Carta de baja o renuncia de un encargo de asesoría

Renunciar no es marcharse: hay un deber de continuidad

Es el punto que ningún modelo traducido recoge y el que decide cómo se redacta esta carta. Cuando la relación se articula como un mandato, el artículo 1736 del Código Civil permite al mandatario renunciar poniéndolo en conocimiento del mandante, pero añade que si este sufre perjuicios por la renuncia deberá indemnizarle, salvo que la renuncia se funde en la imposibilidad de continuar sin grave detrimento propio.

Y el artículo 1737 es más exigente todavía: el mandatario, aunque renuncie con justa causa, debe continuar su gestión hasta que el mandante haya podido tomar las disposiciones necesarias para ocurrir a esa falta. La renuncia, por tanto, no cierra la relación de golpe: abre un periodo en el que hay que seguir cubriendo lo imprescindible.

El contraste internacional deja claro lo específico que es. En Alemania el mandato puede terminarse en cualquier momento y sin motivo por cualquiera de las partes; en Italia el profesional solo puede desistir por justa causa; en España puede renunciar, pero con deber de continuidad y exposición a indemnizar el perjuicio. Por eso la versión del despacho de esta carta no fija un preaviso en días sino un compromiso expreso de no dejar al cliente sin cobertura ante un vencimiento inmediato.

Una fecha de corte por servicio, porque los vencimientos no coinciden

Un despacho puede haber formulado las cuentas del ejercicio anterior, presentado el impuesto sobre sociedades correspondiente, remitido el IVA del trimestre pasado y estar a mitad de un mes de nóminas. La frase "causamos baja con efectos inmediatos" deja todos esos frentes abiertos, y los de ciclo corto son los peligrosos.

Las autoliquidaciones periódicas de IVA y retenciones, los seguros sociales y las comunicaciones mensuales laborales tienen vencimientos fijos, y saltarse uno produce recargo o sanción de inmediato, no una molestia organizativa. Las cuentas anuales, de las que se habla más, son en realidad el punto menos crítico.

El modelo pide por eso, para cada servicio activado, dos datos: el último periodo tratado y la fecha de presentación o entrega. Cada servicio imprime su propia fecha de corte, seguida de la mención expresa de que no se asume responsabilidad por periodos posteriores. Un apartado aparte enumera los vencimientos que llegan después: es el párrafo que de verdad protege a las dos partes.

Documentación: devolución, y la retención mejor no plantearla

En un traspaso se confunden tres cosas con facilidad. La documentación que aportó el cliente es suya y se le devuelve. Los papeles de trabajo, hojas internas y expedientes del despacho son del despacho. Y los entregables por los que el cliente pagó —las cuentas formuladas, las declaraciones presentadas— le corresponden.

Ante honorarios impagados, la vía razonable es la suspensión de los trabajos comunicándolo previamente, y así lo recoge esta carta. Retener la documentación del cliente justo cuando necesita presentar una declaración convierte una discusión de factura en un problema de otra naturaleza. La práctica comparada tampoco acompaña: Italia prohíbe expresamente retener documentos y trabajos elaborados para el cliente, Estados Unidos veta retener la documentación aportada por él con un plazo de 45 días para devolverla, y Francia obliga al profesional a informar al presidente de su consejo regional antes de considerar una retención.

Los plazos de conservación se mantienen en dos planos distintos. El empresario conserva sus libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años conforme a la normativa mercantil, con los plazos fiscales de prescripción corriendo en paralelo; esa obligación es suya y no depende del cambio de asesor. Un plazo corto para recoger no es, por tanto, motivo para deshacerse de nada.

Apoderamientos y accesos: lo que no caduca por sí solo

El apoderamiento en el registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria, la autorización para presentar declaraciones por vía telemática, el acceso al sistema RED de la Seguridad Social, el apoderamiento ante la administración tributaria de la comunidad autónoma, el acceso como administrador al programa de contabilidad o de nóminas: nada de esto se extingue porque el encargo haya terminado. Así es como un antiguo despacho sigue apareciendo como representante de un cliente al que ya no atiende.

