Ist dieser E-Mail-Signatur-Generator wirklich kostenlos?

Ja. Es ist kein Konto erforderlich, es gibt kein Wasserzeichen und keine Begrenzung, wie viele Signaturen Sie erstellen oder exportieren.

Welche Pflichtangaben (E-Mail-Impressum) muss eine österreichische GmbH in der Signatur führen?

Nach §14 UGB müssen Unternehmen in Geschäftsbriefen und E-Mails Firmenwortlaut samt Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft sowie die Firmenbuchnummer mit zuständigem Firmenbuchgericht angeben. Diese Pflicht gilt unabhängig vom Impressum auf der Website und betrifft ausdrücklich auch E-Mail-Signaturen.

Ist meine Signatur rechtskonform, wenn ich diese Vorlage verwende?

Die Vorlage selbst ist neutral gestaltet — für Rechtskonformität nach §14 UGB müssen Sie Firmenwortlaut, Sitz und Firmenbuchnummer selbst im Firmenfeld bzw. Haftungsausschluss ergänzen. Details dazu finden Sie im Abschnitt zu den rechtlichen Pflichtangaben oberhalb.

Welche Signatur-Vorlage sollte ich für mein Unternehmen wählen?

Wählen Sie eine schlichte, einspaltige Vorlage, wenn Sie hauptsächlich per Smartphone kommunizieren, und eine zweispaltige Vorlage mit Foto oder Logo, wenn Vertrauen und persönliche Ansprache im Vordergrund stehen. Alle Vorlagen im Generator sind tabellenbasiert und funktionieren in Outlook, Gmail, Apple Mail und Thunderbird gleichermaßen zuverlässig.

Muss auch ein:e Einzelunternehmer:in Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur führen?

Einzelunternehmer:innen unterliegen nicht der Firmenbuchnummer-Pflicht nach §14 UGB, sollten aber dennoch Namen, Geschäftsanschrift und gegebenenfalls die Gewerbeberechtigung klar angeben, um den Transparenzanforderungen aus dem E-Commerce-Gesetz und der Gewerbeordnung zu entsprechen.

Was passiert, wenn eine GmbH die Pflichtangaben nach §14 UGB in der E-Mail-Signatur vergisst?

Ein Verstoß gegen §14 UGB kann von Mitbewerbern oder Behörden beanstandet werden und im Wiederholungsfall zu einer Abmahnung führen. Da die Angaben ohnehin einmalig in der Signaturvorlage hinterlegt werden, lässt sich das Risiko mit wenig Aufwand vollständig vermeiden.

Wie füge ich die fertige Signatur in Outlook oder Gmail ein?

Klicken Sie im Generator auf „Signatur kopieren", öffnen Sie die Signatureinstellungen Ihres E-Mail-Programms und fügen Sie die Signatur per Tastenkombination (Strg+V bzw. Cmd+V) in das dortige Textfeld ein. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung für Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird sowie iOS und Android finden Sie unterhalb des Generators.

Funktioniert die Signatur auch korrekt auf dem Smartphone?

Ja — alle Vorlagen sind für die Darstellung auf schmalen Bildschirmen optimiert. Nutzen Sie die mobile Vorschau im Generator, um das Ergebnis vor dem Einfügen zu prüfen, da native Mail-Apps unter iOS und Android HTML-Signaturen teils unterschiedlich darstellen.

E-Mail-Signatur-Generator

Erstellen Sie eine professionelle, mandantensichere HTML-E-Mail-Signatur und fügen Sie sie direkt in Gmail, Outlook, Apple Mail oder Thunderbird ein — kostenlos, ohne Konto, ohne Wasserzeichen.

Persönliche Angaben

Vorname

Nachname

Position

Firmenname

Kontaktdaten

E-Mail-Adresse

Telefon

Mobil

Webseite

Anschrift

Foto

Logo

Social-Media-Links

Banner

Banner-Bild-URL

Banner-Link-URL

Haftungsausschluss

Stil

Akzentfarbe

Vorlage wählen

Jede Vorlage basiert auf Tabellen mit Inline-Styles und funktioniert zuverlässig in Gmail, Outlook, Apple Mail und Thunderbird.

