattuale: il segreto professionale riguarda il professionista stesso e non può essere aggirato con una clausola di comunicazione ampia. Le condizioni generali devono riservare i casi in cui la legge o una norma professionale impone o consente la comunicazione.

Il terzo regime è il trattamento dei dati personali. Il punto che manca in molte condizioni generali è la qualificazione: per la propria attività professionale lo studio è di regola titolare del trattamento e non responsabile del trattamento per conto del cliente, e da questo dipende chi risponde di che cosa. Questo modello indica la qualificazione, prevede un contatto per l'esercizio dei diritti e descrive l'impiego di fornitori e di sistemi in cloud, compresa la questione di dove si trovino i dati.

Conservazione, restituzione e le clausole che vale la pena tenere

La conservazione va tenuta distinta su due piani. Le scritture contabili e i documenti d'impresa devono essere conservati dal cliente per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, e questa è una sua obbligazione. La conservazione del fascicolo dello studio è una scelta interna, guidata dalle esigenze di prova e dai termini di prescrizione della responsabilità: questo modello la rende un campo da compilare, con un preavviso prima dell'eliminazione.

Sulla restituzione il modello tiene separate tre cose: i documenti del cliente, che si restituiscono; gli elaborati prodotti per conto del cliente in adempimento dell'incarico, che vanno consegnati e non possono essere trattenuti per il compenso; e le carte di lavoro interne dello studio. Confondere le tre categorie in un'unica frase è ciò che genera le contestazioni al momento del passaggio ad altro professionista.

Vale la pena tenere due clausole che nei modelli gratuiti mancano quasi sempre. La prima è l'avviso sulle coordinate bancarie: l'impegno a non comunicare mai una variazione del conto con la sola posta elettronica, con verifica telefonica su un numero già noto, è la misura più economica contro una frode che colpisce proprio gli studi professionali. La seconda riguarda i conflitti interni al cliente: quando i soci litigano il cliente è la società, non chi telefona per primo, e dirlo prima evita di diventare lo strumento di una delle parti.

Le clausole, spiegate

Oggetto, rapporto con la lettera di incarico e accettazione

Stabilisce che le condizioni generali sono allegate a ogni lettera di incarico, come vengono accettate e che in caso di contrasto prevale la lettera di incarico, perché è il documento redatto per quel cliente.

Iscrizione all'ordine e assicurazione

Indica l'ordine territoriale di iscrizione, le norme professionali applicabili e la copertura assicurativa per la responsabilità civile professionale.

Oggetto e limiti dell'incarico

Solo le attività descritte nella lettera di incarico sono comprese; salvo diversa previsione non è svolta alcuna attività di revisione e non è rilasciata alcuna attestazione sui dati forniti.

Obblighi di collaborazione del cliente

Consegna tempestiva e completa della documentazione, correttezza dei dati trasmessi, comunicazione dei mutamenti rilevanti, e la precisazione che lo studio non verifica quanto ricevuto se l'incarico non lo prevede.

Compenso, spese e ritardo di pagamento

Rinvio alla lettera di incarico per l'importo e al preventivo reso in forma scritta o digitale; termine di pagamento, termine per contestare una fattura e interessi di mora, distinti tra cliente professionale e privato.

Divieto di ritenzione e restituzione dei documenti

Restituzione dei documenti del cliente e consegna degli elaborati prodotti per suo conto, senza possibilità di trattenerli per il compenso non pagato — la regola italiana, non una concessione contrattuale.

Conservazione del fascicolo

Durata di conservazione del fascicolo dello studio ed eliminazione previo preavviso, distinta dall'obbligo decennale di conservazione delle scritture che grava sul cliente.

Segreto professionale e conflitti di interesse

Segreto professionale con riserva dei casi imposti o consentiti dalla legge, gestione degli incarichi in potenziale conflitto con misure di separazione e rinuncia alle attività interessate quando il conflitto non è gestibile.

Adempimenti antiriciclaggio

Adeguata verifica prima dell'instaurazione del rapporto continuativo, aggiornamento nel tempo, impossibilità di eseguire l'incarico in mancanza di elementi sufficienti e divieto di informare il cliente di una segnalazione.

Trattamento dei dati personali

Lo studio come titolare del trattamento per la propria attività, finalità, contatto per l'esercizio dei diritti, ricorso a fornitori e sistemi in cloud e localizzazione dei dati.

Responsabilità

Limitazione espressa in importo, in multiplo del compenso o nel compenso effettivamente percepito, con le esclusioni che non possono essere limitate.

Comunicazioni elettroniche e coordinate bancarie

Ripartizione del rischio nelle comunicazioni elettroniche e impegno a non variare mai le coordinate bancarie con la sola posta elettronica, con verifica telefonica su un numero già noto.

Conflitti interni al cliente

La società è il cliente quando i soci o gli amministratori sono in contrasto: nessuna esecuzione di istruzioni contrastanti e rinvio all'organo competente.

