Modulo di Nomina a Premio (Italia)
Aggiornato il 10 agosto 2026
A differenza della candidatura, nella nomina è un terzo a proporre la persona premiata, che normalmente non ha partecipato alla presentazione della propria candidatura. Questo pone una questione di protezione dei dati diversa da quella di un modulo di autocandidatura: i dati della persona nominata vengono raccolti da un'altra persona, non direttamente da lei.
L'articolo 14 del GDPR disciplina proprio questo caso — l'informativa da fornire quando i dati personali non sono stati ottenuti direttamente dall'interessato — e richiede di informare la persona nominata, al più tardi, entro un termine ragionevole dalla raccolta dei suoi dati. Questo modello incorpora esplicitamente questa informativa, invece di trattare la nomina come una semplice variante della candidatura.
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Modulo di Nomina a Premio
- Organizzazione:
- Categoria del premio:
- Data:
Dati di chi nomina
- Nome:
- Contatti:
Dati della persona nominata
- Nome:
- Contatti:
Motivo della nomina
Protezione dei dati
Conformemente al regolamento europeo sulla protezione dei dati relativo alla raccolta di dati da terzi, informerà la persona nominata di questa raccolta al più tardi quando raggiungerà la fase finale di selezione. Questi dati saranno utilizzati esclusivamente per valutare questa nomina e saranno conservati per .
Persona che nomina
Data:
Informare la persona nominata, non solo chi nomina
Il GDPR impone di informare la persona i cui dati sono stati raccolti da un terzo, indicando la finalità del trattamento e la loro origine, entro un termine ragionevole. Questo modello include un campo per registrare quando è stata effettuata questa comunicazione alla persona nominata, invece di presumere che sia sufficiente il consenso di chi l'ha proposta.
Separare i dati di chi nomina dai dati della persona nominata
Confondere i due insiemi di dati in un unico blocco di "informazioni di contatto" rende difficile sapere a chi appartiene ciascun dato e a chi debba essere indirizzata l'informativa privacy corrispondente. Questo modello mantiene entrambi i blocchi di dati chiaramente distinti.
Decidere come trattare le nomine multiple
Quando più persone nominano lo stesso candidato, conviene decidere in anticipo se queste nomine vengono unite in un unico fascicolo o valutate separatamente. Questa decisione influisce su come vengono contate e valutate le nomine, e conviene prenderla prima di ricevere le prime proposte, non durante la valutazione.
Fissare una durata di conservazione per le nomine non selezionate
Il modello generico abituale non specifica cosa accada ai dati delle persone nominate che non risultano premiate. Fissare una durata di conservazione concreta, invece di conservarli indefinitamente, riflette meglio il principio di limitazione della conservazione del GDPR.
Non richiedere il consenso della persona nominata per presentare la nomina
A differenza di un'autocandidatura, la nomina non richiede il consenso preventivo della persona proposta per essere presentata — è esattamente il caso di dati raccolti da terzi disciplinato dal GDPR. Ciò che è obbligatorio è informare la persona nominata una volta raccolti i suoi dati, non ottenere la sua autorizzazione preventiva a essere nominata.
Prevedere cosa succede se la persona nominata rifiuta la nomina
Una volta informata della nomina, la persona nominata potrebbe preferire non partecipare al processo. Il modulo dovrebbe prevedere questa eventualità — indicando a chi comunicare tale decisione e cosa accade ai dati già raccolti — invece di presumere che ogni nomina arrivi automaticamente fino alla fine del processo.
Chiarire il ruolo dell'organizzazione promotrice come titolare del trattamento
L'organizzazione che raccoglie le nomine è titolare del trattamento dei dati sia di chi nomina sia della persona nominata, anche se quest'ultima non ha alcun rapporto diretto con l'organizzazione. Questo modello lo rende esplicito, invece di lasciare intendere che solo chi presenta la nomina abbia un rapporto rilevante ai fini della protezione dei dati.
Sezione per sezione
- Dati di chi nomina
- Identifica la persona che presenta la nomina.
- Dati della persona nominata
- Identifica la persona proposta, separata dai dati di chi nomina.
- Motivo della nomina
- Raccoglie il motivo per cui questa persona viene proposta per il premio.
- Informativa alla persona nominata
- Registra quando è stata informata la persona nominata.
- Conservazione dei dati
- Fissa per quanto tempo saranno conservati i dati delle nomine non selezionate.
Come completare il modulo
- Identificare chi nomina. Aggiungere nome e contatti della persona che presenta la nomina.
- Identificare la persona nominata. Aggiungere nome e contatti della persona proposta.
- Descrivere il motivo. Spiegare perché questa persona viene proposta per il premio.
- Registrare l'informativa privacy. Annotare quando è stata informata la persona nominata sulla raccolta dei suoi dati.
Domande frequenti
Bisogna informare la persona nominata anche se non ha presentato la propria candidatura?
Sì. Il GDPR richiede di informare la persona i cui dati sono stati raccolti da un terzo, indicando la finalità del trattamento, entro un termine ragionevole.
Cosa succede se più persone nominano lo stesso candidato?
Conviene decidere in anticipo se queste nomine vengono unite in un unico fascicolo o valutate separatamente, prima di ricevere le prime proposte.
Per quanto tempo bisogna conservare i dati di una nomina non selezionata?
Non esiste un termine legale fisso per questo caso specifico; l'importante è fissare una durata di conservazione esplicita invece di conservare i dati indefinitamente, in linea con il principio di limitazione della conservazione del GDPR.
Serve il consenso della persona prima di nominarla?
Non per presentare la nomina in sé — è esattamente il caso di dati raccolti da terzi disciplinato dal GDPR. È obbligatorio informarla una volta raccolti i suoi dati, non ottenere la sua autorizzazione preventiva a essere nominata.
Cosa succede se la persona nominata non vuole partecipare?
Il processo dovrebbe prevedere questa eventualità, indicando a chi comunicare tale decisione e cosa accade ai dati già raccolti, invece di presumere che ogni nomina arrivi automaticamente fino alla fine.
Chi è titolare del trattamento dei dati della persona nominata?
L'organizzazione che raccoglie le nomine, anche se la persona nominata non ha alcun rapporto diretto con essa — non chi presenta la nomina.
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Avvertenza
Questo modello e questa guida sono forniti esclusivamente a scopo informativo generale. Non costituiscono consulenza legale e non sono stati validati da un avvocato. Verificare gli obblighi sulla protezione dei dati applicabili prima di utilizzare questo documento.
