Mall för utläggsredovisning
En gratis svensk mall för utläggsredovisning för att specificera utlägg och summera en begäran om ersättning.
- Redovisningsregelverk
- K-regelverken (K2/K3)
- Räkenskapsår
- Räkenskapsår (ofta kalenderår, jan–dec)
- Valuta
- SEK (kr)
- Inlämnas till
- Bolagsverket
| Belopp | |
|---|---|
| Resor | 3 200 kr |
| Logi | 4 500 kr |
| Kost och traktamente | 1 200 kr |
| Lokala transporter | 600 kr |
| Kontorsmaterial | 850 kr |
| Övrigt | 400 kr |
| Summa att ersätta | 10 750 kr |
Ladda ner denna mall
Så fyller du i en mall för utläggsredovisning
En utläggsredovisning används när en anställd eller uppdragstagare lagt ut egna pengar för företagets räkning, till exempel vid en tjänsteresa, och behöver få dem ersatta. Den specificerar varje utlägg per kategori och summerar det totala belopp som ska betalas ut.
För svenska företag är en tydlig utläggsredovisning viktig både för bokföringen och för att uppfylla Skatteverkets krav på underlag vid skattefri kostnadsersättning, särskilt vid resor och traktamente.
Vad är en utläggsredovisning?
En utläggsredovisning är en sammanställning där en anställd listar de kostnader hen själv betalat i tjänsten, kategori för kategori, som underlag för att få beloppet återbetalat av arbetsgivaren. Kvitton bifogas normalt som verifikation för bokföringen.
Vad ska ingå
- Resor — kostnader för tåg, flyg, taxi eller egen bil i tjänsten.
- Logi — hotellkostnader eller annat boende under en tjänsteresa.
- Kost och traktamente — måltidskostnader eller skattefritt traktamente vid resa.
- Lokala transporter — kollektivtrafik eller taxi på resmålet.
- Kontorsmaterial — mindre inköp av material eller förnödenheter för verksamheten.
- Övrigt — andra utlägg som inte passar i någon av kategorierna ovan.
- Summa att ersätta — totalbeloppet av samtliga kategorier, som betalas ut till den anställde.
Steg för steg
- Fyll i namn, avdelning och den period utläggen avser överst i mallen.
- Lägg till varje utlägg under rätt kategori, med datum och en kort beskrivning av vad kostnaden avsåg.
- Ange beloppet i kronor för varje utlägg, inklusive eventuell moms om det är relevant för bokföringen.
- Kontrollera att mallens automatiska summering av totalbeloppet stämmer med dina egna anteckningar.
- Bifoga kvitton eller andra underlag för varje utlägg som stöd för bokföring och eventuell kontroll.
- Skriv under redovisningen och skicka den till närmaste chef eller ekonomiavdelningen för godkännande.
- Vid godkännande betalas summan ut, normalt i samband med nästa löneutbetalning eller separat via bank.
- Spara en kopia av den godkända redovisningen tillsammans med kvittona enligt företagets rutiner för bokföring.
Svenska särregler
Skatteverket ställer krav på underlag för att kostnadsersättningar, särskilt traktamente vid tjänsteresor, ska kunna betalas ut skattefritt. Det innebär att datum, resmål och syfte behöver framgå tydligt, inte bara beloppet, för att arbetsgivaren ska kunna hantera ersättningen korrekt i löneredovisningen.
En utläggsredovisning är inte en del av årsredovisningen som lämnas till Bolagsverket, utan ett internt underlag som ligger till grund för bokföringen av kostnader och eventuella löneskatter, i enlighet med Bokföringslagens krav på verifikationer.