Minimal

Modern

Corporate

With photo

Creative

Live-Vorschau

Accent Rail

So fügen Sie die Signatur in Ihr E-Mail-Programm ein

Wählen Sie Ihr E-Mail-Programm für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Öffnen Sie Gmail im Browser und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
Klicken Sie im aufklappenden Menü auf „Alle Einstellungen aufrufen".
Wechseln Sie zum Reiter „Allgemein" und scrollen Sie zum Abschnitt „Signatur".
Klicken Sie auf „Neu erstellen" und vergeben Sie einen Namen für die Signatur.
Klicken Sie in das Textfeld daneben und fügen Sie die zuvor kopierte Signatur mit Strg+V (Windows) bzw. Cmd+V (Mac) ein.
Legen Sie weiter unten fest, ob die Signatur bei neuen E-Mails und/oder bei Antworten und Weiterleitungen automatisch verwendet werden soll.
Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf „Änderungen speichern".

E-Mail-Signatur erstellen — kostenloser Generator für Österreich

Eine E-Mail-Signatur ist oft der einzige bleibende Eindruck, den ein Geschäftspartner oder Kunde von Ihrem Unternehmen mitnimmt — noch bevor eine Visitenkarte ausgetauscht oder die Website besucht wird. In Österreich kommt hinzu, dass die E-Mail-Signatur nicht nur ein gestalterisches, sondern auch ein rechtliches Element ist: Nach §14 UGB müssen Kapitalgesellschaften bestimmte Pflichtangaben in jeder geschäftlichen E-Mail führen, nicht nur auf Geschäftsbriefen aus Papier.

Mit diesem Generator erstellen Sie in wenigen Minuten eine Signatur, die professionell wirkt und technisch zuverlässig funktioniert. Alle Vorlagen basieren auf verschachtelten HTML-Tabellen mit Inline-Styles statt auf modernem CSS wie Flexbox oder Grid — das ist kein Stilbruch, sondern notwendig, weil Outlook am Desktop E-Mails intern mit der Word-Rendering-Engine darstellt und moderne CSS-Layouts dort zuverlässig zerbrechen. Tabellenbasierte Signaturen funktionieren dagegen in Outlook, Gmail, Apple Mail und Thunderbird gleichermaßen zuverlässig.

Weiter unten auf dieser Seite finden Sie eine ausführliche Erklärung der österreichischen Pflichtangaben nach §14 UGB, praktische Do's und Don'ts für Bilder und Logos sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle gängigen E-Mail-Programme.

Wie eine professionelle E-Mail-Signatur in Österreich aussieht

Eine gelungene österreichische Geschäftssignatur folgt einer klaren Hierarchie: ganz oben Vor- und Nachname sowie Position, darunter der Firmenname, gefolgt von den wichtigsten Kontaktdaten (Telefon, Mobil, E-Mail, Website) und optional der Anschrift. Erst danach folgen Social-Media-Icons, ein Banner oder eine Werbezeile — diese Reihenfolge stellt sicher, dass die für die Kommunikation wichtigsten Informationen sofort sichtbar sind, auch auf einem kleinen Smartphone-Bildschirm.

Farblich empfiehlt sich eine einzige Akzentfarbe, die zum Corporate Design passt — etwa für den Namen, eine Trennlinie oder die Social-Media-Icons. Mehrere bunte Farben in einer Signatur wirken schnell unprofessionell und lenken vom eigentlichen Inhalt ab. Auch bei der Schriftart gilt: Eine websichere Schriftart wie Arial, Helvetica oder ein serifenloser System-Font sorgt dafür, dass die Signatur in jedem E-Mail-Programm gleich aussieht, da benutzerdefinierte Web-Fonts in den meisten E-Mail-Clients ohnehin nicht geladen werden.

Bei österreichischen Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) gehören die Pflichtangaben nach §14 UGB in der Regel als kleinere, unauffällige Zeile ans Ende der Signatur oder in einen separaten Haftungsausschluss-Block — so bleibt der visuelle Fokus auf Name und Kontaktdaten, während die gesetzlichen Anforderungen dennoch vollständig erfüllt werden.