Los apoderamientos son además distintos por trámite y por sujeto: la sociedad, los administradores a título personal, una sociedad vinculada, un inmueble a nombre de un socio. El modelo pide una relación en lugar de presuponer un único apoderamiento, porque enumerarlos es lo que evita que quede alguno vivo.

Incluya también la parte dispositiva: las domiciliaciones bancarias configuradas para ingresos tributarios o de seguros sociales, y los certificados o sistemas de identificación custodiados por el despacho. El despacho entrante deberá obtener sus propios apoderamientos: no se transmiten con el expediente.

El traspaso al nuevo despacho y el secreto profesional

El deber de secreto sobrevive a la terminación del encargo, de modo que el despacho saliente no puede entregar el expediente solo porque el entrante lo pida: necesita la exención del cliente. La conformidad firmada al pie de esta carta sirve precisamente para recogerla, junto con la identificación del despacho designado.

Un documento firmado es mucho más sólido, meses después, que el recuerdo de una llamada, y evita que el traspaso se atasque cuando el cliente ya se ha ido y no contesta.

Conviene recordar que las obligaciones de diligencia debida del despacho entrante son suyas: la identificación del cliente y, en su caso, del titular real debe completarse antes de iniciar la nueva relación de negocios y no se hereda del anterior. Merece la pena decirlo, porque los clientes suelen suponer que el traspaso del expediente incluye también eso.

Los apartados, explicados

Sentido de la carta

Baja solicitada por el cliente o renuncia del despacho. Todos los apartados que cambian —motivo, peticiones, exenciones, firmas— se adaptan solos, incluido el deber de continuidad que corresponde a la renuncia.

Objeto y fecha de efectos

Identifica la hoja de encargo que se termina y la fecha a partir de la cual deja de surtir efectos, y en la versión del despacho recoge el compromiso de no dejar al cliente sin cobertura inmediata.

Modo de terminación

Terminación en la fecha indicada o terminación tras completar trabajos expresamente designados. La segunda opción muestra una relación: es la única manera de comprometerse a acabar algo sin contradecir la fecha de efectos.

Servicios y fecha de corte por servicio

Un interruptor por servicio —cuentas anuales, impuesto sobre sociedades, IRPF, IVA y retenciones, nóminas y seguros sociales, contabilidad, depósito de cuentas— con el último periodo tratado, la fecha de presentación y la exclusión de responsabilidad por periodos posteriores.

Vencimientos posteriores

Lo que vence tras la fecha de efectos y a quién corresponde, con la advertencia de que el despacho entrante debe hacer su propia revisión de obligaciones.

Devolución de documentación

Devolución de lo aportado por el cliente, titularidad de los papeles de trabajo del despacho, plazo de recogida y aviso previo antes de destruir.

Honorarios pendientes (opcional)

Importe y plazo de pago, con la suspensión de los trabajos como vía y no la retención de la documentación del cliente, en un apartado separado.

Apoderamientos y accesos

Revocación de apoderamientos por trámite y por sujeto, accesos a sedes electrónicas y programas, domiciliaciones configuradas y certificados custodiados por el despacho.

Traspaso y exención del secreto

Exención escrita para tratar con el despacho entrante y entregarle lo necesario, con la precisión de que la diligencia debida del entrante es suya.

Secreto, responsabilidad y ley aplicable

El secreto continúa; los límites de responsabilidad pactados siguen aplicándose a los trabajos ya realizados; legislación española.

Conformidad del destinatario

Bloque de firma que convierte la exención y las fechas de corte en un acuerdo y no en una afirmación unilateral.

Lo que no conviene equivocar

Revise la hoja de encargo firmada y, si hay controversia, los criterios de su colegio profesional.

