Modelo de Mapa de Despesas
Um modelo gratuito de mapa de despesas para Portugal, para discriminar despesas da empresa e totalizar um pedido de reembolso.
- Norma contábil
- SNC / NCRF
- Exercício social
- Ano civil (jan.–dez.) por regra; é possível adotar período de tributação diferente mediante comunicação à AT
- Moeda
- EUR (€)
- Entregue a
- IES (Portal das Finanças / Registo Comercial)
| Valor | |
|---|---|
| Deslocações e viagens | 320 € |
| Alojamento | 450 € |
| Refeições e ajudas de custo | 120 € |
| Transportes locais | 60 € |
| Material de escritório | 85 € |
| Outras despesas | 40 € |
| Total a reembolsar | 1 075 € |
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Como Preencher um Modelo de Mapa de Despesas
Um mapa de despesas discrimina as despesas suportadas por um colaborador ou administrador em nome da empresa — deslocações, alojamento, refeições — para que possam ser revistas e reembolsadas. É um documento de uso interno frequente em empresas de qualquer dimensão em Portugal, mesmo não sendo uma demonstração exigida pelo SNC/NCRF.
Este modelo totaliza automaticamente cada categoria de despesa, facilitando tanto o pedido de reembolso como o registo contabilístico posterior.
O que é um mapa de despesas?
Um mapa de despesas é um documento que lista, categoria a categoria, as despesas suportadas por uma pessoa em deslocação ou representação da empresa, com o objetivo de obter o reembolso desses valores. Normalmente é acompanhado das faturas ou recibos correspondentes, exigidos para efeitos de controlo interno e de dedutibilidade fiscal.
O que incluir
- Deslocações e viagens — custos de transporte de longa distância, como combustível, portagens ou bilhetes.
- Alojamento — despesas com estadia em hotéis ou alojamento similar durante deslocações profissionais.
- Refeições e ajudas de custo — despesas com alimentação incorridas durante a deslocação.
- Transportes locais — deslocações no destino, como táxi, metro ou aluguer de viatura.
- Material de escritório — pequenas compras de material necessário à atividade profissional.
- Outras despesas — quaisquer despesas não cobertas pelas categorias anteriores, devidamente identificadas.
- Total a reembolsar — a soma de todas as categorias, o valor final a pagar à pessoa que apresentou o mapa.
Guia passo a passo
- Adicione cada despesa, inserindo o valor de cada categoria com a data e a fatura ou recibo correspondente, quando aplicável.
- Confirme que cada despesa está devidamente enquadrada na categoria correta, para facilitar a análise e o registo contabilístico.
- Deixe o modelo somar automaticamente o total a reembolsar em todas as categorias.
- Anexe os comprovativos, guardando as faturas para suportar o pedido junto da Autoridade Tributária e nos registos internos da empresa.
- Submeta o mapa para aprovação da chefia direta ou da área financeira responsável pelo reembolso.
- Após aprovação, processe o reembolso e arquive o mapa e os comprovativos de acordo com a política interna da empresa.
Regras específicas de Portugal
O mapa de despesas não é uma demonstração financeira exigida pelo SNC/NCRF, mas as despesas nele registadas alimentam contas de gastos que serão refletidas na demonstração de resultados da empresa e podem ter impacto na dedutibilidade fiscal em sede de IRC.
Para que uma despesa seja fiscalmente dedutível, é geralmente necessário que esteja suportada por fatura ou fatura-recibo emitida em nome da empresa, com o NIPC correto, e enquadrada nas regras gerais de dedutibilidade de gastos previstas no Código do IRC.