Do's und Don'ts für Bilder, Logogröße und die Darstellung auf dem Smartphone

Do: Komprimieren Sie Fotos und Logos vor dem Hochladen auf unter 100 KB pro Bild — große Bilddateien verlangsamen den E-Mail-Versand und werden von manchen Mailservern als Anhang statt als Inline-Bild behandelt.
Do: Verwenden Sie für Fotos ein quadratisches Format (z. B. 150 × 150 Pixel) und für Logos ein breites, niedriges Format — das verhindert verzerrte Darstellung in unterschiedlichen E-Mail-Programmen.
Do: Testen Sie die Signatur immer im Hell- und im Dunkelmodus — ein Logo mit transparentem Hintergrund und dunklem Schriftzug wird im Dunkelmodus von Apple Mail oder Outlook mobile oft unleserlich.
Do: Prüfen Sie die mobile Vorschau im Generator, bevor Sie die Signatur übernehmen — auf kleinen Bildschirmen brechen breite Tabellen mit mehreren Spalten oft ungünstig um.
Don't: Verwenden Sie kein GIF oder animiertes Bild als Logo oder Banner — viele Firmen-Mailserver und Sicherheitsfilter blockieren animierte Inhalte oder zeigen nur das erste Standbild an.
Don't: Verlinken Sie Bilder nicht auf private Cloud-Speicher (z. B. private Dropbox- oder Google-Drive-Links) — diese Links laufen ab oder werden von Sicherheitssystemen als verdächtig eingestuft und blockiert.
Don't: Fügen Sie nicht mehr als ein Banner oder eine Werbezeile pro Signatur ein — mehrere Banner wirken aufdringlich und werden von Empfängern häufig als Werbe-Spam wahrgenommen.
Don't: Verzichten Sie auf reine Bild-Signaturen, bei denen die gesamte Signatur ein einziges Bild ist — diese werden von vielen E-Mail-Programmen standardmäßig blockiert und erscheinen dann nur als leerer Kasten mit „Bilder anzeigen"-Hinweis.

§14 UGB Impressumspflicht im Detail — mit Beispiel

§14 UGB (Unternehmensgesetzbuch) verpflichtet insbesondere Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) sowie eingetragene Personengesellschaften dazu, auf Geschäftsbriefen und in geschäftlichen E-Mails folgende Angaben zu machen: die vollständige Firma (also den registrierten Firmenwortlaut samt Rechtsform), den Sitz der Gesellschaft, die Firmenbuchnummer sowie das Firmenbuchgericht, bei dem die Gesellschaft eingetragen ist. Diese Pflicht gilt unabhängig vom Impressum auf der Unternehmenswebsite und ausdrücklich auch für E-Mails — eine Signatur ohne diese Angaben kann bei einer GmbH oder AG einen Verstoß gegen §14 UGB darstellen.

Ein Beispiel für eine korrekte Angabe: „Musterfirma GmbH, Sitz Wien, FN 123456a, Handelsgericht Wien". Der Zusatz „FN" steht dabei für die Firmenbuchnummer, gefolgt vom zuständigen Gericht — meist das Handelsgericht am Sitz der Gesellschaft. Diese Zeile können Sie im Feld für den Firmennamen ergänzen oder als eigene Zeile im Haftungsausschluss-Feld des Generators hinterlegen, sodass sie am Ende jeder Signatur automatisch mit ausgegeben wird.

Einzelunternehmer und eingetragene Personengesellschaften ohne Firmenbucheintragung sind von der Firmenbuchnummer-Pflicht ausgenommen, sollten aber dennoch Namen, Anschrift und Gewerbeberechtigung klar erkennbar angeben, um Transparenzanforderungen aus dem E-Commerce-Gesetz und der Gewerbeordnung zu erfüllen.

Einheitliche Signaturen im Team, Abwesenheitsnotizen und Hinweise zur DSGVO

Sobald mehrere Mitarbeiter:innen E-Mails im Namen des Unternehmens versenden, lohnt sich eine unternehmensweit einheitliche Signaturvorlage: gleiche Vorlage, gleiche Akzentfarbe, gleiche Reihenfolge der Felder — nur Name, Position und direkte Kontaktdaten unterscheiden sich. Das wirkt nach außen konsistent und professionell und erleichtert es der IT-Abteilung, die Pflichtangaben nach §14 UGB zentral zu pflegen und bei Änderungen — etwa einer neuen Firmenbuchnummer nach einer Umfirmierung — für alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig zu aktualisieren.

Bei automatischen Abwesenheitsnotizen wird die Signatur meist ebenfalls automatisch angehängt. Prüfen Sie in diesem Fall, ob Ihr E-Mail-Programm die Signatur auch bei automatischen Antworten korrekt einfügt, da manche Programme dafür eine gesonderte Einstellung verlangen und die Signatur sonst bei Abwesenheitsantworten fehlt.

