Sjabloon onkostendeclaratie
Een gratis sjabloon voor de onkostendeclaratie om zakelijke onkosten te specificeren en een vergoedingsverzoek op te tellen.
- Boekhoudnorm
- Nederlandse jaarrekeningregels
- Boekjaar
- Boekjaar van 12 maanden (meestal kalenderjaar, 1 januari t/m 31 december)
- Valuta
- EUR (€)
- Neergelegd bij
- KvK Handelsregister
| Bedrag | |
|---|---|
| Reiskosten | 320 € |
| Verblijfskosten | 450 € |
| Maaltijden en consumpties | 120 € |
| Lokaal vervoer | 60 € |
| Kantoorbenodigdheden | 85 € |
| Overige kosten | 40 € |
| Totaal te vergoeden | 1.075 € |
Dit sjabloon downloaden
Zo vul je een sjabloon voor de onkostendeclaratie in
Een onkostendeclaratie specificeert kosten die een werknemer of bestuurder persoonlijk heeft gemaakt namens de onderneming — zoals reiskosten of maaltijden bij een klant — zodat deze kunnen worden vergoed en correct worden verwerkt in de administratie. Het is een van de eenvoudigste maar meest gebruikte financiële documenten binnen elke Nederlandse onderneming.
Een duidelijke, gespecificeerde registratie is ook belangrijk voor de Belastingdienst, omdat bepaalde onkostencategorieën een specifieke fiscale behandeling en administratieplicht kennen.
Wat is een onkostendeclaratie?
Een onkostendeclaratie is een declaratieformulier waarop individuele kosten van een werknemer of bestuurder voor zakelijke doeleinden worden vermeld en opgeteld tot het te vergoeden bedrag. Het groepeert kosten doorgaans in categorieën zoals reiskosten en verblijfkosten en wordt ingediend met onderliggende bonnen.
Wat neem je op
- Reiskosten — kosten van zakelijke reizen zoals treinkaartjes, vliegtickets of kilometervergoeding.
- Verblijfskosten — hotelkosten of andere logeerkosten gemaakt tijdens zakelijke reizen.
- Maaltijden en consumpties — kosten van eten en drinken gemaakt tijdens het werken buiten de vaste werkplek.
- Lokaal vervoer — taxi-, bus- of parkeerkosten gemaakt tijdens zakelijke reizen.
- Kantoorbenodigdheden — kleine aankopen van kantoorartikelen of materiaal namens de onderneming.
- Overige kosten — resterende zakelijke kosten die niet onder de bovenstaande categorieën vallen.
- Totaal te vergoeden — de som van alle categorieën, het bedrag dat aan de indiener verschuldigd is.
Stap-voor-stap uitleg
- Registreer elke onkostenpost op het moment dat deze wordt gemaakt, met datum, categorie en bedrag.
- Voer reiskosten zoals kaartjes of kilometervergoeding in bij de categorie Reiskosten.
- Voer hotel- of logeerkosten in bij Verblijfskosten en eten en drinken bij Maaltijden en consumpties.
- Voeg kosten voor lokaal vervoer zoals taxi’s of parkeren toe, en eventuele kantoorbenodigdheden die persoonlijk zijn aangeschaft.
- Gebruik de categorie Overige kosten spaarzaam en licht toe waar deze betrekking op heeft, zodat het duidelijk is voor goedkeuring.
- Laat het sjabloon de declaratie automatisch optellen zodra alle categorieën zijn ingevuld.
- Voeg bonnen toe bij elke post, want zowel de Belastingdienst als interne controle verwachten bewijsstukken bij onkostendeclaraties.
- Dien de ingevulde declaratie in bij een leidinggevende of de financiële afdeling voor goedkeuring en vergoeding.
Nederlandse regels
De Belastingdienst staat toe dat ondernemingen echte zakelijke kosten onbelast vergoeden, mits deze daadwerkelijk zakelijk zijn gemaakt; veel gangbare categorieën — zoals reiskosten en verblijfkosten tijdens een zakenreis — komen hiervoor in aanmerking, al gelden voor sommige posten (zoals de kilometervergoeding) vaste normbedragen. Werkgevers moeten onderliggende bewijsstukken bewaren, en bepaalde vergoedingen kunnen onder de werkkostenregeling vallen als zij niet als gerichte vrijstelling kwalificeren.
Voor de onkostendeclaratie geldt geen deponeringsverplichting bij de Kamer van Koophandel, maar het bewaren ervan samen met de bonnen ondersteunt wel de juistheid van de post bedrijfslasten in de winst-en-verliesrekening.