Factoringkosten berekenen

Bijna elke factoringcalculator online is van een factoringmaatschappij of een vergelijkingssite. Ze maken allemaal dezelfde korte rekensom: factuurbedrag maal een feepercentage. Precies de twee dingen die je liquiditeit in de praktijk in de war schoppen, ontbreken.

Het eerste is de timing. Factoring betaalt twee keer uit, niet één keer: eerst het voorschot, daarna de reservering minus de kosten, zodra je debiteur echt betaalt. Dat zijn twee losse ontvangsten, vaak zes tot tien weken van elkaar verwijderd. Wie ze als één bedrag in de prognose zet, rekent op geld dat er die dag niet is.

Het tweede is de regrestermijn. Bij factoring met regres geldt: betaalt je debiteur niet binnen de afgesproken termijn, dan valt die factuur uit de financieringsbasis. Er stuitert niets, er komt geen brief — het bedrag in het portaal van je factoringmaatschappij daalt gewoon. Het tabblad ‘Ruimte bijhouden’ rekent dat na op basis van je eigen debiteurenlijst.

In Nederland lopen drie constructies door elkaar heen die anders werken.

Bij echte factoring verkoop je de factuur en neemt de factoringmaatschappij het debiteurenbeheer over. Vaak is dat inclusief overname van het debiteurenrisico, waardoor de vordering van je balans kan gaan.

Bij bevoorschotting of factuurfinanciering leen je tegen je debiteurenportefeuille. Je houdt het debiteurenbeheer zelf, je klant merkt er meestal niets van, en het risico blijft bij jou. Dit is de vorm die het meest voorkomt bij groeiende mkb-bedrijven met een eigen creditmanagement.

Een kredietverzekering is geen financiering maar dekking: die vergoedt een deel van je schade bij insolventie van je afnemer, terwijl je zelf de facturen voorfinanciert. Sommige bedrijven combineren bevoorschotting met een aparte kredietverzekering — dat is vaak goedkoper dan factoring met risicodekking, maar je regelt twee contracten en twee bevoorschottingsgrenzen.

Zoek in je contract op ‘regres’, ‘risico-overname’ en ‘stille cessie’ om te weten waar je precies in zit.

Nederlandse contracten hebben doorgaans twee kostenblokken, waardoor vergelijken op één percentage misleidend is.

De factoringfee dekt de dienstverlening: beheer van de portefeuille, bewaking, aanmaningen en bij risico-overname ook de dekking. Die is meestal 0,3 % tot 3 % van het gefactureerde bedrag en geldt voor elke ingediende factuur, of je het voorschot opneemt of niet.

De rente rekent alleen over wat je werkelijk hebt opgenomen, gewoonlijk Euribor plus een opslag, dagelijks berekend. Hier voel je het betaalgedrag van je debiteuren direct: elke extra dag kost geld.

Daar komen posten bij die niet in het genoemde tarief zitten: afsluitprovisie, kosten per debiteurenlimiet, spoedbetalingen en toeslagen voor facturen die de regrestermijn overschrijden. Kies in de rekenhulp ‘Factoringfee + rente’ en vul de vaste kosten apart in — bij lage factuurbedragen wegen die zwaarder dan het rentepercentage zelf.

1,7 % naast een rekening-courantkrediet van 8,5 % per jaar lijkt goedkoop. De getallen zijn niet vergelijkbaar: die 1,7 % koopt ruim veertig dagen liquiditeit, de 8,5 % koopt een heel jaar.

Reken om naar jaarbasis: totale kosten gedeeld door het bedrag dat je echt hebt ontvangen, maal 365 gedeeld door het aantal dagen. Een factuur van 50.000 € met 90 % bevoorschotting, 0,7 % fee en 6,5 % rente over 45 dagen kost ongeveer 700 € — dat is 1,4 % van de factuur, maar zo'n 12 % per jaar. Dat is het getal dat naast je kredietrente hoort.

