Condiciones generales de asesoría fiscal y contable (modelo)

Renunciar no es irse: el mandatario debe continuar hasta que el cliente pueda cubrirse

Este es el punto que un modelo traducido nunca recoge, y el que más sorprende a los despachos. Cuando la relación se articula como un mandato, el Código Civil no permite un abandono limpio. El artículo 1736 permite al mandatario renunciar poniéndolo en conocimiento del mandante, pero añade que si este sufre perjuicios por la renuncia deberá indemnizarle de ellos, salvo que la renuncia se funde en la imposibilidad de continuar sin grave detrimento propio.

Y el artículo 1737 va más lejos: el mandatario, aunque renuncie al mandato con justa causa, debe continuar su gestión hasta que el mandante haya podido tomar las disposiciones necesarias para ocurrir a esa falta. Es decir, la renuncia abre un periodo de continuidad, no lo cierra.

La comparación internacional muestra lo específico que esto es. En Alemania el mandato puede terminarse en cualquier momento y sin motivo por ambas partes; en Italia el profesional solo puede desistir por justa causa; en España puede renunciar, pero con un deber de continuidad y una exposición a indemnizar el perjuicio. Tres sistemas distintos para la misma cláusula.

Estas condiciones generales lo reflejan: la terminación no se expresa como un preaviso simétrico en días, sino con un deber explícito de no dejar al cliente sin cobertura ante un vencimiento inmediato, y con la recomendación de fijar la fecha de efectos en la propia carta de baja en lugar de presumirla.

Verifactu: casi todo lo que se publica sobre las fechas está desactualizado

Los sistemas informáticos de facturación se regulan en el marco de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, desarrollada por el Real Decreto 1007/2023, que fija los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de los registros de facturación, con huella o encadenamiento y código QR en la factura.

Lo que conviene saber, porque circula mal, es el calendario. Buena parte de los artículos que hablan de "Verifactu 2026" responden a calendarios anteriores. El criterio operativo razonable es tratar 2026 como año de preparación —inventario de sistemas, pruebas y despliegues graduales— y 2027 como el hito de cumplimiento: antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados.

Para una asesoría esto no es una curiosidad normativa: es una cuestión de reparto de responsabilidad. Quien elige y mantiene el software de facturación del cliente, quien comprueba que emite registros con las medidas de seguridad exigidas y quien responde si no las emite son cuestiones que deben quedar dichas. Estas condiciones generales incluyen un apartado que atribuye expresamente esa responsabilidad al cliente respecto de sus propios sistemas, sin perjuicio del apoyo que el despacho preste si así se contrata.

Documentación: devolución, y mucha prudencia con la retención

La documentación que aporta el cliente es suya y se le devuelve. Los papeles de trabajo internos del despacho son del despacho. Y los entregables por los que el cliente ha pagado —las cuentas formuladas, las declaraciones presentadas— le corresponden. Una sola frase en la que el despacho reclame "el expediente" falla en los tres puntos.

Sobre la retención por honorarios impagados conviene ser prudente en lugar de contundente. La suspensión de los trabajos, avisando previamente, es la vía habitual y la que estas condiciones recogen. Retener documentación del cliente en un momento en que necesita presentar una declaración convierte una discusión de factura en un problema de otra naturaleza, y la práctica comparada no acompaña: en Italia existe una prohibición expresa de retener, en Estados Unidos está vetado retener la documentación aportada por el cliente, y en Francia el profesional debe incluso informar a su colegio antes de plantearlo.

Los plazos de conservación se separan igualmente en dos planos. El empresario debe conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio durante seis años según la normativa mercantil, con los plazos fiscales de prescripción corriendo en paralelo. La conservación del expediente del despacho es una decisión propia, guiada por la prueba y por la prescripción de la responsabilidad: aquí es un campo que se rellena, con aviso previo antes de destruir.

Blanqueo y protección de datos: dos regímenes, y uno le prohíbe hablar

Los asesores fiscales y contables son sujetos obligados en materia de prevención del blanqueo de capitales. La identificación del cliente y, en su caso, del titular real debe completarse antes de iniciar la relación de negocios y mantenerse actualizada; sin diligencia suficiente el encargo no puede ejecutarse. La comunicación de operaciones sospechosas se dirige al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, y existe prohibición de revelación: el cliente no puede ser informado. Esa última frase sorprende, y es mejor que se lea antes en las condiciones que después en una conversación.

