Loonstrook maken

Wat moet er wettelijk op een loonstrook staan (art. 7:626 BW)?

Op grond van artikel 7:626 BW moet elke loonstrook een aantal gegevens duidelijk en begrijpelijk vermelden. Een werkgever hoeft niet elke periode een strook te verstrekken, maar wél bij de eerste loonbetaling en telkens wanneer het loon of de inhoudingen wijzigen.

• Het brutoloon in geld, met de samenstelling ervan (basisloon, provisie, toeslagen, overwerkgeld, bonussen).
• Alle inhoudingen en verrekeningen apart gespecificeerd, zoals loonheffingen, pensioenpremie en eventueel loonbeslag.
• Het toepasselijke wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon — sinds 2024 uitgedrukt als wettelijk minimumuurloon.
• De naam van de werknemer en de naam van de werkgever.
• De periode (loontijdvak) waarover het loon is betaald, bijvoorbeeld de maand of het vierwekentijdvak.
• De overeengekomen arbeidsduur — het aantal uren waarop het loon betrekking heeft.
• Of sprake is van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en of het een oproepovereenkomst betreft (verplicht sinds de WAB, 2020).
• De officiële uitleg vind je op rijksoverheid.nl – loonstrook en de wettekst zelf op wetten.overheid.nl (art. 7:626 BW).

Stap voor stap: een loonstrook lezen en zelf maken

1. Begin bij het brutoloon bovenaan: dit is je afgesproken loon vóór alle inhoudingen. Controleer of het klopt met je arbeidscontract en het aantal uren.
2. Tel de looncomponenten op: naast het basisloon kunnen er provisie, toeslagen, overwerk of een bonus bij komen. Samen vormen die het bruto belastbaar loon.
3. Trek de loonheffingen af — de loonbelasting en de premie volksverzekeringen die de werkgever namens de Belastingdienst inhoudt.
4. Trek daarna de overige inhoudingen af, zoals de pensioenpremie (het werknemersdeel) en eventuele andere verrekeningen.
5. Wat overblijft is je nettoloon: het bedrag dat daadwerkelijk op je rekening wordt gestort. Wil je dit vooraf narekenen, gebruik dan een berekening nettoloon.
6. Vul in de generator de werkgever- en werknemergegevens, het loontijdvak, de arbeidsduur, het minimumuurloon en het contracttype in; de loonheffingen worden automatisch berekend en je kunt de strook als PDF downloaden. Meer achtergrond staat op belastingdienst.nl.

Elke regel uitgelegd: van brutoloon naar nettoloon

Het <strong>brutoloon</strong> is je loon vóór inhoudingen. Het is de basis waarover de loonheffingen worden berekend. Op de strook zie je vaak zowel het brutoloon van het tijdvak als het belastbaar loon.

De <strong>loonheffing</strong> is een verzamelbegrip: het bestaat uit de <strong>loonbelasting</strong> en de <strong>premie volksverzekeringen</strong> (zoals AOW, Anw en Wlz). De werkgever houdt dit bedrag als voorheffing in en draagt het af aan de Belastingdienst; bij je aangifte inkomstenbelasting wordt het verrekend.

De <strong>premies werknemersverzekeringen</strong> (WW, WIA/WAO, ZW) worden door de werkgever betaald. Ook de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) komt voor rekening van de werkgever. Deze bedragen zie je meestal niet als inhouding op je eigen loonstrook, maar wel terug onder de werkgeverslasten.

De <strong>pensioenpremie</strong> wordt vaak gedeeld: een werknemersdeel wordt op je brutoloon ingehouden, een werkgeversdeel betaalt de werkgever bovenop je loon. Het werknemersdeel verlaagt doorgaans je belastbaar loon.

Het <strong>nettoloon</strong> is het uit te betalen bedrag: brutoloon minus loonheffingen en overige inhoudingen. Dit is het bedrag dat je op je bankrekening ontvangt.

