Beendigung eines Treuhandmandats in der Schweiz (Muster)

Die gute Nachricht zuerst: Sie können jederzeit gehen

Nach Art. 404 Abs. 1 OR kann der Auftrag von jedem Teil jederzeit widerrufen oder gekündigt werden. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts ist dieses Recht zwingend und darf auch nicht indirekt eingeschränkt werden, etwa durch die Vereinbarung einer Konventionalstrafe. Mandatsverhältnisse zu Treuhändern werden dabei als Aufträge mit ausgeprägt persönlichem Charakter behandelt.

Praktisch heisst das: Eine Kündigungsfrist von drei Monaten in den AGB Ihrer Treuhandgesellschaft ist keine belastbare Position, und eine Pauschale für vorzeitige Beendigung ist genau der Umweg, den die Rechtsprechung ausschliesst. Man muss darüber nicht streiten, sondern kann den Punkt im Schreiben sachlich benennen.

Der Vergleich mit den Nachbarländern zeigt, wie eigenständig diese Regel ist. In Deutschland kann das Mandat ebenfalls jederzeit beendet werden, doch eine individuell vereinbarte Frist ist dort anerkannt — nur nicht in Allgemeinen Geschäftsbedingungen. In Österreich gilt die vereinbarte Frist grundsätzlich. In Italien darf der Berufsträger sogar nur aus wichtigem Grund zurücktreten. Vier Systeme, vier Antworten auf dieselbe Frage.

Die schlechte Nachricht: Kündigung zur Unzeit kostet Geld

Die Kehrseite des zwingenden Beendigungsrechts steht im gleichen Artikel: Erfolgt der Widerruf oder die Kündigung zur Unzeit, ist der zurücktretende Teil zum Ersatz des dem anderen verursachten Schadens verpflichtet. Das gilt in beide Richtungen — für den Kunden, der eine Treuhandgesellschaft mitten in einer laufenden Arbeit stehen lässt, und für die Treuhandgesellschaft, die kurz vor einer Frist aussteigt.

Deshalb ist der Zeitpunkt der Beendigung in der Schweiz wichtiger als die Frist. Ein Schreiben, das die anstehenden Fristen benennt und die angefangenen Arbeiten ausdrücklich behandelt, ist genau das Dokument, mit dem sich der Vorwurf der Unzeit entkräften lässt.

Dieses Muster geht deshalb zweistufig vor: Es verlangt eine Aussage zum Beendigungszeitpunkt und, falls angefangene Arbeiten fortgeführt werden sollen, eine ausdrückliche Liste. Und es enthält eine Rubrik für die Fristen, die nach dem Stichtag fällig werden — der praktisch wichtigste Absatz für beide Seiten.

Ein Stichtag je Leistung, weil die Termine nicht zusammenfallen

Eine Treuhandgesellschaft kann den Abschluss des Vorjahres erstellt, die Steuererklärung dazu eingereicht, die Mehrwertsteuerabrechnung des letzten Quartals abgegeben haben und mitten in einem Lohnlauf stehen. Der Satz «das Mandat endet per sofort» lässt jeden dieser Stränge offen — und die kurzen Zyklen sind die gefährlichen.

Die Mehrwertsteuerabrechnung läuft quartalsweise oder monatlich, die Lohnzahlungen und die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge folgen festen Terminen, und die Quellensteuer auf Löhnen ist periodisch abzuliefern. Der Jahresabschluss, über den am meisten gesprochen wird, ist der unkritischste Punkt.

Das Muster fragt deshalb für jede aktivierte Leistung zwei Angaben ab: die letzte bearbeitete Periode und das Datum der Einreichung oder Übergabe. Jede Leistung druckt ihren eigenen Stichtag, gefolgt von der ausdrücklichen Feststellung, dass für spätere Perioden nicht eingestanden wird.

Vollmachten, Zugänge und der elektronische Verkehr mit den Behörden

Eine Vollmacht endet nicht, weil das Mandat endet. In der Schweiz kommt die kantonale Ebene hinzu: Die Vertretungsvollmacht gegenüber der kantonalen Steuerverwaltung, die Zustelladresse für Verfügungen, der Zugang zum Mehrwertsteuerportal der Eidgenössischen Steuerverwaltung, die Vertretung gegenüber der Ausgleichskasse und der Pensionskasse — jede dieser Berechtigungen bleibt bestehen, bis sie aufgehoben wird.

Ist eine Zustelladresse bei der Steuerverwaltung eingetragen, gehen Verfügungen an die Treuhandgesellschaft — und damit laufen Rechtsmittelfristen, ohne dass der Kunde etwas erfährt. Das ist der Punkt, der bei einem Wechsel den grössten Schaden anrichtet, und deshalb fragt dieses Schreiben eine Aufzählung ab statt eine einzige Vollmacht anzunehmen.