La protección de datos es el otro régimen. El punto que falta en muchas condiciones es la calificación: para su propia actividad profesional el despacho suele ser responsable del tratamiento y no encargado del tratamiento por cuenta del cliente, y de ahí depende quién responde de qué. Este modelo lo dice, fija un contacto para el ejercicio de derechos y describe el uso de proveedores y sistemas en la nube, incluida la cuestión de dónde están los datos.

Conviene no confundir ambos regímenes con el deber de secreto profesional, que es una tercera capa: obliga al despacho frente al cliente y no puede vaciarse con una cláusula de comunicación amplia; las condiciones deben reservar los supuestos en que la ley impone o permite la revelación.

Lo que merece la pena incluir, y lo que conviene quitar

Incluya el aviso sobre datos bancarios. El compromiso de no comunicar nunca un cambio de cuenta solo por correo electrónico, con verificación telefónica en un número ya conocido, es la medida más barata frente a un fraude que apunta precisamente a los despachos que gestionan pagos ajenos.

Incluya también la cláusula de conflictos internos en el cliente. Cuando los socios discuten, el cliente es la sociedad y no quien llama primero. Decir de antemano que no se atenderán instrucciones contradictorias y que el asunto se devuelve al órgano de administración evita convertirse en el instrumento de una de las partes.

Quite la cláusula que reserva al despacho el derecho a reclamar al administrador a título personal una factura de la sociedad. Un administrador no responde de una deuda social porque unas condiciones generales lo afirmen. Si quiere ese recurso, tome una fianza —una obligación firmada de verdad, que este modelo incluye como bloque opcional.

Las cláusulas, explicadas

Objeto, prevalencia y aceptación

Establece que las condiciones se anexan a cada hoja de encargo, cómo se aceptan y que en caso de contradicción prevalece la hoja de encargo, por ser el documento redactado para ese cliente.

Colegiación y seguro

Identifica el colegio o asociación profesional del despacho, las normas aplicables y el seguro de responsabilidad civil profesional.

Objeto y límites del encargo

Solo los trabajos descritos en la hoja de encargo quedan comprendidos; salvo que se indique lo contrario no se realiza auditoría ni se emite opinión sobre la información facilitada.

Obligaciones de colaboración del cliente

Entrega completa y en plazo, veracidad de los datos, comunicación de cambios, y la precisión de que el despacho no verifica lo recibido si el encargo no lo prevé.

Honorarios, suplidos y demora

Remisión a la hoja de encargo para el importe; plazo de pago, plazo para discrepar de una factura, e intereses de demora distinguiendo cliente empresario de consumidor.

Suspensión de trabajos y devolución de documentación

Suspensión previa aviso ante impago, devolución de la documentación aportada por el cliente, y titularidad de los papeles de trabajo del despacho.

Sistemas de facturación del cliente

Atribuye al cliente la responsabilidad sobre sus propios sistemas informáticos de facturación y sobre el cumplimiento del calendario aplicable, sin perjuicio del apoyo que se contrate.

Conservación de documentación

Plazo mercantil de seis años para libros y documentación del empresario, junto al plazo propio del despacho para su expediente y aviso previo antes de destruir.

Secreto profesional y conflictos de interés

Secreto con reserva de los supuestos impuestos o permitidos por la ley, gestión de encargos concurrentes con medidas de separación, y cese de los trabajos afectados cuando el conflicto no es gestionable.

Prevención del blanqueo de capitales

Diligencia debida completada antes de iniciar la relación de negocios, actualización durante su vigencia, imposibilidad de ejecutar el encargo sin diligencia suficiente y prohibición de revelar una comunicación.

Protección de datos y proveedores

El despacho como responsable del tratamiento para su propia actividad, fines, contacto para derechos, uso de proveedores y sistemas en la nube y ubicación de los datos.

Responsabilidad

Límite expresado en importe, en múltiplo de honorarios o en honorarios efectivamente percibidos, con las exclusiones que no pueden limitarse.

Fianza (opcional)

Una fianza firmada por una persona física, en lugar de una cláusula que afirme que el despacho puede reclamar al administrador a título personal.

Comunicaciones electrónicas y datos bancarios

Reparto del riesgo del correo electrónico y compromiso de no cambiar nunca los datos bancarios solo por ese medio, con verificación telefónica en un número ya conocido.

