Hoja de Encargo de Asesoría Contable — Modelo

Si el despacho también audita a este cliente, la contabilidad no es un servicio neutro

Cuando un despacho de auditoría presta además servicios contables o de teneduría de libros a una entidad que también audita, surge lo que la Ley 22/2015, de Auditoría de Cuentas, llama una amenaza de autorrevisión: el auditor terminaría revisando su propio trabajo. La ley limita qué servicios distintos de la auditoría pueden prestarse a una entidad auditada y exige salvaguardas cuando se prestan. Esto no es motivo para no ofrecer ambos servicios cuando la normativa lo permite — es motivo para decirlo expresamente en la hoja de encargo en lugar de dejarlo sin mencionar en una lista de servicios genérica. Este modelo señala la situación directamente cuando se marcan ambas casillas.

Una provisión de fondos no puede ser reembolsable y no reembolsable a la vez

Una cláusula de provisión de fondos necesita decir una sola cosa clara sobre lo que ocurre con el importe no consumido: o se aplica a futuras facturas o se devuelve al finalizar el encargo, o no es reembolsable en ningún caso. Prometer las dos cosas en frases distintas del mismo documento no es un término intermedio — es una contradicción que, llegado el caso, tendría que resolver un juzgado con hechos que ninguna de las partes controló. Este modelo obliga a elegir una sola opción.

El uso de los datos fiscales del cliente tiene un límite legal, no solo profesional

Los datos que el cliente entrega para preparar sus declaraciones fiscales están protegidos por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y por la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Usar esos datos para un fin distinto del encargo pactado —por ejemplo, para ofrecer otros servicios— exige una base legal o el consentimiento expreso del cliente, no se presume por haber firmado la hoja de encargo general.

Las cláusulas, explicadas

Alcance de los servicios

Los servicios concretos prestados —contabilidad, cuentas anuales, nóminas, declaraciones fiscales o auditoría— descritos con suficiente precisión para que ambas partes coincidan en qué incluye y qué no.

Nota de independencia (condicional)

Aparece automáticamente si indica que el despacho también presta servicios de auditoría a este mismo cliente, señalando que los servicios distintos de la auditoría necesitan salvaguardas específicas conforme a la Ley de Auditoría de Cuentas.

Honorarios y facturación

Tarifa fija, por horas u otro criterio, y cómo y cuándo se emiten y pagan las facturas.

Provisión de fondos (opcional)

Si se utiliza, indica con claridad si el importe no consumido se aplica a futuras facturas o se devuelve, o si no es reembolsable — una sola regla, no una contradicción.

Obligaciones del cliente

El deber del cliente de aportar información veraz y a tiempo, ya que el trabajo del asesor solo es tan fiable como los datos que recibe.

Propiedad de los papeles de trabajo

Establece que los papeles de trabajo y archivos internos del asesor siguen siendo de su propiedad, aunque se refieran a los registros del cliente — una práctica profesional habitual que muchos modelos genéricos omiten.

Protección de datos (RGPD/LOPDGDD)

Un párrafo claro sobre el tratamiento de los datos fiscales del cliente conforme al RGPD y la LOPDGDD, incluyendo que no se usarán para un fin distinto sin base legal o consentimiento.

Indemnización mutua y límite de responsabilidad

Cada parte indemniza a la otra por su propia negligencia o incumplimiento, y la responsabilidad de ambas partes se limita a los honorarios pagados — aplicado por igual, sin favorecer a una parte.

Puntos a comprobar

• Prestar servicios distintos de la auditoría a un cliente auditado exige salvaguardas de independencia

  La Ley 22/2015, de Auditoría de Cuentas, exige que los auditores evalúen las amenazas a su independencia —entre ellas la autorrevisión— y apliquen salvaguardas cuando prestan servicios distintos de la auditoría a una entidad que también auditan, con restricciones reforzadas para entidades de interés público.

  BOE — Ley 22/2015, de Auditoría de Cuentas

• Los datos fiscales del cliente están sujetos al RGPD y a la LOPDGDD

  El uso o la cesión de los datos personales y fiscales del cliente para fines distintos del encargo pactado requiere una base legal conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) o el consentimiento expreso del cliente conforme a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

  Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Cómo usar este modelo

1. Rellene el despacho y el cliente. Escriba el nombre y domicilio del asesor o despacho y del cliente en los espacios resaltados.
2. Describa el alcance de los servicios. Enumere los servicios concretos incluidos —contabilidad, cuentas anuales, nóminas, declaraciones fiscales o auditoría.
3. Indique si el despacho también audita a este cliente. Si el despacho realiza auditoría o revisión de cuentas a este mismo cliente, selecciónelo para que aparezca la nota de independencia — es la casilla más importante del formulario.
4. Fije honorarios, facturación y la provisión de fondos si la usa. Elija tarifa fija, por horas u otro criterio, la periodicidad de facturación y, si utiliza provisión de fondos, si el importe no consumido se aplica o se devuelve, o no es reembolsable.
5. Firme y descargue. Ambas partes firman y después descargan la hoja de encargo como archivo Word o PDF antes de iniciar el trabajo.

Preguntas frecuentes