Durata, recesso e cessazione

Recesso libero del cliente con pagamento di quanto svolto e recesso dello studio per giusta causa, con l'impegno a non interrompere l'attività in prossimità di una scadenza, e rinvio alla lettera di cessazione dell'incarico.

Legge applicabile e foro

Legge italiana, foro competente e clausola di salvaguardia in caso di invalidità di una singola previsione.

Che cosa richiede la disciplina italiana

Verifichi il testo vigente delle norme e gli orientamenti del suo ordine territoriale prima di utilizzare questo modello.

• Non trattenere i documenti del cliente

  L'articolo 2235 del codice civile stabilisce che il prestatore d'opera non può trattenere le cose e i documenti ricevuti, se non per il periodo strettamente necessario alla tutela dei propri diritti secondo le leggi professionali. Il divieto è stato letto come riferito anche ai documenti elaborati dal professionista per conto del cliente in adempimento dell'incarico.

  Art. 2235 codice civile — divieto di ritenzione

• Il divieto è anche deontologico e riguarda espressamente il compenso non pagato

  Il codice deontologico della professione vieta di trattenere documenti e atti ricevuti dal cliente per il mancato pagamento del compenso o per il mancato rimborso delle spese anticipate. Una clausola contrattuale che prevedesse il contrario non riequilibrerebbe il rapporto: esporrebbe lo studio anche sul piano disciplinare.

  CNDCEC — restituzione dei documenti aziendali alla conclusione del mandato

• Il professionista recede solo per giusta causa

  L'articolo 2237 del codice civile prevede che il cliente possa recedere dal contratto rimborsando al prestatore d'opera le spese sostenute e pagando il compenso per l'opera svolta, mentre il prestatore d'opera può recedere dal contratto soltanto per giusta causa. È l'opposto della disciplina tedesca, dove il mandato può essere chiuso in qualsiasi momento e senza motivazione.

  Art. 2237 codice civile — recesso

• Pattuire il compenso e rendere noto il preventivo in forma scritta o digitale

  Il compenso va pattuito al momento del conferimento dell'incarico e il professionista è tenuto a rendere noto al cliente il preventivo in forma scritta o digitale, con l'indicazione delle voci di costo, comprensive di spese, oneri e contributi. Le condizioni generali rinviano quindi alla lettera di incarico e al preventivo per l'importo, e disciplinano il solo meccanismo.

• Completare l'adeguata verifica prima di instaurare il rapporto

  I commercialisti sono soggetti obbligati ai sensi della normativa antiriciclaggio. L'adeguata verifica della clientela va completata prima di instaurare il rapporto continuativo e mantenuta aggiornata; in mancanza di elementi sufficienti l'incarico non può essere eseguito. La segnalazione di operazione sospetta va trasmessa all'unità di informazione finanziaria e il cliente non può esserne informato.

  Banca d'Italia — Unità di Informazione Finanziaria per l'Italia

• Tenere distinta la conservazione del cliente da quella dello studio

  Le scritture contabili e i documenti d'impresa devono essere conservati dal cliente per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. La conservazione del fascicolo dello studio è una scelta interna, guidata dalle esigenze di prova e dai termini di prescrizione, e va indicata come tale anziché confusa con l'obbligo del cliente.

• Qualificare correttamente il ruolo nel trattamento dei dati

  Per la propria attività professionale lo studio è di regola titolare del trattamento e non responsabile del trattamento per conto del cliente. Da questa qualificazione dipendono le informative da rendere, la gestione delle richieste degli interessati e la responsabilità verso l'autorità di controllo, e va indicata nelle condizioni generali.

  Garante per la protezione dei dati personali

Come usare questo modello

1. Inserire i dati dello studio. Denominazione, forma di esercizio, ordine territoriale di iscrizione, compagnia assicurativa, data di efficacia e riferimento di versione.
2. Indicare la natura del cliente. Cliente professionale o privato. Da questa scelta dipende la clausola sugli interessi di mora, perché la disciplina dei ritardi nelle transazioni commerciali non si applica a un privato.
3. Compilare termini e importi. Termine di pagamento, termine per contestare una fattura, tasso di interesse, durata di conservazione del fascicolo e preavviso prima dell'eliminazione.
4. Non inserire qui l'importo del compenso. Il modello rinvia alla lettera di incarico e al preventivo reso in forma scritta o digitale: è lì che l'importo va pattuito, al momento del conferimento dell'incarico.
5. Attivare solo le sezioni pertinenti. Incarichi con rilascio di attestazioni, fornitori e sistemi in cloud e la fideiussione facoltativa sono sezioni distinte.
6. Allegare alla lettera di incarico e scaricare. Le condizioni generali si accettano con la sottoscrizione della lettera di incarico che le richiama: i due documenti vanno inviati insieme. Scarichi in Word per continuare a modificarle o in PDF per inviarle.

Domande frequenti

Modelli correlati

• Lettera di Incarico per il Commercialista
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