Da die DSGVO in Österreich unmittelbar gilt, sollten Signaturen mit Foto und direkten Kontaktdaten sparsam mit zusätzlichen personenbezogenen Zusatzinformationen umgehen, etwa Geburtsdatum oder Privatadresse. Ein Link zur Datenschutzerklärung des Unternehmens im Haftungsausschluss-Text ist bei Signaturen mit Tracking-Pixeln oder Bannerlinks empfehlenswert, für eine reine Kontakt-Signatur ohne Tracking jedoch nicht zwingend erforderlich.

Impressumspflicht in geschäftlichen E-Mails (Österreich)

Österreichische Unternehmen sind nach §14 UGB (Unternehmensgesetzbuch) verpflichtet, in Geschäftsbriefen und geschäftlichen E-Mails bestimmte Angaben offenzulegen — diese Pflicht gilt ausdrücklich auch für die E-Mail-Signatur.

Erforderlich sind: der vollständige Firmenwortlaut mit Rechtsform (z. B. GmbH, AG), der Sitz der Gesellschaft, die Firmenbuchnummer sowie das zuständige Firmenbuchgericht.

Diese Angaben gelten zusätzlich zur Impressumspflicht auf der Unternehmenswebsite und sollten in jeder geschäftlichen E-Mail — nicht nur auf der Website — enthalten sein.

Häufig gestellte Fragen

Ist dieser E-Mail-Signatur-Generator wirklich kostenlos?: Ja. Es ist kein Konto erforderlich, es gibt kein Wasserzeichen und keine Begrenzung, wie viele Signaturen Sie erstellen oder exportieren.
Welche Pflichtangaben (E-Mail-Impressum) muss eine österreichische GmbH in der Signatur führen?: Nach §14 UGB müssen Unternehmen in Geschäftsbriefen und E-Mails Firmenwortlaut samt Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft sowie die Firmenbuchnummer mit zuständigem Firmenbuchgericht angeben. Diese Pflicht gilt unabhängig vom Impressum auf der Website und betrifft ausdrücklich auch E-Mail-Signaturen.
Ist meine Signatur rechtskonform, wenn ich diese Vorlage verwende?: Die Vorlage selbst ist neutral gestaltet — für Rechtskonformität nach §14 UGB müssen Sie Firmenwortlaut, Sitz und Firmenbuchnummer selbst im Firmenfeld bzw. Haftungsausschluss ergänzen. Details dazu finden Sie im Abschnitt zu den rechtlichen Pflichtangaben oberhalb.
Welche Signatur-Vorlage sollte ich für mein Unternehmen wählen?: Wählen Sie eine schlichte, einspaltige Vorlage, wenn Sie hauptsächlich per Smartphone kommunizieren, und eine zweispaltige Vorlage mit Foto oder Logo, wenn Vertrauen und persönliche Ansprache im Vordergrund stehen. Alle Vorlagen im Generator sind tabellenbasiert und funktionieren in Outlook, Gmail, Apple Mail und Thunderbird gleichermaßen zuverlässig.
Muss auch ein:e Einzelunternehmer:in Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur führen?: Einzelunternehmer:innen unterliegen nicht der Firmenbuchnummer-Pflicht nach §14 UGB, sollten aber dennoch Namen, Geschäftsanschrift und gegebenenfalls die Gewerbeberechtigung klar angeben, um den Transparenzanforderungen aus dem E-Commerce-Gesetz und der Gewerbeordnung zu entsprechen.
Was passiert, wenn eine GmbH die Pflichtangaben nach §14 UGB in der E-Mail-Signatur vergisst?: Ein Verstoß gegen §14 UGB kann von Mitbewerbern oder Behörden beanstandet werden und im Wiederholungsfall zu einer Abmahnung führen. Da die Angaben ohnehin einmalig in der Signaturvorlage hinterlegt werden, lässt sich das Risiko mit wenig Aufwand vollständig vermeiden.
Wie füge ich die fertige Signatur in Outlook oder Gmail ein?: Klicken Sie im Generator auf „Signatur kopieren", öffnen Sie die Signatureinstellungen Ihres E-Mail-Programms und fügen Sie die Signatur per Tastenkombination (Strg+V bzw. Cmd+V) in das dortige Textfeld ein. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung für Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird sowie iOS und Android finden Sie unterhalb des Generators.
Funktioniert die Signatur auch korrekt auf dem Smartphone?: Ja — alle Vorlagen sind für die Darstellung auf schmalen Bildschirmen optimiert. Nutzen Sie die mobile Vorschau im Generator, um das Ergebnis vor dem Einfügen zu prüfen, da native Mail-Apps unter iOS und Android HTML-Signaturen teils unterschiedlich darstellen.