Kunstprojekt-Vorschlag Vorlage (Schweiz)

Projektstatus und Annahmewirkung

Ein Vorschlag ist nicht automatisch ein Vertrag. Die Unterzeichnung kann nur Empfang bestätigen, Budget intern freigeben, einen Förderantrag stützen oder bereits einen Auftrag auslösen. Die Vorlage lässt diese Wirkung ausdrücklich wählen.

Bei Schweizer Kulturinstitutionen und öffentlichen Stellen läuft ein Projekt häufig über mehrere Stufen: Konzept, Eingabe, Bewilligung, Vertrag, Durchführung und Schlussbericht. Jede Stufe bekommt eigenen Status.

Damit wird verhindert, dass eine eingereichte Idee später als bereits angenommener Produktionsauftrag oder unbegrenzte Rechtefreigabe behandelt wird.

Budget, CHF, MWST und Förderbelege

Das Budget trennt Honorar, Material, Technik, Transport, Versicherung, Raummiete, Kommunikation, Dokumentation, Rechte, Fremdleistungen, Reisekosten, MWST, Reserve und Eigenleistung.

Schweizer Förderstellen verlangen oft eine nachvollziehbare Abrechnung. Die Vorlage koppelt deshalb jede Budgetposition an Beleg, Zahlungszeitpunkt, Verantwortlichen und Änderungsvorbehalt.

Beträge werden in CHF geführt; bei internationalen Partnern werden Währung, Umrechnung, Bankspesen und führende Sprachfassung gesondert dokumentiert.

Urheberrecht, Lizenz und verwandte Schutzrechte

Das IGE erklärt, dass Urheberrechte grundsätzlich übertragen oder lizenziert werden können, Urheberpersönlichkeitsrechte wie Namensnennung aber nicht übertragbar sind. Die Vorlage spricht deshalb konkret von erlaubter Nutzung, nicht pauschal von vollständigem Rechteverkauf.

Das Schweizer Urheberrechtsgesetz schützt auch verwandte Rechte, insbesondere Rechte ausübender Künstler. Dokumentation, Stream, Social Clip, Ausstellungskatalog, Pressebild und Archivnutzung werden getrennt freigegeben.

Privatgebrauch oder gesetzliche Schranken werden nicht als Freipass für öffentliche Werbung, Website oder Sponsorcontent behandelt.

Standort, Sicherheit und kantonale Praxis

Ein Projekt in Zürich, Basel, Bern, Genf, Lausanne, Lugano oder im öffentlichen Raum kann unterschiedliche Standortauflagen, Gemeindekontakte, Brandschutz-, Lärm-, Versicherungs- oder Bewilligungsthemen haben.

Die Vorlage fragt deshalb nicht nach einer einheitlichen Schweizer Veranstaltungsgenehmigung, sondern nach zuständiger Stelle, Ort, Zugang, Aufbau, Abbau, Technik, Aufsicht, Notfallkontakt und Schadenmeldung.

Bei Workshops und partizipativen Formaten werden Teilnehmende, Minderjährige, Fotos, Anmeldelisten und Barrierefreiheit gesondert geführt.

Personendaten und EDÖB-Risiko

Das revidierte Datenschutzgesetz schützt Personendaten natürlicher Personen und sieht bei voraussichtlich hohem Risiko eine Meldung von Datensicherheitsverletzungen an den EDÖB vor. Die Vorlage benennt deshalb Datenschutzkontakt und Eskalationsweg.

Anmeldelisten, Fotos, Feedback, Newsletter und Videoaufnahmen werden nach Zweck, Zugriff, Speicherdauer und Empfänger begrenzt.

Öffentliche Projektkommunikation und interne Produktionsdaten werden getrennt, damit Adressen, Telefonnummern oder sensible Hinweise nicht in Medien- oder Förderunterlagen geraten.

Absage, Verschiebung und Projektschluss

Absagegründe wie Krankheit, Ortssperre, Wetter, fehlende Finanzierung, Sicherheitsentscheid oder höhere Gewalt werden unterschieden. Die Vorlage regelt nicht stornierbare Kosten, Ersatztermin, Akonto, Schlussrechnung und Rechte am bereits erstellten Material.

Nach Projektende bleiben Abschlussbericht, Belege, Credits, Rückgabe von Leihgaben, Bildarchiv, Datenlöschung und Medienkit relevant.