Vakantiebijslag, arbeidskorting en loonheffingskorting

Naast het maandloon bouw je <strong>vakantiebijslag</strong> (vakantiegeld) op. Dit is wettelijk minimaal <strong>8%</strong> van je brutoloon en wordt meestal in mei of juni uitbetaald. Op veel loonstroken staat de opgebouwde reservering vakantiebijslag apart vermeld, zodat je ziet hoeveel je hebt opgebouwd.

• Loonheffingskorting: een korting op de in te houden loonheffing. Je mag deze maar bij één werkgever tegelijk laten toepassen. Wordt de korting toegepast, dan houd je netto meer over per maand; wordt zij niet toegepast, dan is de inhouding hoger.
• Arbeidskorting: een heffingskorting voor iedereen met arbeidsinkomen. De werkgever verwerkt deze via de loonheffingskorting, waardoor je nettoloon hoger uitvalt. De hoogte hangt af van je inkomen.
• Beide kortingen verlagen de te betalen belasting, niet je brutoloon. Wil je precies weten wat er netto overblijft na deze kortingen, reken het dan na met een berekening nettoloon.
• De actuele bedragen en tabellen publiceert de Belastingdienst op belastingdienst.nl.

Verplichte gegevens versus optionele vermeldingen

Sommige gegevens móéten op de loonstrook staan, andere zijn gebruikelijk maar niet wettelijk verplicht. Zo is het BSN (burgerservicenummer) op de strook niet wettelijk vereist, maar wel vaak aanwezig.

• Verplicht: naam werkgever en werknemer, brutoloon en de opbouw ervan, alle inhoudingen apart, het loontijdvak, de overeengekomen arbeidsduur, het toepasselijke minimum(uur)loon en de WAB-contractvorm.
• Gebruikelijk maar niet verplicht: het loonheffingennummer van de werkgever, het BSN van de werknemer, cumulatieve (jaar-tot-datum) totalen en het IBAN-rekeningnummer.
• De WAB verplicht sinds 2020 dat expliciet op de strook staat of het gaat om een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, bepaalde tijd of een oproepovereenkomst.
• Bewaarplicht: als werkgever bewaar je de loonadministratie in beginsel zeven jaar; loonbelastingverklaringen en gegevens over de loonheffingskorting minimaal vijf jaar na het einde van het dienstverband. Zie belastingdienst.nl voor de exacte bewaartermijnen.

Wat generieke generators vergeten voor Nederland

Veel internationale, Engelstalige payslip-tools produceren een strook die formeel niet voldoet aan de Nederlandse eisen. Let daarom specifiek op de volgende punten, die juist Nederlands zijn:

• De WAB-contractvorm (onbepaalde tijd, bepaalde tijd of oproepovereenkomst) moet zichtbaar op de strook staan — een eis die buitenlandse tools vrijwel altijd overslaan.
• Het wettelijk minimumuurloon zoals dat sinds 2024 geldt, moet worden vermeld; het uniforme uurloon verving de oude maand-, week- en dagbedragen.
• De vakantiebijslag van 8% hoort als component of reservering herkenbaar te zijn.
• De loonheffing hoort begrijpelijk gesplitst te kunnen worden in loonbelasting en premie volksverzekeringen, en of de loonheffingskorting wel of niet is toegepast.
• De juiste Nederlandse getalnotatie met een komma als decimaalteken en een punt als duizendtal-scheiding, bijvoorbeeld € 1.234,56.

Eerlijk gebruik van een loonstrook-generator

Een loonstrook-generator is bedoeld voor legitieme doeleinden: als kleine werkgever, DGA of administratiekantoor snel een nette, leesbare loonspecificatie opstellen, een voorbeeldstrook maken om de opbouw uit te leggen, of een concept controleren voordat het naar de salarisadministratie gaat.

Het vervalsen van een loonstrook — bijvoorbeeld om een hoger inkomen voor te wenden bij een hypotheek, huurwoning of lening — is fraude en strafbaar. Gebruik de gegenereerde strook alleen wanneer de bedragen kloppen met de werkelijk uitbetaalde en aangegeven lonen. Voor de officiële loonaangifte en afdracht blijft de Belastingdienst leidend; raadpleeg bij twijfel een salarisadministrateur of de bronnen op <a href="https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/loonstrook-en-minimumloon">rijksoverheid.nl</a>.