Dat pleit niet tegen factoring. De ruimte groeit mee met je omzet zonder heronderhandeling, je hoeft geen extra zekerheden te verstrekken, de beoordeling gaat vooral over je debiteuren in plaats van over jou, en bij risico-overname koop je dekking die een krediet niet biedt. Maar je moet weten wat je met wat vergelijkt, en de rekenhulp toont beide.

De regrestermijn is het venster waarin je debiteur moet betalen voordat de factuur niet meer wordt gefinancierd. Gebruikelijk is 60 tot 120 dagen, en Nederlandse contracten rekenen meestal vanaf de vervaldatum, niet vanaf de factuurdatum. Bij 30 dagen betaaltermijn en 90 dagen regres praat je dus over 120 dagen na factuurdatum: wie vanaf de factuurdatum rekent, zit er een maand naast.

Verloopt de termijn, dan valt de factuur uit de basis. Je beschikbare ruimte daalt met het factuurbedrag maal het bevoorschottingspercentage, en het voorschot wordt teruggeboekt, meestal verrekend met je volgende opname.

Goed om te weten: wettelijk mag een betaaltermijn tussen bedrijven maximaal 60 dagen zijn, en tegenover mkb-leveranciers en bij grote ondernemingen geldt een maximum van 30 dagen. Een afnemer die 90 dagen aanhoudt, is dus niet alleen een liquiditeitsprobleem maar zit ook buiten de wet — een bruikbaar argument als de factuur zijn regrestermijn nadert. Het termijnoverzicht zet je facturen op resterende dagen en toont welke financiering eraan hangt.

Het bedrag in het portaal is niet je debiteurenstand maal het bevoorschottingspercentage — vandaar het verschil met je verwachting. Het is een reeks aftrekposten, en de volgorde is bepalend.

Eerst de openstaande overgedragen facturen. Daarvan af de niet-financierbare: voorbij de regrestermijn, betwist en volgens contract ook groepsmaatschappijen, buitenlandse debiteuren of afnemers boven hun limiet. Wat overblijft is de financierbare basis.

Daarna de concentratielimiet per debiteur, doorgaans 20 % tot 30 %. Het meerdere valt eruit. Cruciaal: die limiet wordt berekend over de basis ná aftrek van de niet-financierbare posten. Eén te oude factuur bij debiteur A verkleint de basis en kan debiteur B boven de concentratielimiet duwen — één gebeurtenis, twee aftrekposten.

De uitkomst maal het bevoorschottingspercentage, afgetopt op je kredietlimiet, minus wat je al hebt opgenomen. Dat is wat je vandaag kunt opnemen. De rekenhulp laat elke aftrekpost met reden zien — precies wat je afrekening niet uitlegt.

Er is hier geen bankkoppeling en geen verbinding met je factoringmaatschappij. Bij stille cessie zou je bankafschrift ook niet helpen: je debiteuren betalen op een rekening waarover de factoringmaatschappij beschikt, en op jouw afschrift staan alleen gebundelde overboekingen die je niet aan losse facturen kunt koppelen.

De twee gegevensbronnen die de juiste vragen beantwoorden zijn je debiteurenlijst en één getal uit je afrekening. Dus: neem de voorwaarden eenmalig over uit het contract, importeer je openstaande facturen als CSV uit Exact, Twinfield, Moneybird of Xero (de kolommen kies je na het uploaden) en vul in wat je hebt opgenomen. Daarna markeer je betaalde facturen — een paar minuten per week.

Het hulpmiddel leert daarvan: zodra er een aantal facturen als betaald staan, berekent het per debiteur de werkelijke gemiddelde betaaltermijn en rekent daarmee verder. Een klant met 30 dagen die in de praktijk na 52 dagen betaalt, wordt ook op 52 dagen ingepland. Alle gegevens blijven in deze browser; met de back-up stap je over naar een ander apparaat.