Dazu kommen die Zugänge, die regelmässig vergessen werden: Administratorrechte an der Buchhaltungs- oder Lohnsoftware, Bankzugänge mit Zeichnungs- oder Einsichtsrecht, eingerichtete Zahlungsaufträge und Lastschriftverfahren. Die übernehmende Stelle benötigt eigene Vollmachten; sie gehen nicht mit dem Dossier über.

Herausgabe, Rechenschaft und die Übergabe

Auftragsrechtlich hat der Beauftragte über seine Geschäftsführung Rechenschaft abzulegen und alles herauszugeben, was ihm infolge der Geschäftsführung zugekommen ist. Die vom Kunden beigebrachten Unterlagen gehören dem Kunden; die Arbeitspapiere und internen Notizen der Treuhandgesellschaft bleiben deren Eigentum; die Arbeitsergebnisse, für die das Honorar bezahlt wurde, stehen dem Kunden zu.

Bei offenem Honorar ist die Einstellung der Arbeiten nach vorheriger Anzeige der vorgesehene Weg — nicht das Zurückbehalten von Unterlagen, die der Kunde für eine Frist braucht. Bei den Aufbewahrungsfristen bleibt es bei der Trennung: Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht sind vom Kunden während zehn Jahren nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren, weshalb eine kurze Abholfrist kein Grund ist, etwas zu entsorgen.

Die Geheimhaltung besteht nach Beendigung fort. Für Buchführung und Steuerberatung gibt es dabei kein berufsrechtliches Geheimnis mit Strafdrohung wie in Deutschland oder Österreich; die Pflicht ruht auf dem Vertrag und der auftragsrechtlichen Treuepflicht. Für die Abstimmung mit der übernehmenden Stelle braucht es daher die Entbindung des Kunden, und die Bestätigung am Ende dieses Schreibens holt sie ein.

Die Abschnitte im Einzelnen

Richtung des Schreibens

Beendigung durch den Kunden oder durch die Treuhandgesellschaft. Alle Abschnitte, die sich unterscheiden — Anliegen, Bitten, Entbindungen, Unterschriften — wechseln automatisch.

Anliegen und Beendigungszeitpunkt

Benennt das beendete Mandat und den Zeitpunkt, mit dem ausdrücklichen Hinweis, dass die Beendigung jederzeit möglich ist und keine Frist einzuhalten war.

Angefangene Arbeiten und Unzeit

Sofortige Beendigung oder Beendigung nach Abschluss ausdrücklich benannter Arbeiten, mit der Feststellung, dass die anstehenden Fristen berücksichtigt wurden — das Dokument, mit dem sich der Vorwurf der Kündigung zur Unzeit entkräften lässt.

Leistungen und Stichtag je Leistung

Je Leistung ein Schalter — Jahresabschluss, Steuererklärung, Mehrwertsteuer, Lohn und Sozialversicherung, Quellensteuer, Buchhaltung — jeweils mit letzter Periode, Einreichungsdatum und der Feststellung, dass für spätere Perioden nicht eingestanden wird.

Anstehende Fristen

Was nach dem Stichtag fällig wird und wer es künftig wahrnimmt, mit dem Hinweis, dass die übernehmende Stelle eine eigene Fristenprüfung vornehmen sollte.

Vollmachten, Zustelladresse und Zugänge

Aufhebung der Vollmachten gegenüber den kantonalen und eidgenössischen Behörden, der Zustelladresse für Verfügungen, der Vertretung gegenüber Ausgleichs- und Pensionskasse, sowie Software- und Bankzugänge und eingerichtete Zahlungsaufträge.

Rechenschaft und Herausgabe

Rechenschaft über die Mandatsführung und Herausgabe dessen, was infolge der Mandatsführung zugekommen ist; Unterlagen des Kunden zurück, Arbeitspapiere bleiben bei der Gesellschaft.

Offenes Honorar (optional)

Offener Betrag und Zahlungsfrist, mit der Einstellung der Arbeiten als Weg und nicht dem Zurückbehalten von Unterlagen des Kunden.

Übergabe und Entbindung von der Geheimhaltung

Schriftliche Entbindung für die Abstimmung mit der übernehmenden Stelle, mit dem Hinweis, dass eine allfällige geldwäschereirechtliche Abklärung der übernehmenden Stelle ihre eigene ist.

Geheimhaltung, Haftung und Recht

Fortbestand der Geheimhaltung, unveränderte Fortgeltung der vereinbarten Haftungsbegrenzungen für bereits erbrachte Leistungen, schweizerisches Recht.