Der Schlussblock macht sichtbar, wer das Dossier archiviert und welche Nutzungen nach Projektende fortbestehen.

Schweizer Dossier- und Nachweiskontrolle

Die Schweizer Fassung arbeitet als Dossier, nicht als isolierte Datei. Jede finale Version sollte Datum, Status, Verantwortliche Person, Anlagenliste, Freigabe, Quelle und Nachweis enthalten. Ohne diese Angaben bleibt später unklar, welche Fassung Grundlage für Vertrag, Beschluss, Medienversand oder Übergabe war.

Vor Unterzeichnung oder Versand sind Firma, UID oder Handelsregisternummer, Sitz, Zeichnungsberechtigung, Beträge in CHF, Fristen, Anlagen, Quellen, Personendaten, Empfänger und Sprachfassung zu prüfen. Nicht gewählte Optionen werden entfernt, damit der finale Text nicht widersprüchlich bleibt.

Bei mehrsprachigen Schweizer Dossiers sollte markiert sein, ob Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch führend ist. Namen, Beträge, Termine, Rechteumfang und Anlagen müssen in allen Versionen zusammenpassen.

Bei Kunst- und Medienunterlagen muss die Rechtekette sichtbar sein: Urheber, ausübende Künstler, Fotograf, Produzent, Veranstalter, Galerie, Förderer, Sponsor, Standort und abgebildete Personen. Medium, Dauer, Gebiet, Bearbeitung und Credits gehören in die Anlage.

Schweizer Kulturprojekte arbeiten oft kantonal, kommunal oder institutionell. Das Dossier hält deshalb Förderbedingungen, Abrechnung, Bildnachweis, SUISA- oder andere Verwertungsgesellschaftsfragen, Medienkit und Schlussbericht zusammen.

Schweizer Schlussprüfung vor Verwendung

Vor der Einreichung sollte das Projektteam den Vorschlag wie ein Schweizer Förder- und Produktionsdossier lesen: Ist klar, ob die Eingabe nur eine Idee, eine Offerte, ein Fördergesuch oder bereits ein verbindlicher Auftrag ist? Besonders bei Gemeinden, Stiftungen und Kulturhäusern hilft ein sichtbarer Status, weil dieselbe PDF intern für Budget, Programmplanung, Kommunikation und Vertrag verwendet werden kann.

Die Budgetprüfung sollte nicht nur die Gesamtsumme ansehen. Entscheidend sind Honorar, Eigenleistung, Fremdkosten, Reserve, MWST-Status, Währung, Zahlungsplan, nicht stornierbare Kosten und Belegpflicht. Bei internationalem Team oder ausländischem Künstlerkontakt sollten Bankspesen, Wechselkurs, steuerliche Zuständigkeit und führende Sprachfassung gesondert bestätigt werden.

Für Rechte gehört ein Rechteblatt in die Anlage. Dort stehen Werk, Skizze, Foto, Film, Ton, Performance, Katalogtext, Logo, Sponsorverwendung, Archiv, Website, Social Media, Pressebild und Bearbeitung getrennt. Das vermeidet, dass eine Budgetfreigabe später als unbegrenzte Lizenz an allem Material ausgelegt wird.

Bei Projekten mit Publikum, Workshops oder Dokumentation braucht das Dossier eine Datenschutzspur: Welche Personen werden fotografiert, welche Listen entstehen, wer erhält Zugriff, wann werden Daten gelöscht und wer entscheidet bei Verlust einer Liste oder Kamera? Diese Punkte sind in der Schweiz nicht blosse Verwaltung, sondern Teil der DSG-Risikokontrolle.

Die finale Version sollte ungewählte Optionen löschen und alle Anlagen nummerieren: Budget, Zeitplan, Raumplan, Versicherungsnachweis, Bewilligungskontakt, Medienkit, Rechtefreigaben, Förderbedingungen und Schlussbericht. So bleibt nach Absage, Verschiebung oder Projektende nachvollziehbar, welche Pflichten bestehen bleiben.

Quellen, Annahmen und Grenzen

Diese Vorlage zitiert Schweizer Quellen nur dort, wo sie für das Projektdossier praktisch etwas ändern: IGE und URG für Rechte, EDÖB und DSG für Personendaten, MWST-Logik für Budget und kantonale Praxis für Ort und Sicherheit. Sie ersetzt keine Förderbedingungen einer bestimmten Stadt, Stiftung oder Institution.

