Mandatsvertrag für Treuhänder — Muster

Der Mandatsvertrag braucht keine Schriftform — für Prüfungsaufträge gilt das nicht

Ein Auftrag im Sinne von Art. 394 ff. OR kommt grundsätzlich formfrei zustande, auch mündlich oder durch konkludentes Handeln. Aus Beweisgründen empfiehlt sich in der Praxis dennoch dringend eine schriftliche Auftragsbestätigung, weil die Parteien sonst bei einer Streitigkeit über Umfang, Honorar oder Verantwortlichkeiten vollständig auf das Beweisen des tatsächlich Vereinbarten angewiesen sind.

Anders liegt es, wenn die Treuhandfirma für dieselbe Klientschaft eine Revision (Abschlussprüfung) durchführt: Der Schweizer Prüfungsstandard PS 210, die schweizerische Umsetzung des internationalen ISA 210, verlangt vom Revisor, die Bedingungen des Prüfungsauftrags mit der geprüften Gesellschaft schriftlich zu vereinbaren — Ziel und Umfang der Prüfung, Verantwortlichkeiten, Honorar und die angewandte Rechnungslegungs- und Prüfungsnorm eingeschlossen.

Bücher führen und dieselbe Firma prüfen: Unabhängigkeit ist keine Formsache

Führt eine Treuhandfirma die Buchhaltung einer Gesellschaft und übernimmt gleichzeitig deren Revision, entsteht ein Selbstprüfungsrisiko: Der Revisor würde faktisch die eigene Arbeit kontrollieren. Die Revisionsaufsichtsbehörde (RAB) hat dazu klargestellt, dass Buchführungs- oder andere für die Prüfung relevante Dienstleistungen und die eingeschränkte Revision nicht von derselben Person oder Personengruppe erbracht werden dürfen — Einzelrevisoren dürfen deshalb nicht gleichzeitig für dieselbe Gesellschaft Buchführung und Revision übernehmen. Für die ordentliche Revision gelten grundsätzlich dieselben Unabhängigkeitsanforderungen, mit etwas mehr Ermessensspielraum bei der Differenzierung der Prüfungspflichten, aber ohne generelle Ausnahme für kleinere Prüfungen.

Ob eine Gesellschaft überhaupt zur ordentlichen oder nur zur eingeschränkten Revision verpflichtet ist, richtet sich nach Art. 727 OR: Wer in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der drei Schwellenwerte — Bilanzsumme von 20 Millionen Franken, Umsatz von 40 Millionen Franken oder 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt — überschreitet, braucht eine ordentliche Revision; andernfalls genügt grundsätzlich die eingeschränkte Revision.

Der Mandatsvertrag kann jederzeit aufgelöst werden — das lässt sich nicht wegbedingen

Anders als eine feste Kündigungsfrist oder ein Kündigungsverzicht, wie sie ein aus dem Ausland übernommenes Muster oft vorsieht, kann beim Auftrag jede Partei den Vertrag nach Art. 404 Absatz 1 OR jederzeit auflösen. Dieses Recht ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts zwingender Natur: Es lässt sich weder durch eine feste Vertragsdauer noch durch eine Konventionalstrafe für eine vorzeitige Auflösung wirksam ausschliessen oder einschränken. Löst eine Partei den Vertrag jedoch zur Unzeit auf — etwa unmittelbar vor einem wichtigen Abgabetermin, ohne dass ein sachlicher Grund für den Zeitpunkt spricht — hat sie der anderen Partei nach Art. 404 Absatz 2 OR den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen. Diese Vorlage hält deshalb eine gewünschte Ankündigungsfrist als beiderseitige Zielgrösse fest, macht aber deutlich, dass sie das gesetzliche jederzeitige Auflösungsrecht nicht verdrängt.

Die Abschnitte, erklärt

Leistungsumfang

Die konkreten Leistungen — Buchführung, Jahresabschluss, Lohnbuchhaltung, Steuervertretung oder Revision — so genau beschrieben, dass beide Seiten wissen, was dazugehört und was nicht.

Unabhängigkeitshinweis (bedingt)

Erscheint automatisch, wenn Sie angeben, dass die Firma für dieselbe Klientschaft auch eine Revision durchführt — mit dem Hinweis, dass Buchführung und Revision nicht von derselben Person oder Personengruppe erbracht werden dürfen.

Honorar und Rechnungsstellung

Pauschal-, Stunden- oder ein anderer Honoraransatz, sowie wie und wann Rechnungen gestellt und bezahlt werden.

Vorschuss (optional)

Falls verwendet, hält fest, ob ein nicht verbrauchter Vorschuss künftigen Honoraren gutgeschrieben oder zurückerstattet wird, oder nicht rückerstattbar ist — als klare Regel, nicht als Widerspruch.