Empfängerbestätigung

Unterschriftsblock, der die Entbindung und die Stichtage zu einer Vereinbarung macht und nicht zu einer einseitigen Behauptung.

Worauf es ankommt

Prüfen Sie die einbezogenen Geschäftsbedingungen und, bei Streit, die Rechtslage im Einzelfall.

• Beendigung ist jederzeit möglich, und eine Frist wäre nicht durchsetzbar

  Nach Art. 404 Abs. 1 OR kann der Auftrag von jedem Teil jederzeit widerrufen oder gekündigt werden. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts ist dieses Recht zwingend und darf auch nicht indirekt eingeschränkt werden, etwa durch die Vereinbarung einer Konventionalstrafe. Eine Kündigungsfrist in AGB einer Treuhandgesellschaft ist damit keine belastbare Position.

  LAW.CH — Auftragsrecht: Widerruf und Kündigung

• Kündigung zur Unzeit löst Schadenersatz aus

  Die Kehrseite des zwingenden Beendigungsrechts ist die Haftung für eine Kündigung zur Unzeit: Der zurücktretende Teil hat den dem anderen dadurch verursachten Schaden zu ersetzen. Das gilt für beide Seiten. Ein Schreiben, das die anstehenden Fristen benennt und die angefangenen Arbeiten ausdrücklich behandelt, ist deshalb kein Formalismus, sondern der Nachweis, dass die Beendigung nicht zur Unzeit erfolgt ist.

• Die Zustelladresse bei der Steuerverwaltung ausdrücklich aufheben

  Ist eine Zustelladresse eingetragen, gehen Verfügungen an die Treuhandgesellschaft, womit Rechtsmittelfristen laufen, ohne dass der Kunde davon erfährt. Die Aufhebung muss die Behörde erreichen; das Ende des Mandats bewirkt sie nicht. Vollmachten bestehen zudem getrennt nach Kanton, Steuerart und Person und sind einzeln aufzuheben.

• Zehnjährige Aufbewahrung trifft den Kunden

  Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht sind während zehn Jahren nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren. Diese Pflicht trifft den Kunden. Eine kurze Abholfrist mit anschliessender Vernichtung kann Unterlagen beseitigen, die der Kunde aufbewahren muss; die Vernichtung ist daher anzukündigen.

• Für die Übergabe braucht es die Entbindung des Kunden

  Die Geheimhaltung besteht nach Beendigung fort. Für Buchführung und Steuerberatung gibt es kein berufsrechtliches Geheimnis mit Strafdrohung wie in Deutschland oder Österreich; die Pflicht ruht auf dem Vertrag und der auftragsrechtlichen Treuepflicht. Die Entbindung sollte schriftlich vorliegen, weil eine mündliche Zustimmung Monate später schwer zu belegen ist.

• Eine allfällige geldwäschereirechtliche Abklärung der übernehmenden Stelle ist ihre eigene

  Die Unterstellung unter das Geldwäschereigesetz knüpft in der Schweiz an die Tätigkeit an und nicht an den Beruf. Ob die übernehmende Stelle als Finanzintermediär untersteht, hat sie selbst zu beurteilen; eine allfällige Identifizierung des Kunden und die Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person sind ihre eigenen Pflichten und lassen sich nicht vom Vorgänger übernehmen. Der Kreis der Unterstellten wird auf gesetzgeberischer Ebene ausgeweitet.

  swissaccounting — Beratung unter dem Geldwäschereigesetz

So erstellen Sie das Schreiben

1. Richtung wählen. Beendigung durch den Kunden oder durch die Treuhandgesellschaft. Davon hängen Anliegen, Bitten und Entbindungen ab.
2. Beendigungszeitpunkt festlegen. Die Beendigung ist jederzeit möglich; eine Frist muss nicht eingehalten werden. Achten Sie stattdessen darauf, nicht zur Unzeit zu beenden.
3. Angefangene Arbeiten klären. Sofortige Beendigung oder Abschluss ausdrücklich benannter Arbeiten. Nur die zweite Variante darf einen Abschluss zusagen.
4. Je Leistung den Stichtag setzen. Letzte bearbeitete Periode und Datum der Einreichung. Anschliessend die anstehenden Fristen auflisten — das ist der Nachweis gegen den Vorwurf der Unzeit.
5. Vollmachten und Zugänge benennen. Vollmacht und Zustelladresse je Kanton und Steuerart, Vertretung gegenüber Ausgleichs- und Pensionskasse, Software- und Bankzugänge, eingerichtete Zahlungsaufträge.
6. Bestätigung unterschreiben lassen. Als Word- oder PDF-Datei herunterladen, mit Bitte um Unterschrift versenden und die unterschriebene Bestätigung aufbewahren — sie ist die Entbindung für die Übergabe.

Häufige Fragen

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