Conflictos internos en el cliente

La sociedad es el cliente cuando los socios discrepan: no se atienden instrucciones contradictorias y el asunto se devuelve al órgano de administración.

Duración, renuncia y terminación

Terminación con deber de no dejar al cliente sin cobertura ante un vencimiento inmediato, supuestos de terminación inmediata, y remisión a la carta de baja del encargo.

Ley aplicable y fuero

Legislación española, tribunales competentes y cláusula de salvaguarda si alguna previsión resultara inválida.

Lo que exige la normativa española

Compruebe la versión vigente de las normas y los criterios de su colegio profesional antes de usar este modelo.

• Renunciar no exime de continuar la gestión

  El artículo 1737 del Código Civil dispone que el mandatario, aunque renuncie al mandato con justa causa, debe continuar su gestión hasta que el mandante haya podido tomar las disposiciones necesarias para ocurrir a esa falta. El artículo 1736 añade que si el mandante sufre perjuicios por la renuncia, el mandatario deberá indemnizarle, salvo que funde la renuncia en la imposibilidad de continuar sin grave detrimento propio.

  Artículo 1737 del Código Civil

• Sitúe Verifactu en 2027, no en 2026

  El marco es la Ley 11/2021 desarrollada por el Real Decreto 1007/2023, con requisitos de integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad, huella o encadenamiento y código QR. Buena parte de lo publicado sobre "Verifactu 2026" corresponde a calendarios anteriores: el criterio operativo es tratar 2026 como año de preparación y 2027 como hito de cumplimiento —antes del 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados.

  Obligaciones VeriFactu 2026–2027

• Complete la diligencia debida antes de iniciar la relación

  Los asesores fiscales y contables son sujetos obligados en materia de prevención del blanqueo de capitales. La identificación del cliente y, en su caso, del titular real debe completarse antes de iniciar la relación de negocios y mantenerse actualizada; sin diligencia suficiente el encargo no puede ejecutarse. La comunicación de operaciones sospechosas se dirige al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales, y el cliente no puede ser informado de ella.

  Sepblanc — Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales

• Separe el plazo de conservación del cliente del suyo

  El empresario debe conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio durante seis años conforme a la normativa mercantil, con los plazos fiscales de prescripción corriendo en paralelo. La conservación del expediente del despacho es una decisión propia, guiada por necesidades de prueba y por la prescripción de la responsabilidad profesional.

• Determine correctamente su papel en protección de datos

  Para su propia actividad profesional el despacho suele ser responsable del tratamiento y no encargado del tratamiento por cuenta del cliente. De esa calificación dependen los deberes de información, la atención de los derechos de los interesados y la responsabilidad ante la autoridad de control, y debe constar en las condiciones en lugar de quedar implícita.

  Agencia Española de Protección de Datos

• Distinga cliente empresario de consumidor en la cláusula de demora

  El régimen de morosidad en las operaciones comerciales se aplica a las relaciones entre empresas y con las administraciones públicas, no a un particular que encarga una declaración de la renta. Una cláusula de intereses redactada sin esa distinción resulta inservible para parte de la clientela del despacho.

Cómo usar este modelo

1. Complete los datos del despacho. Denominación, forma jurídica, colegio o asociación profesional, aseguradora de responsabilidad civil, fecha de efectos y referencia de versión.
2. Indique el tipo de cliente. Empresario o consumidor. De ello depende la cláusula de intereses de demora, porque el régimen de morosidad en operaciones comerciales no alcanza a un particular.
3. Fije plazos e importes. Plazo de pago, plazo para discrepar de una factura, tipo de interés, plazo de conservación de su expediente y aviso previo antes de destruir.
4. Reparta la responsabilidad sobre los sistemas de facturación. Deje escrito que los sistemas informáticos de facturación del cliente son su responsabilidad, sin perjuicio del apoyo que usted preste si se contrata.
5. Active solo los apartados aplicables. Encargos con emisión de opinión, proveedores y nube, y la fianza opcional son bloques independientes.
6. Anexe a la hoja de encargo y descargue. Las condiciones se aceptan al firmar la hoja de encargo que las incorpora: los dos documentos van juntos. Descargue en Word para seguir editando o en PDF para enviar.

Preguntas frecuentes

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