Rechenschafts- und Herausgabepflicht

Verweist auf Art. 400 OR: Der Treuhänder muss über seine Geschäftsführung jederzeit Rechenschaft ablegen und alles herausgeben, was ihm im Zusammenhang mit dem Auftrag zugekommen ist.

Auflösung (Art. 404 OR)

Stellt klar, dass jede Partei den Auftrag jederzeit auflösen kann, dass sich dieses Recht nicht wegbedingen lässt, und dass eine Auflösung zur Unzeit eine Schadenersatzpflicht auslösen kann — statt eine feste, in Wirklichkeit nicht durchsetzbare Kündigungsfrist zu versprechen.

Rechtliche Eckpunkte

Die folgenden Punkte stützen sich auf das Obligationenrecht (OR) sowie auf die Aufsichtspraxis der Revisionsaufsichtsbehörde und die Standards der Treuhand- und Revisionsbranche, die in diesem Rechercheschritt geprüft wurden.

• Der Auftrag ist formfrei gültig — Schriftlichkeit wird für Beweiszwecke empfohlen

  Ein Mandatsvertrag nach Art. 394 ff. OR kann grundsätzlich formfrei, auch mündlich, geschlossen werden; eine schriftliche Auftragsbestätigung wird in der Praxis aus Beweisgründen dringend empfohlen.

  Mandatsvertrag: Anwendung, Inhalt und Auflösung — WEKA

• Prüfungsaufträge brauchen eine schriftliche Vereinbarung der Auftragsbedingungen (PS 210)

  Der Schweizer Prüfungsstandard PS 210, die schweizerische Umsetzung von ISA 210, verlangt vom Revisor, Ziel und Umfang der Prüfung, die Verantwortlichkeiten der Parteien und weitere Auftragsbedingungen schriftlich mit der geprüften Gesellschaft zu vereinbaren.

  EXPERTsuisse — Reglemente und Downloads (Schweizer Prüfungsstandards)

• Buchführung und Revision für dieselbe Gesellschaft dürfen nicht von derselben Person oder Personengruppe erbracht werden

  Die Revisionsaufsichtsbehörde (RAB) verlangt organisatorische und personelle Massnahmen, damit Personen, die Buchführungs- oder andere prüfungsrelevante Dienstleistungen erbringen, nicht zugleich an der Revision derselben Gesellschaft mitwirken.

  Unabhängigkeit — Revisionsaufsichtsbehörde (RAB)

• Ordentliche Revision ist erst ab bestimmten Schwellenwerten Pflicht

  Art. 727 OR verpflichtet zur ordentlichen Revision, wer in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der drei Schwellenwerte überschreitet: Bilanzsumme von 20 Millionen Franken, Umsatz von 40 Millionen Franken, 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt; andernfalls genügt die eingeschränkte Revision.

  Wer ist zur ordentlichen Revision verpflichtet? — KMU-Portal des Bundes

• Der Auftrag kann von jeder Partei jederzeit aufgelöst werden — zwingend, nicht wegbedingbar

  Art. 404 Absatz 1 OR gewährt beiden Parteien ein jederzeitiges Auflösungsrecht, das nach bundesgerichtlicher Rechtsprechung zwingender Natur ist; eine Auflösung zur Unzeit kann nach Art. 404 Absatz 2 OR eine Pflicht zum Ersatz des dadurch entstandenen Schadens auslösen.

  Kündigung zur Unzeit: Risikominderung durch pauschalisierten Schadenersatz — WEKA

So verwenden Sie diese Vorlage

1. Treuhandfirma und Klientschaft eintragen. Tragen Sie Name und Anschrift der Treuhandfirma oder des Treuhänders sowie der Klientschaft in die markierten Stellen ein.
2. Leistungsumfang beschreiben. Listen Sie die konkreten Leistungen auf — Buchführung, Jahresabschluss, Lohnbuchhaltung, Steuervertretung oder Revision.
3. Angeben, ob dieselbe Firma auch eine Revision durchführt. Führt Ihre Firma für diese Klientschaft auch eine Revision durch, wählen Sie „Ja" und die passende Revisionsart, damit der Unabhängigkeitshinweis erscheint — der wichtigste Punkt auf dieser Vorlage.
4. Honorar, Rechnungsstellung und Vorschuss festlegen. Wählen Sie Pauschal-, Stunden- oder einen anderen Honoraransatz, die Rechnungsfrequenz und, falls verwendet, den Vorschussbetrag und dessen Behandlung bei Vertragsende.
5. Die gewünschte Ankündigungsfrist eintragen. Tragen Sie eine Frist ein, die beide Seiten als Zielgrösse anstreben — wohl wissend, dass Art. 404 OR jeder Partei ein zwingendes, jederzeitiges Auflösungsrecht belässt, das diese Frist nicht verdrängen kann.
6. Unterschreiben und herunterladen. Beide Parteien unterschreiben, anschliessend laden Sie den Mandatsvertrag als Word- oder PDF-Datei herunter.

Häufig gestellte Fragen