Wenn ein Projekt öffentlich finanziert wird, sollten Ausschreibung, Fördervertrag, Logo- und Berichtspflichten neben der Vorlage liegen. Der Vorschlag kann diese Bedingungen aufnehmen, aber er sollte sie nicht paraphrasieren, wenn verbindliche Originalbedingungen existieren.

Bei internationalen Kooperationsprojekten bleibt zusätzlich zu prüfen, welche Rechtsordnung für Auftrag, Rechte, Steuer, Versicherung und Datenübermittlung gilt. Die Schweizer Fassung ist als lokales Arbeitsdossier gebaut und sollte bei grenzüberschreitender Produktion ausdrücklich angepasst werden.

Vor Veröffentlichung, Unterzeichnung oder interner Freigabe sollte die Schlussfassung mit Datum, Versionsnummer, verantwortlicher Person, Anlagenliste und Quellenstand gespeichert werden. Gerade in der Schweiz wechseln Arbeitsfassungen häufig zwischen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch; deshalb sollten Beträge, Namen, Fristen, Registerangaben, UID, Unterschriften, Anlagen und Links in jeder Sprachfassung gegengeprüft werden.

Wenn das Dokument für eine bestimmte Gemeinde, einen Kanton, ein Handelsregisteramt, eine Kulturinstitution, eine Bank, eine Versicherung oder einen Vertragspartner bestimmt ist, sollten deren aktuelle Formulare und Vorgaben als Anlage aufgenommen werden. Diese lokale Prüfschicht verhindert, dass ein formal gutes Schweizer Muster an einer konkreten Einreichungsanforderung scheitert. Zuständigkeit, Sprache, Frist und Nachweisweg bleiben dadurch sichtbar.

Klausel für Klausel erklärt

Status

Unterscheidet Idee, Förderantrag, Offerte, Freigabe und Auftrag.

Konzept

Beschreibt Werk, Ort, Publikum, Ergebnis und Grenzen.

Budget

Trennt CHF, MWST, Honorar, Kosten, Belege und Freigabe.

Rechte

Regelt Lizenz, Übertragung, Medium, Dauer, Gebiet und Credits.

Standort

Ordnet Zugang, Sicherheit, Technik und lokale Auflagen zu.

Teilnehmende

Begrenzt Fotos, Listen, Minderjährige und DSG-Daten.

Änderungen

Regelt Mehrkosten, Fristen und neue Freigabe.

Absage

Verteilt Kosten, Ersatztermin und Rechte nach Projektstopp.

Schweizer Checkliste

• Rechtenutzung genau begrenzen

  Urheberrechte können lizenziert oder übertragen werden; Urheberpersönlichkeitsrechte wie Namensnennung sind nicht übertragbar.

  IGE — Urheberrechte übertragen

• Verwandte Schutzrechte prüfen

  Performances, Aufnahmen und Streams können Rechte ausübender Künstler berühren.

  URG / CopA, Art. 33

• Personendaten nach DSG begrenzen

  Fotos und Teilnehmendendaten brauchen Zweck, Zugriff, Speicherdauer und Sicherheit.

  EDÖB — neues Datenschutzgesetz

• Datensicherheitsverletzungen einschätzen

  Bei voraussichtlich hohem Risiko kann eine Meldung an den EDÖB nötig sein.

  EDÖB — Meldeportale DataBreach

• CHF, MWST und Belege festlegen

  Budget, Akonto, Schlussrechnung und Förderbelege müssen zusammenpassen.

• Standortverantwortung zuweisen

  Zugang, Technik, Sicherheit, Versicherung und Bewilligung gehören in eine Zuständigkeitsliste.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Status wählen. Idee, Förderantrag, Offerte, Budgetfreigabe oder Auftrag auswählen.
2. Projekt beschreiben. Konzept, Ort, Zeitplan, Team, Publikum, Ergebnis und Ausschlüsse eintragen.
3. Budget ausarbeiten. Honorar, CHF, MWST, Material, Technik, Reisen, Belege und Reserven trennen.
4. Rechte begrenzen. Lizenz, Bilder, Credits, Archiv, Social Media und Dauer festlegen.
5. Dossier abschliessen. Anlagen, Freigaben, Datenschutzkontakt und Schlussversion sichern.

Häufige Fragen

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