• La renuncia obliga a continuar la gestión

  El artículo 1737 del Código Civil dispone que el mandatario, aunque renuncie con justa causa, debe continuar su gestión hasta que el mandante haya podido tomar las disposiciones necesarias para ocurrir a esa falta. El artículo 1736 añade que si el mandante sufre perjuicios por la renuncia, el mandatario deberá indemnizarle, salvo que la renuncia se funde en la imposibilidad de continuar sin grave detrimento propio.

  Artículo 1737 del Código Civil

• Fije una fecha de corte por servicio, no una sola fecha

  Las autoliquidaciones periódicas de IVA y retenciones, los seguros sociales y las comunicaciones mensuales laborales tienen vencimientos fijos y una consecuencia inmediata en caso de retraso. Una carta que termine el encargo "con efectos inmediatos" sin detallar por servicio deja abiertos precisamente los frentes que no admiten espera.

• No use la retención de documentación como medio de cobro

  La vía habitual ante el impago es la suspensión de los trabajos previa comunicación. La documentación aportada por el cliente es suya, y retenerla cuando necesita atender una presentación traslada el conflicto a un terreno distinto. En Italia existe prohibición expresa de retener, en Estados Unidos está vetado retener la documentación aportada por el cliente con un plazo de 45 días para su entrega, y en Francia el profesional debe informar al presidente de su consejo regional antes de plantearlo.

• Revoque los apoderamientos en lugar de suponerlos extinguidos

  El apoderamiento en el registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria, la autorización para presentar declaraciones telemáticas, el acceso al sistema RED de la Seguridad Social y los apoderamientos autonómicos siguen vigentes hasta su revocación, y son distintos por trámite y por sujeto. Deben revisarse uno a uno, junto con los accesos a programas y las domiciliaciones configuradas.

  Agencia Tributaria — apoderamientos

• Obtenga la exención del secreto para el traspaso

  El deber de secreto profesional sobrevive a la terminación del encargo, por lo que entregar el expediente al despacho entrante requiere la exención del cliente. Debe constar por escrito: la conformidad firmada al pie de la carta cumple esa función.

• La diligencia debida del despacho entrante es suya

  Los asesores fiscales y contables son sujetos obligados en materia de prevención del blanqueo de capitales. Las medidas de diligencia debida del despacho que asume el encargo son su propia obligación, deben completarse antes de iniciar la nueva relación de negocios y no se heredan del anterior.

  Sepblanc — Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales

• Respete los plazos de conservación del cliente

  El empresario debe conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años conforme a la normativa mercantil, con los plazos fiscales de prescripción corriendo en paralelo. Un plazo corto de recogida seguido de destrucción puede hacer desaparecer documentación que el cliente está obligado a conservar, por lo que la destrucción debe ir precedida de aviso.

Cómo redactar la carta

1. Elija el sentido. Baja solicitada por el cliente o renuncia del despacho. De ello dependen el motivo, las peticiones y las exenciones.
2. Revise antes la hoja de encargo. Anote su fecha y lo pactado sobre terminación. Si es el despacho quien renuncia, recuerde el deber de continuar la gestión hasta que el cliente pueda cubrirse.
3. Complete las partes y el modo de terminación. Remitente, destinatario, referencia, fecha, y terminación en la fecha indicada o tras completar trabajos designados.
4. Active cada servicio con su fecha de corte. Para cada servicio, el último periodo tratado y la fecha de presentación. Después enumere los vencimientos posteriores.
5. Relacione los apoderamientos y accesos a revocar. Por trámite y por sujeto, junto con los accesos a sedes electrónicas y programas, las domiciliaciones configuradas y los certificados custodiados.
6. Envíe y conserve la conformidad firmada. Descargue en Word o PDF, envíe con petición de firma y conserve la conformidad: es la exención que permite el traspaso al nuevo despacho.

Preguntas frecuentes

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